1.1. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:
 
a) Đảm bảo trung thực, chính xác.
b) Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm.
c) Báo cáo phải kịp thời.
 
1.2. Các loại báo cáo:
 
a) Báo cáo tuần, tháng, quý.
Báo cáo 6 tháng, 1 năm hoặc 1 năm học, nhiệm kỳ.
b) Báo cáo bất thường, đột xuất.
c) Báo cáo chuyên đề.
d) Báo cáo hội nghị.

 
1.3. Phương pháp viết một bản báo cáo:
 
a) Công tác chuẩn bị:
 
- Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo.
 
- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết.
 
- Phần nội dung thường có 3 phần sau:
 
+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
 
+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
 
+ Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.
 
- Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo.
 
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.
 
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.
 
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
 
b) Xây đựng đề cương chi tiết:
 
- Mở đầu:
 
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
 
- Nội dung chính:
 
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
 
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.
 
+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan.
 
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
 
- Kết luận báo cáo:
 
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
 
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.
 
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện.
 
+ Những kiến nghị với cấp trên.
 
+ Nhận định những triển vọng.
 
c) Viết dự thảo báo cáo:
 
- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn.
 
- Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ.
 
- Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo...
 
d) Đối với báo cáo quan trọng:
 
Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.
 
e) Trình lãnh đạo duyệt:
 
Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

Nguồn:tochucsukien.timviecnhanh.com