Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể kiếm thêm một giờ trong một ngày - điều đó thật tuyệt phải không?

Rất tiếc, chúng tôi vẫn chưa tìm ra phương pháp ngưng đọng thời gian, tuy nhiên, có một kỹ thuật được sử dụng rộng rãi cho phép bạn phát huy hết khả năng của việc quản lý thời gian.

Đó là kỹ thuật Pomodoro. Kỹ thuật phổ biến này giúp bạn loại bỏ sự phân tâm, tập trung tốt hơn khi thực hiện công việc, và dễ dàng hoàn thành công việc trong thời gian ngắn, đồng thời có thời gian nghỉ giải lao thường xuyên để giải phóng não bộ, cải thiện năng suất tổng thể. Hơn hết, thực hiện kỹ thuật này khá dễ dàng.

I. Kỹ thuật Pomodoro là gì?

Có lẽ bạn đã nghe nói về kỹ thuật Pomodoro -được phát minh bởi một doanh nhân người Ý, 25 phút… À..ờ.., một cái gì đó về cà chua, phải không nhỉ? Kỹ thuật Pomodoro được biết đến rộng rãi là cách chia bất kỳ nhiệm vụ nào thành các khối gồm 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ biết điều đó và bạn nghĩ rằng bạn không thể làm được nhiều việc chỉ trong 25 phút, bạn cũng có thể kết luận rằng phương pháp này đơn giản không dành cho bạn. Nhưng kết luận này không đúng đâu.

Hóa ra, Francesco Cirillo đã phát triển phương pháp học và đưa ra thời lượng trung bình và tối ưu: 25 phút tập trung. Kỹ thuật Pomodoro chỉ đơn giản là một hệ thống theo chu kỳ, nơi bạn làm việc trong những lần chạy nước rút ngắn (tương đối), giúp đảm bảo bạn luôn làm việc hiệu quả. Bạn phải lưu ý rằng độ dài của nước rút phụ thuộc vào cá nhân và loại nhiệm vụ.

Một số người thích các buổi học kéo dài 15 phút, đặc biệt nếu họ gặp khó khăn trong học tập hoặc các vấn đề về tập trung. Ngoài ra, một số người thích các phiên kéo dài 50 phút với 10 phút giải lao. Và mặc dù phát minh của ông không có gì là phi thường, nhưng rất thành công ở sự đơn giản và điều mà ít người phát hiện ra - tính linh hoạt.

II. Làm thế nào để sử dụng Kỹ thuật Pomodoro?

Kỹ thuật Pomodoro khá đơn giản. Khi phải đối mặt với bất kỳ nhiệm vụ lớn hoặc chuỗi nhiệm vụ nào, hãy chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian ngắn, các khoảng thời gian ngắn này (gọi là “Pomodoros”) cách nhau bằng các khoảng nghỉ ngắn. Sau đó, cứ sau 4 lần Pomodoros (hoặc lâu hơn), hãy nghỉ ngơi lâu hơn từ 15-30 phút, bất cứ điều gì cần thiết để khiến bạn cảm thấy nạp năng lượng và sẵn sàng bắt đầu một phiên làm việc khác.

III. Quy trình làm việc điển hình thông qua kỹ thuật Pomodoro trông giống như sau:

1.      Chọn một nhiệm vụ bạn muốn thực hiện.

2.      Đặt hẹn giờ thành 25 phút, thời lượng pomodoro tiêu chuẩn.

3.      Thực hiện công việc cho đến khi đồng hồ đổ chuông, sau đó đánh dấu công việc của bạn trong danh sách việc cần làm.

4.      Hãy nghỉ ngơi trong 5 phút để làm việc gì đó không liên quan đến công việc như vươn vai, vẽ nguệch ngoạc hoặc thực hiện cuộc gọi.

5.      Sau mỗi 4 pomodoros, hãy nghỉ dài hơn 20-30 phút. Điều này sẽ giúp bạn đầu óc tỉnh táo, hồi tưởng lại những suy nghĩ và nghỉ ngơi trước khi làm công việc theo kiểu Pomodoro tiếp theo.

