1. Bút toán trùng và các nghiệp vụ có thể phát sinh

Nguyên tắc khi ghi sổ kép là một trong những nguyên tắc cơ bản và quan trọng của kế toán. Theo nguyên tắc này, cứ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sẽ liên quan ít nhất đến 2 đối tượng kế toán do đó cứ một chứng từ chúng ta sẽ ghi vào ít nhất cho 2 đối tượng.

Tuy nhiên có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh cả 2 đối tượng đều có chứng từ, vì vậy nếu không sàng lọc, kế toán sẽ nhập dữ liệu trùng lắp vào CSDL. Như vậy sẽ dẫn đến việc tổng hợp số phát sinh cho những tài khoản liên quan đến các đối tượng đó sai.

Do đó, các nghiệp vụ kế toán trước khi nhập vào bảng kê chứng từ phát sinh phải được khử trùng

Ví dụ: Nghiệp vụ mua hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt

            Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản :

                        Nợ TK 1561:                         x

                                    Có TK 1111:              x

            Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu chi định khoản :

                        Nợ TK 1561:                         x

                                    Có TK 1111:              x

Như vậy khi tổng hợp số tiền trong sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt sẽ bị phát sinh gấp đôi, số phát sinh trong sổ chi tiết hàng hóa cũng sẽ bị gấp đôi tương tự và các sổ kế toán có liên quan cũng tương tự.

Các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng :

+ Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ

+ Mua hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu công cụ trả tiền ngay

+ Bán hàng, thành phẩm, vật liệu thu tiền ngay

2. Phương pháp xữ lý bút toán trùng

a. Phương pháp xữ lý qua tài khoản trung gian

            Xữ lý qua tài khoản trung gian có nghĩa là các bút toán trùng phát sinh, ta hạch toán qua một tài khoản chung. Ví dụ của bút toán trùng trên, ta hạch toánqua tài khoản trung gian  là TK 331

            Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản :

                        Nợ TK 1561:                         x

                                    Có TK 331:                x

            Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu chi định khoản :

                        Nợ TK 331:                            x

                                                Có TK 1111:              x

            Ưu điểm :      + Số phát sinh của các sổ kế toán liên quan là đúng

                                    + Số chứng từ của từng phần hành riêng biệt, đảm bảo tính liên tục và không nhầm lẫn

            Nhược điểm :Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tăng thêm một khoản tiền của tài khoản trung gian.

            Đề xuất các tài khoản trung gian :

            + Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt (TK 1131)

            + Mua hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ trả tiền ngay  (TK 331)

            + Bán hàng hóa, thành phẩm, vật liệu, dụng cụ thu tiền ngay (TK 331)

b. Phương pháp ưu tiên nhập chứng từ :

            Xữ lý ưu tiên nhập chứng từ có nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh ta ưu tiên hạch toán qua một định khoản của 1 trong 2 phần hành khác nhau.

            Ví dụ với bút toán trùng trên, chúng ta nên ưu tiên hạch toán qua kế toán hàng hóa bởi vì kế toán hàng hóa theo dõi được số lượng hàng nhập.

            Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản (cả số lượng và giá trị)

                                    Nợ TK 1561:                         x

                                                Có TK 1111:              x

            Ưu điểm :      + Số phát sinh của các sổ kế toán có liên quan là đúng

                                    + Làm đơn giản, không bbắt buộc cả hai phần hành kế toán định khoản

                                    + Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh là đúng

            Nhược điểm: + Báo cáo chi tiết tài khoản phụ thuộc vào người định khoản

                                    + Số chứng từ bị nhầm lẫn, không đảm bảo tính liên tục

            Do đó các nghiệp vụ kế toán trước khi nhập vào bảng kê các CTPS phải được khử trùng theo 1 trong 2 phương pháp nêu trên. Tuy nhiên, ta nên khử trùng theo phương pháp xữ lý qua tài khoản trung gian