Chúng tôi đề xuất một góc nhìn về “vai trò của quản lý dự án trong quản trị chiến lược toàn diện” giúp các tổ chức hệ thống hóa lại các phương pháp quản lý, đưa ra các bước triển khai chiến lược trong thực tế, giải quyết được phần nào các bế tắc thường gặp trong việc quản lý tổ chức.
QUẢN TRỊ CHIẾN LƯỢC: CÂN BẰNG GIỮA TẠO LẬP VÀ DUY TRÌ
Bất kỳ tổ chức nào cũng tồn tại hai dạng công việc. Một là tạo lập công việc, sản phẩm, dịch vụ và hai là duy trì, vận hành công việc, sản phẩm, dịch vụ đó. Ví dụ dưới đây là về một tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ đông lạnh cho trái cây, thực phẩm, hải sản. Để có thể cung cấp dịch vụ đó, họ cần phải tạo ra công nghệ tự động để bảo quản hàng hóa ở nhiệt độ -20oC, quy trình phục vụ khách hàng, quy trình bốc dỡ hàng, v.v. Sau khi đã tạo ra được đầy đủ quy trình, công nghệ, công cụ và phương tiện để phục vụ khách hàng, họ phải duy trì dịch vụ đó. Như vậy ban đầu là tạo lập, sau đó là duy trì. Sau một thời gian, sản phẩm dịch vụ của họ bị đe dọa bởi sự cạnh tranh của đối thủ hay sự không hài lòng của khách hàng. Họ buộc phải thay đổi. Chính khi nảy sinh ra ý định thay đổi, cũng là lúc họ bắt đầu tạo lập một đối tượng mới, một sản phẩm, dịch vụ, kết quả mới. Và sau đó lại tiếp tục duy trì nó.
Như vậy việc tạo lập và duy trì là hai việc tồn tại trong suốt vòng đời của một tổ chức. Hai điều này sẽ dừng lại khi tổ chức quyết định chấm dứt hoạt động của chính bản thân nó. Quá trình tạo lập và duy trì, rồi lại tạo lập và duy trì, sẽ tiếp tục mãi. Quản lý chiến lược chính là việc cân bằng giữa việc tạo lập và duy trì. Một chiến lược gia giỏi là người có được câu trả lời cho những câu hỏi sau một cách chính xác: Tạo lập cái gì? Bằng cách nào? Khi nào? Duy trì ra sao? Và cải tiến như thế nào?
GIAI ĐOẠN TẠO LẬP
Việc tạo lập được thể hiện thông qua vai trò của quản lý dự án. Dự án là công việc có thời hạn nhất định được thực hiện để tạo ra kết quả, sản phẩm, dịch vụ. Quản lý dự án chính là dùng các công cụ, kỹ thuật, nguồn lực, kỹ năng, ... để đạt được mục tiêu của dự án. Trong giai đoạn này, tổ chức có thể áp dụng các chuẩn mực về quản lý dự án như: PMI, Prince2,... Trong đó các quy trình công cụ quản lý dự án nền tảng có thể tìm thấy trong chuẩn mực PMBOK 4th của PMI.
GIAI ĐOẠN DUY TRÌ
Duy trì được thực hiện thông qua quản lý vận hành. Duy trì nhằm đảm bảo việc tuân thủ theo các quy trình, hướng dẫn đã thiết lập và đảm bảo được chất lượng đầu ra của sản phẩm, dịch vụ. Giai đoạn vận hành sản phẩm, dịch vụ là giai đoạn sử dụng kết quả từ giai đoạn thực hiện dự án, đưa vào khai thác, sử dụng, phục vụ khách hàng. Đây chính là giai đoạn sản phẩm thực sự đến tay khách hàng, và cần phải có những phương pháp quản lý nhằm sử dụng đúng, hạn chế lỗi xảy ra.
SAI LẦM THƯỜNG GẶP
Rất nhiều doanh nghiệp thích cải tiến nhanh chóng và đột phá ngay tại giai đoạn duy trì sản phẩm. Họ thử và sai ngay trong quá trình chuyển giao sản phẩm đến với khách hàng. Đây là một sai lầm lớn thường hay gặp ở các tổ chức, và nhiều tổ chức thất bại cũng chính vì quan điểm này. Vì thế, việc áp dụng các phương pháp quản lý cần phải được cân nhắc và sử dụng phù hợp nhằm đảm bảo đưa đến khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất. Tuân thủ các tiêu chuẩn và mô hình quản lý một cách đúng đắn sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn. Ở góc độ duy trì sản phẩm, dịch vụ tổ chức cần phải tách biệt với việc cải tiến và tạo ra sản phẩm dịch vụ mới. Việc cải tiến trong quá trình duy trì sản phẩm, dịch vụ nên được hiểu là cải tiến nhỏ, mang tính chất tịnh tiến, dần dần. Những cải tiến lớn mang tính chất đột phá nên chuyển sang quá trình sáng tạo thiết lập mục tiêu và dùng phương pháp quản lý dự án để quản lý.
LỜI KẾT
Quản lý dự án là một phần không thể thiếu trong quản lý chiến lược toàn diện. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần trang bị cho ban lãnh đạo, đội ngũ điều hành trong tổ chức những công cụ, phương pháp về quản lý dự án nhằm thực hiện các mục tiêu, sự cải tiến, và sự thay đổi trong tổ chức. Bất kỳ một mục tiêu, thay đổi, cải tiến lớn nào trong tổ chức đều khó có thể hiện thực thành công nếu thiếu vai trò của quản lý dự án.
NGUỒN: saga.vn