Điều này huấn luyện não của bạn tập trung trong thời gian ngắn và giúp bạn luôn cập nhật thời hạn. Trong tương lai, nó thậm chí có thể giúp cải thiện khả năng chú ý và sự tập trung của bạn.

IV. Tôi cần bắt đầu những gì?

May mắn thay, bạn không cần quá nhiều chuẩn bị để bắt đầu thực hiện nhiệm vụ của mình theo cách Pomodoro. Có thể bạn sẽ cần:

1. Một bộ đếm thời gian.

Mặc dù bộ hẹn giờ thông thường có thể gặp quá nhiều khó khăn khi được thiết lập theo cách thủ công trong các khoảng thời gian cách nhau 25 và 5 phút, nhưng có rất nhiều bộ hẹn giờ Pomodoro hiện có sẽ giúp bạn quản lý thời gian của mình.

2. Một trợ thủ chặn trang web (hoặc tinh thần kỷ luật mạnh).

Nếu bạn phải vật lộn với chứng nghiện mạng xã hội, thì một phần mềm chặn trang web là điều bắt buộc. Lựa chọn hàng đầu của chúng tôi - StayFocusd cho phép bạn đặt giới hạn về lượng thời gian bạn dành cho các trang web nhất định, vì vậy bạn chỉ có thể duyệt qua mạng xã hội, chẳng hạn như 15 phút mỗi ngày. Bạn đã dành tất cả thời gian nghỉ dài hơn trên Facebook? Không còn Facebook cho bạn sau đó. Hoặc bạn có thể đơn giản (chỉ là một gợi ý)… không truy cập mạng xã hội khi đang làm việc gì đó?

3. Một lời nhắc nhở về thể chất.

Nhóm của chúng tôi tại Luxafor đã dùng thử Pomodoro trong một thời gian khá dài và đây là những gì chúng tôi phát hiện ra: sau một thời gian, bộ đếm ngược đó trong trình duyệt của bạn có thể trở thành một loạt các con số chuyển động vô nghĩa. Bạn có thể trở nên miễn nhiễm với tầm quan trọng của Pomodoro.

Đó là lý do tại sao chúng tôi nhận ra rằng không có gì hoàn toàn phù hợp như một lời nhắc nhở vật lý bên ngoài về kỹ thuật Pomodoro. Bạn có thể thực hiện với một lời nhắc đơn giản bằng việc nhập chúng vào một phần mềm hiệu suất hoặc có thể đưa nó xuống danh sách việc cần làm để hoàn thành, ví dụ: sáu Pomodoros. Hoặc bạn có thể đầu tư vào một bộ đếm thời gian Pomodoro thực tế mà bạn có thể thiết lập và cấu hình theo cách bạn muốn thông qua phần mềm.

Thiết bị nhẹ này thực sự rất hữu ích, khi bạn muốn có một lời nhắc vật lý nhắc nhở bạn tập trung vào nhiệm vụ đang làm. Bạn có thể thiết lập khoảng thời gian tùy chỉnh và kiểu ánh sáng tùy chỉnh cho các thông báo - mà không có bất kỳ âm thanh tích tắc và đổ chuông khó chịu nào.

IV. Nếu tôi bị phân tâm thì sao?

Được rồi, giả sử bạn đã chặn các trang web của mình và hẹn giờ tắt. Nhưng có khả năng một đồng nghiệp sẽ đi ngang qua với một câu hỏi hoặc thỉnh thoảng bạn sẽ phải nhận cuộc gọi khẩn cấp đó. Sau đó…?

Cần lưu ý rằng Pomodoro là một đơn vị công việc không thể tách rời, có nghĩa là nếu bạn bị phân tâm vào giữa phiên, bạn sẽ phải kết thúc Pomodoro ở đó (bắt đầu một cái mới sau đó) hoặc bạn sẽ phải hoãn lại mất tập trung cho đến khi phiên Pomodoro kết thúc.

