Bạn bỏ ra rất nhiều thời gian để tạo bảng tính Excel. Tuy nhiên, khi bạn in nó ra, nó lại bị tách thành 2 trang riêng rẽ khiến bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi. May thay, bạn có nhiều cách để điều chỉnh bảng tính Excel sao cho nội dung của nó nằm gọn trên trang giấy A4.

Dưới đây là những cách như vậy. Bạn có thể kết hợp nhiều phương pháp với nhau để đạt hiệu quả cao nhất.

1. Sử dụng trình xem trước

Đây là bước quan trọng. Với nó, bạn có thể tránh được rất nhiều vấn đề trước khi in. Nếu bạn in bảng tính ra giấy và sau đó mới kiểm tra, bạn có thể lãng phí rất nhiều giấy.

Tùy vào phiên bản của Excel, bạn có thể vào File > Print Preview, File > Print > Print Preview, File > Print, hoặc nhấn phím tắt Ctrl + P trên tất cả các phiên bản để xem trước bảng tính trước khi in. Nếu mọi thứ ổn, bạn có thể bấm nút Print. Ngược lại, bạn hãy tiếp tục điều chỉnh theo những cách được liệt kê bên dưới.

2. Chuyển sang chế độ xem Page Layout

Chế độ xem Page Layout cho bạn biết tài liệu sẽ trông như thế nào khi nó được in ra giấy trong khi bạn đang làm việc trên nó. Đây không phải là chế độ xem hoàn hảo để làm việc với bảng tính nhưng nó giúp bạn thực hiện các điều chỉnh phù hợp để các hàng và cột nằm gọn trong không gian bạn có.

Để kích hoạt chế độ này, bạn vào View > Page Layout.

3. Đổi hướng trang in

Nếu bảng tính quá rộng, hướng giấy ngang sẽ phù hợp hơn. Tương tự, hướng giấy dọc sẽ thích hợp với những bảng tính có chiều cao quá khổ. Để chọn hướng giấy cho bảng tính, bạn vào trình đơn Page Setup > Page hoặc Page Layout > Orientation và chọn Portrait (Hướng dọc) hoặc Landscape (Hướng ngang).

4. Xóa hoặc ẩn dòng/ cột

Trên các bảng tính lớn thường sẽ có nhiều dòng hoặc cột chứa các thông tin không cần thiết hoặc đã lỗi thời, hoặc bạn đơn giản chỉ không cần in nó trong một vài tình huống nhất định. Những dòng hoặc cột này chiếm dụng một lượng không gian đáng kể trên trang và có thể khiến việc làm bảng tính vừa vặn vào trang A4 trở nên khó khăn hơn.

Nếu bảng tính có những cột/dòng bạn không còn cần nữa, bạn đơn giản chỉ cần chọn và xóa chúng.

Nếu chúng chứa thông tin bạn nghĩ mình có thể cần một lúc nào đó, bạn có thể ẩn chúng bằng cách nhấp chuột phải lên dòng hoặc cột và chọn Hide. Để hiển thị dữ liệu trở lại, bạn đánh dấu chọn từ dòng hoặc cột ở phía trên/bên trái cho đến dòng hoặc cột ở phía dưới/bên phải của những dòng hoặc cột bị ẩn, nhấp chuột phải, và chọn Unhide.

5. Sử dụng Page Break

Tương tự như chương trình xử lý văn bản Word, bạn có thể chèn dấu ngắt trang (page break) để ngắt trang tại nơi bạn muốn thay vì để Excel ngắt trang tự động. Chỉ cần sử dụng Insert > Page Breaks hoặc Page Layout > Breaks > Insert Page Break để cho Excel biết vị trí bạn muốn chia trang tài liệu.

6. Thay đổi vùng in

Nếu bảng tính có một lượng lớn dữ liệu và bạn chỉ cần in một ít trong số đó, bạn có thể in chỉ một phần của bảng tính. Chọn các ô bạn muốn in và nhấn nút Print. Thay đổi tùy chọn Print What thành Selection. Trên Excel 2016, bạn vào File > Print và chọn Print Selection từ trình đơn xổ xuống nằm bên dưới chữ Setttings. Trình xem trước sau đó sẽ chỉ hiển thị vùng dữ liệu bạn đã chọn.

Nếu bạn thường xuyên in vùng chọn này, bạn có thể thiết lập một vùng in vĩnh viễn để không phải chọn lại mỗi khi in. Để làm thế, bạn chọn vùng bạn muốn in thường xuyên, sau đó vào File > Print Area > Set Print Area hoặc Page Layout > Print Area > Set Print Area. Bây giờ, vùng chọn này sẽ trở thành vùng in chuẩn cho bảng tính. Để loại bỏ vùng in, sử dụng File > Print Area > Clear Print Area hoặc Page Layout > Print Area > Clear Print Area.

