1. Quản lý thời gian bằng cách coi thời gian là vốn sống quan trọng nhất
Có một giai thoại kinh điển: "Bill Gates sẽ không nhặt tờ 100 USD rơi trên đường, bởi trong thời gian cúi xuống vị tỷ phú này còn làm ra nhiều tiền hơn thế."
Theo lời khuyên của Shark Bình, người trẻ cần có ý thức tiết kiệm thời gian hơn cả tiết kiệm tiền. Một số cách các bạn có thể tiết kiệm thời gian như:
Giảm thời gian đi lại: nếu chỗ ở của bạn đang ở xa công ty, hàng ngày bạn mất khoảng 2 - 3 giờ đồng hồ để đi lại (do tắc đường) thì bạn nên cân nhắc dọn đến nơi ở mới để rút ngắn thời gian đi lại. Hoặc có một tips bạn có thể vận dụng trong các buổi gặp với bạn bè hãy hẹn gặp những người bạn tại những địa điểm gần văn phòng, gần nhà bạn hoặc những nơi bạn tiện đi qua để bạn chỉ tốn một công đi và không mất quá nhiều thời gian mà vẫn có những buổi hẹn với họ.
Hạn chế những trò giải trí vô bổ: đừng quá sa đà vào các mạng xã hội như Facebook, Tiktok, Instagram,... Để không bị rơi vào tình trạng “nấu cháo trên MXH” bạn nên đặt ra các khoảng thời gian dành riêng cho các MXH và nên follow những kênh có thể học hỏi các kiến thức, kỹ năng, update các tin tức kinh tế - xã hội mới trong ngày.
Nghĩ ra các phương pháp làm việc, học tập thông minh hơn: ví dụ các bạn có thể vừa lên các trang MXH để giải trí vừa update những thông tin trong ngày, học hỏi thêm những tips làm việc hiệu quả, các công cụ mà người khác thường sử dụng để hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng, khi xem phim/ các video trên youtube hoặc nghe sharing trên podcast thay vì xem/ nghe ở tốc độ bình thường bạn có thể điều chỉnh tốc độ nhanh hơn 1 chút ở mức 1,25x, 1,5x, 1,75x, 2x để tiết kiệm thời gian (lúc đầu bạn sẽ thấy hơi nhanh 1 chút nhưng khi quen rồi cách này sẽ giúp bạn tập trung hơn).
Áp dụng phương pháp ngủ khoa học hơn: bạn có thể tìm hiểu và áp dụng theo phương pháp ngủ theo chu kỳ 90 phút. Khi áp dụng phương pháp này bạn chỉ cần đảm bảo ít nhất 3 chu kỳ và thức dậy đúng vào khoảng thời gian hết chu kỳ cuối thì sẽ luôn tràn đầy năng lượng cho dù đêm hôm trước bạn thức rất khuya.
2. Quản lý thời gian trên nguyên tắc lập kế hoạch
Bước đầu tiên để tiết kiệm thời gian triệt để là bạn nên lập một kế hoạch chi tiết theo năm (tuỳ vào mục tiêu bạn hướng đến) theo đó là theo tháng, theo tuần và cuối cùng là theo ngày. Việc làm này sẽ giúp bạn hình dung rất rõ ràng những công việc bạn cần làm là gì, bạn có thời gian bao nhiêu lâu để thực hiện điều đó và đánh giá tiến độ của kế hoạch.
Để lập một kế hoạch hoàn chỉnh bạn hãy note ra những kế hoạch theo năm sau đó chia nhỏ thành các tháng, tuần và ngày. Hãy sử dụng một số phần mềm quản lý thời gian và lập kế hoạch như: Google Calendar, Trello, Notion,...
Với kế hoạch trong một ngày các bạn nên ghi detail đến cả giờ nghỉ trưa, giờ đi ngủ và thời gian cho các hoạt động giải trí.
3. Làm việc tập trung
Để hiệu suất công việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất bạn nên hoàn toàn tập trung vào một công việc mình đang giải quyết. Để thực hiện được điều này trước hết hãy tắt hết các thiết bị di động (tắt chuông, tắt thông báo tin nhắn: Messenger, Instagram, Shopee, …). Bạn có thể gia tăng sự tập trung và “ngó lơ” các thiết bị di động bằng các ứng dụng AppBlock – Stay Focused, BreakFree Cell Phone Addiction, Forest: Stay focused, Headspace 2.0, Focus Booster, Noisli, 7.Brain.FM,...Vì phần lớn chúng ta đang WFH nên hãy đặt ra các mốc thời gian nhất định để kiểm tra tin nhắn của đồng nghiệp (có thể là 1 tiếng/ lần) và trao đổi với đồng nghiệp là nếu có việc gấp thì hãy call để công việc chung không bị ảnh hưởng và giải quyết kịp thời nhé.
4. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian, công việc
Để tránh tình trạng bị miss những nhiệm vụ cần giải quyết, một vài gợi ý một số ứng dụng bạn có thể dùng như: Alarm (đặt báo thức, nhắc nhở cho các công việc), Calendar (đặt lịch hẹn), Notes (giám sát các việc cần làm), …
5. Quản lý căng thẳng
Sức khoẻ tinh thần rất quan trọng, bạn không nên chỉ dành thời gian cho công việc mà hãy luôn quan tâm đến sức khoẻ tinh thần. Một sức khoẻ tinh thần tốt sẽ giúp bạn gia tăng hiệu quả làm việc và có một cuộc sống vui vẻ. Để nâng cao sức khoẻ tinh thần và quản lý căng thẳng bạn có thể áp dụng một số phương pháp sau: dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để làm công việc yêu thích: chơi game, lướt Facebook, Tiktok, nấu ăn,... ; tạo thói quen tập thể dục mỗi ngày; ngồi thiền,...
Trên đây là toàn bộ 5 nguyên tắc và phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể áp dụng. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn đang gặp khó khăn về quản lý thời gian và giúp các bạn gia tăng được hiệu quả công việc hằng ngày. Còn chờ gì mà không bắt tay vào làm ngay một bảng kế hoạch quản lý thời gian để nâng cao hiệu suất làm việc một ngày một cách hiệu quả.