Đúng như vậy, một phần của Pomodoro không được tính. Và có khoa học đằng sau điều đó, theo một nghiên cứu, mất khoảng 23 phút để tái tập trung sau khi bị gián đoạn - gần như toàn bộ Pomodoro! Vì vậy, nếu bạn để sự phân tâm làm mất tập trung của bạn khỏi nhiệm vụ hiện tại, đó là một buổi làm việc không hiệu quả. Khắc nghiệt quá phải không? Có lẽ. Nhưng điều đó thực sự thúc đẩy bạn hoàn thành công việc.

Sự gián đoạn chỉ không thể kiểm soát được bằng cách diễn giải, nhưng chúng ta có thể kiểm soát và giải quyết chúng theo những cách khuyến khích tốt nhất chúng ta duy trì năng suất. Rốt cuộc, việc “khẩn cấp” đó có thể đợi khoảng 25 phút hoặc ít hơn không? Email, câu hỏi và cuộc gọi điện thoại gần như chắc chắn có thể bị hoãn lại cho đến khi nghỉ giải lao hoặc một phiên có thể giải quyết cụ thể chúng.

Về cơ bản, những gì kỹ thuật Pomodoro dạy cho bạn là quản lý sự phân tâm theo cách tăng năng suất và cho phép kiểm soát thời gian của bạn. Để đối phó với những phiền nhiễu không mong muốn trước và quản lý hiệu quả các ưu tiên của bạn, F. Cirillo đề xuất chiến lược “thông báo, thương lượng và gọi lại”:

1.      Thông báo cho bên kia (gây mất tập trung) rằng bạn đang làm việc gì đó ngay bây giờ.

2.      Đàm phán về thời gian mà bạn có thể liên hệ lại với họ về vấn đề gây mất tập trung một cách kịp thời.

3.      Lên lịch cho cuộc gọi ngay lập tức.

4.      Gọi lại cho bên kia khi Pomodoro của bạn hoàn tất và bạn đã sẵn sàng giải quyết vấn đề của họ

V. Có phải kỹ thuật Pomodoro dành cho tôi không?

Kỹ thuật này rất tốt cho nhân viên văn phòng vì họ có thể sử dụng định dạng có cấu trúc để làm việc thông qua danh sách việc cần làm của họ. Nó cũng có thể giúp kiểm soát sự phân tâm trong ngày làm việc. Kỹ thuật này dễ thực hiện vào ngày làm việc điển hình. Chris Winfield tuyên bố rằng thậm chí có thể xếp một tuần làm việc 40 giờ thành 16,7 giờ.

Nó được sử dụng rộng rãi bởi sinh viên để duy trì sự tập trung trong khi học. Vì sinh viên được biết đến với thói quen trì hoãn, kỹ thuật này có thể rèn luyện tính kỷ luật và giúp duy trì thành tích học tập. Kỹ thuật Pomodoro giúp bạn chọn điểm tập trung cho mỗi phiên bằng cách đặt mục tiêu và chỉ làm việc dựa trên đó. Trọng tâm này giúp thúc đẩy các nhiệm vụ đến khi hoàn thành.

Kỹ thuật Pomodoro cũng rất phổ biến với các freelancers vì nó giúp đảm bảo họ cung cấp sản phẩm chất lượng đúng thời gian dưới hình thức thu nhập. Nó khuyến khích bạn thực sự tạm dừng những gì bạn đang làm và di chuyển xung quanh. Điều này giúp bạn luôn sảng khoái suốt cả ngày, khuyến khích sự sáng tạo và tư duy nhanh nhạy. Thông thường người phải sử dụng kỹ năng viết lách sử dụng kỹ thuật này để theo dõi sự tiến bộ của họ và để duy trì sự tập trung.

Kỹ thuật Pomodoro sẽ rất phù hợp cho những người hay mơ mộng và những người dễ bị phân tâm. Nó cũng có thể mang lại lợi ích cho những người có nhiều việc nhỏ phải làm hoặc ngược lại, những người phải làm một công việc dài vì nó cho phép tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm và chia một dự án lớn thành các phần công việc có thể quản lý được. Hệ thống này có khả năng thích ứng đáng kể với các loại công việc khác nhau.