7. Thay đổi lề trang in

Nếu bạn chỉ cần thêm một ít không gian để bảng tính nằm gọn trên trang A4, bạn có thể thu hẹp lề trang in. Truy cập hộp thoại Page Setup từ File > Page Setup hoặc từ nút Page Setup trên hộp thoại in. Thực hiện giảm một vài inch/cm trên mỗi lề (margin) và kiểm tra lại trình xem trước.

Thao tác trên sẽ tăng vùng không gian chứa nội dung bảng tính ra các lề trên trang. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý chỉ tăng vừa phải vì nếu tăng quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ của trang giấy khi in.

8. Xuống dòng và thay đổi độ rộng của cột

Excel là ứng dụng chuyên xử lý dữ liệu số nhưng nó cũng có thể hữu ích cho dữ liệu văn bản. Nếu ô chứa càng nhiều dữ liệu văn bản, nó sẽ càng rộng. Lúc đó, dữ liệu bảng tính sẽ rất khó nằm trên một trang hoặc thậm chí trên nhiều trang.

Để giới hạn độ rộng của bảng tính theo chiều ngang của trang giấy, bạn có thể giới hạn độ rộng của các cột và sử dụng chức năng Wrap Text để đảm dữ liệu bạn muốn in không bị mất.

Đầu tiên, bạn vào Format > Cells > Alignment và sau đó kích hoạt tùy chọn Wrap Text.

Bây giờ, khi văn bản trong ô dài hơn độ rộng của cột, Excel sẽ tự động xuống dòng. Từ đây, bạn có thể điều chỉnh độ rộng của các cột bằng cách kéo lề của chúng.

Bạn cũng có thể nhấp đôi chuột lên dòng hoặc cột để chúng tự động mở rộng như cần thiết. Để đảm bảo các cột vừa vặn trên trang như bạn muốn, bạn có thể sử dụng chế độ xem Page Layout như đã đề cập ở trên.

9. Co bảng tính

Nếu bạn đã thực hiện tất cả những cách trên nhưng vẫn chưa đạt kết quả như ý muốn, bạn có thể sử dụng tính năng co bảng tính trên Excel để nội dung của nó nằm trên một trang (hoặc một số trang nhất định).

Nếu bạn muốn in bảng tính ra một số trang giấy nhất định, trên Page Setup, bạn đánh dấu chọn vào ô kế bên chữ Fit to, sau đó tại các hộp page(s) wide by và tall, bạn nhập số trang giấy bạn muốn bảng tính được in ra. Ví dụ, nếu bạn muốn in bảng tính ra 2 trang, bạn nhập số 2 vào hai hộp này.

Nếu bạn muốn in bảng tính sao cho nội dung của nó nằm vừa vặn trên chiều rộng của trang, tại hộp page(s) wide by, bạn nhập 1 và tại hộp tall, bạn nhập số 0.

Ngoài ra, bạn có thể thu nhỏ hoặc phóng to một bảng tính để nó nằm gọn trên trang A4 bằng cách chọn mục Adjust to, sau đó điều chỉnh tỷ lệ phần trăm cho đến khi bảng tính hiển thị như ý muốn.

10. Làm cho bản in dễ đọc hơn

Sau khi bạn đã điều chỉnh bảng tính nằm gọn trên trang A4, bạn nên thực hiện thêm vài thao tác nữa để bảng tính dễ đọc nhất có thể. Dưới đây là một số thao tác bạn nên làm.

10.1 Thiết lập tiêu đề trang in

Từ trình đơn Page Setup (truy cập thông qua hộp thoại in hoặc File > Page Setup), bạn chọn thẻ Sheet và chọn Gridlines trong phần Print.

Bạn cũng có thể chọn Row and column headings để thêm các nhãn hàng/cột vào bản in.

Nếu bạn muốn một hàng/cột nào đó xuất hiện ở mọi trang in, bạn có thể vào Page Layout > Printitles và thiết lập tiêu đề trang in tại các mục như sau:

- Row to repeat at top: Chọn hàng bạn muốn lặp lại phía trên cùng của trang, hàng này sẽ xuất hiện ở mọi trang in.

- Columns to repeat at left: Chọn cột bạn muốn lặp lại phía bên trái của trang, cột này cũng sẽ xuất hiện ở mọi trang in.

10.2 Thêm Header và Footer

Excel có thể tự động thêm các thông tin hữu ích vào tiêu đề (header) và chân trang (footer) của tài liệu để nó dễ đọc hơn. Trong trình đơn Page Setup, nhấp vào thẻ Header/Footer và sử dụng các trình đơn thả xuống để thêm các thông tin như số trang, tên tài liệu, và tên tác giả vào phần tiêu đề hoặc cuối trang. Nếu bảng tính của bạn dài, thông tin này có thể giúp cho các trang được tổ chức tốt hơn.

Bạn cũng có thể thêm văn bản tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Customize Header hoặc Customize Footer.

Nguồn: http://vnreview.vn/tu-van-may-tinh/-/view_content/content/2454098/cach-in-file-excel-tren-mot-trang-giay-a4

Bích Ngân