VI. Làm chủ kỹ thuật Pomodoro cho các nhiệm vụ cụ thể

Kỹ thuật Pomodoro rất linh hoạt và có thể thích ứng với các nhu cầu cụ thể trong công việc, tính cách và nghề nghiệp của bạn. Cần nhớ rằng thời lượng của các phiên và thời gian nghỉ không được quy định cụ thể. Trong khi dùng thử Pomodoro, có thể bạn sẽ nhận thấy rằng bạn muốn sử dụng các phiên có độ dài khác nhau cho các hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng Pomodoro chỉ là một kỹ thuật về cách bạn tập trung cho một nhiệm vụ trước mắt, không phải cách bạn tổ chức hoặc ưu tiên công việc của mình.

Có hai cách để bạn có thể quyết định việc quản lý công việc của mình:

1.      Thực hiện một nhiệm vụ lớn với một số Pomodoros.

2.      Nhóm lại các nhiệm vụ nhỏ hơn có tính chất tương tự trong một phiên.

Các nhiệm vụ nhỏ hơn dễ hiểu và dễ ước tính hơn. Tuy nhiên, đối với các nhiệm vụ lớn hơn, bạn nên thử chia nhỏ chúng thành các thành phần nhỏ hơn, sau đó áp dụng Pomodoro. Bất kỳ nhiệm vụ nào cần hơn 5 hoặc 6 pomodoros để hoàn thành nên được chia nhỏ thành các phần.

Ví dụ, trả lời email có thể ít chuyên sâu hơn và tùy thuộc vào khối lượng, bạn có thể tính đó là một phiên Pomodoro kéo dài 10 phút hoặc 15 phút. Hoặc bạn có thể nhóm nó với công việc hành chính và giao tiếp khác trong khoảng thời gian 25 phút. Một nhiệm vụ lớn như tạo báo cáo phân tích nên được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn như lấy dữ liệu, giải thích dữ liệu và tổng hợp chúng trong một báo cáo. Và mỗi loại sẽ yêu cầu Pomodoros của riêng chúng.

Bạn thậm chí có thể thay đổi thời lượng của một phiên để phù hợp với thời gian bạn có sẵn. Trong một số trường hợp, mọi người sẽ đánh giá rằng họ chỉ có 20 phút trước khi họ cần phải làm việc khác. Nhưng đó không phải là một trở ngại, vì thay vào đó, bạn chỉ có thể thực hiện một phiên kéo dài 15 phút!

Ngoài ra, bạn phải thực sự điều chỉnh bản thân và xem xét thời gian nào trong ngày là hiệu quả nhất cho một số công việc nhất định. Bạn có nhiều năng lượng hơn vào buổi sáng hay buổi chiều? Sử dụng điều đó để giúp bạn xác định thời lượng phiên phù hợp với bạn và nhiệm vụ. Đừng quên rằng nó có thể thay đổi đối với các nhiệm vụ khác nhau hoặc do các yếu tố khác.

VII. Các phiên cho các nhiệm vụ khác nhau nên kéo dài bao lâu?

Mặc dù bạn có thể tuân theo khoảng thời gian cổ điển là 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ giải lao chỉ vì nó dễ dàng hơn, nhưng bạn có thể xem xét lại thời gian này cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

Làm thế nào để hiểu bạn cần bao nhiêu phút cho mỗi nhiệm vụ? Thử nghiệm với Pomodoro. Dành một ngày, nơi bạn thực hiện tất cả các nhiệm vụ của mình thông qua Pomodoro. Đề xuất của chúng tôi là:

1.      Nhóm các nhiệm vụ hoặc chia nhỏ chúng thành những nhiệm vụ nhỏ hơn.

2.      Lúc đầu, hãy thử quy trình làm việc của kỹ thuật Pomodoro cổ điển trong suốt cả ngày.

3.      Xem các phiên có phù hợp với các nhiệm vụ khác nhau.

Hãy lưu ý những điều này: Bạn có hoàn thành công việc trước khi bộ đếm thời gian kết thúc không? Hay bạn cảm thấy cần thêm vài phút vào trạng thái tập trung? Đây là một số câu hỏi nghiêm túc cần xem xét nếu bạn muốn điều chỉnh kỹ thuật Pomodoro để phù hợp với bất kỳ loại công việc nào bạn làm.

VIII. Để giúp bạn dễ dàng hơn, chúng tôi đã tổng hợp một số khoảng thời gian Pomodoro được đề xuất cho các hoạt động khác nhau:

- Email, cuộc gọi, liên lạc

Pomodoro 10-15 phút, nghỉ 3 phút, tùy thuộc vào khối lượng.

- Nghiên cứu, phân tích

25 phút Pomodoro, nghỉ 5 phút

- Viết và các nhiệm vụ sáng tạo tập trung khác

Pomodoro 25-30 phút, nghỉ 5 phút, tùy thuộc vào trạng thái luồng cá nhân của bạn.

- Công việc sáng tạo như thiết kế, chỉnh sửa

Pomodoro 45-50 phút, nghỉ 10-15 phút, tùy thuộc vào trạng thái cá nhân của bạn.

- Họp, động não

Pomodoro 25-30 phút, nghỉ 5 phút (lặp lại cho đến khi bạn đạt được mục tiêu của cuộc họp)

 Những khoảng thời gian được đề xuất này cho Pomodoro sẽ chỉ cung cấp cho bạn ý tưởng về lượng thời gian bạn có thể dành cho những công việc như vậy và có thể khoảng thời gian tập trung tối ưu của cá nhân bạn sẽ khác nhau. Một số người thích làm việc 50 phút / giải lao 10 phút, những người khác cho rằng 35/7 là hoàn hảo và một nghiên cứu đề xuất tỷ lệ 52 phút hoạt động, 17 phút nghỉ. Tuy nhiên, theo một số nghiên cứu, một buổi làm việc không được quá 52-60 phút, vì sau đó chúng ta mất tập trung là điều đương nhiên.

Vài lời cuối cùng

Tóm lại, chìa khóa để thành thạo kỹ thuật Pomodoro là hiểu được sự dao động trong trạng thái dòng chảy của chính bạn và điều chỉnh các khoảng thời gian Pomodoro cho phù hợp. Tuy nhiên, khi bạn muốn bắt đầu sử dụng Pomodoro, nó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn chỉ cần tuân theo hệ thống 25/5 cổ điển và xem cách thức hoạt động.

Ngoài ra, điều quan trọng cần lưu ý là Pomodoro là một kỹ thuật hỗ trợ năng suất của bạn, không phải là một bộ quy tắc cứng nhắc. Nếu bạn thực sự thích dòng chảy đó và đồng hồ hẹn giờ hoạt động, bạn có thể hoàn thành công việc của mình rồi nghỉ giải lao. Cuối cùng, mục tiêu của việc thực hiện các nhiệm vụ theo cách Pomodoro là giúp bạn tham gia vào khu vực một cách hiệu quả, đồng thời nghỉ ngơi để nạp năng lượng.

Bạn càng sử dụng nó theo thói quen thì càng tốt cho năng suất của bạn nhưng không có nghĩa là kỹ thuật này cần được sử dụng mọi lúc để có hiệu quả. Nếu bạn không thể áp dụng kỹ thuật này cho tất cả công việc cả một ngày, thì không có lý do gì để từ bỏ hoàn toàn nó. Chỉ cần nhìn vào danh sách việc cần làm của bạn và xác định nhiệm vụ và thời gian thuận tiện nhất trong ngày khi bạn có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro một cách hiệu quả. Sau đó, bạn sẽ không có trở ngại nào đối với Pomodoro để thoát khỏi sự trì hoãn và đạt được năng suất!

----------

Tác giả: Luxafor

Link bài gốc: The Ultimate Guide How To Use Pomodoro Technique When Working On Different Tasks

Dịch giả: Phan Thị Bảo Hân - ToMo - Learn Something New