Mô hình hệ thống thông tin quản lý - Phần 2:

(Tiếp theo của phần 1)

Bước 7- Phân tích cơ hội, nguy cơ, điểm mạnh và yếu của Doanh nghiệp

Với các phần trên Doanh nghiệp có thể tổng hợp được các kết quả phân tích và đánh giá môi trường kinh doanh và sắp xếp theo xu hướng và mức độ tác động của chúng. Tuy nhiên, như thế chưa đủ vì mỗi cơ hội, nguy cơ, điểm mạnh, điểm yếu có thể xảy ra trong tương lai với độ chắc chắn khác nhau. Chẳng hạn có thể có cơ hội tác động rất mạnh đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp song khả năng trở thành hiện thực của nó rất thấp, nếu doanh nghiệp bỏ qua không đánh giá điều này, đặt quá nhiều kì vọng vào cơ hội trên sẽ dẫn đến không thực hiện được các kì vọng đó. Vì thế ở phần này sẽ đề cập đến việc đánh giá cơ hội, nguy cơ, mạnh và yếu của bản thân Doanh nghiệp một cách cụ thể hơn, gắn các cơ hội, nguy cơ, mạnh và yếu với khả năng xuất hiện chúng trong thời kì chiến lược.

Để đánh giá cơ hội, nguy cơ, mạnh và yếu gắn với khả năng xuất hiện chúng trong thời kì chiến lược của Doanh nghiệp trước hết phải thông qua bảng tổng hợp môi trường kinh doanh. Chúng ta quy ước rằng các nhân tố được coi là tốt thì tạo cơ hội, còn các nhân tố được coi là xấu thì tạo nguy cơ đối với hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Nếu đánh giá điểm mạnh, yếu của từng đối thủ cạnh tranh thì số điểm cộng dồn từ phía đối thủ cho biết lĩnh vực nào gây ra nguy cơ từ phía đối thủ.

- Đánh giá thứ tự ưu tiên các cơ hội và nguy cơ

Do nguồn lực luôn là phạm trù có hạn nên nhìn chung Doanh nghiệp không thể có đủ nguồn lực để khai thác hết cơ hội cũng như không thể sẵn sàng đối phó mọi nguy cơ tiềm ẩn sẽ  xảy ra trong thời kì chiến lược. Vì vậy, việc xác định thứ tự ưu tiên đối với các cơ hội, nguy cơ là hoàn toàn cần thiết.

Để xác định thứ tự ưu tiên đối với các cơ hội, nguy cơ có thể sử dụng ma trận cơ hội và nguy cơ.

Ma trận thứ tự ưu tiên các cơ hội (ma trận cơ hội) là một ma trận mà một trục mô tả xác suất để Doanh nghiệp có thể tranh thủ một cơ hội cụ thể nào đó và trục kia mô tả mức độ tác động của cơ hội đó đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kì chiến lược xác định. Để đơn giản chỉ chia xác suất xảy ra cũng như mức độ tác động của cơ hội đối với hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp trong thời kì chiến lược ở ba mức là cao, trung bình và thấp.

Ma trận thứ tự ưu tiên các nguy cơ (ma trận nguy cơ) là một ma trận mà một trục mô tả xác suất xảy ra nguy cơ đối với hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp trong thời kì chiến lược và một trục mô tả tác động của nguy cơ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ma trận gồm có 12 ô với 4 mức ưu tiên là khẩn cấp, cao, trung bình và thấp. 

Để hình thành các ý tưởng chiến lược trên cơ sở cơ hội, nguy cơ, mạnh và yếu cần sử dụng ma trận cơ hội, nguy cơ, điểm mạnh và điểm yếu (Ma trận SWOT). Ma trận SWOT được sử dụng để liệt kê tất cả các cơ hội, các nguy cơ, điểm mạnh và điểm yếu trong nội bộ Doanh nghiệp theo thứ tự và các vị trí thích hợp.

Căn cứ vào mối quan hệ giữa các yếu tố, các nhà phân tích sẽ tiến hành lựa chọn những giải pháp chiến lược phù hợp thông qua những kết hợp: Điểm mạnh/cơ hội (S/O), điểm mạnh/nguy cơ (S/T), điểm yếu/cơ hội (W/O), điểm yếu/nguy cơ (W/T). 

Ma trận SWOT

Như vậy mục đích của việc sử dụng ma trận SWOT để phân tích các yếu tố môi trường là nhằm tạo ra những cách kết hợp giữa các yếu tố bên trong Doanh nghiệp với các yếu tố của môi trường bên ngoài tương ứng và định hướng những giải pháp phản ứng mang tính định hướng có tính khoa học, tính thực tế, tính khả thi...Đây là một trong những cơ sở quan trọng để Doanh nghiệp lựa chọn những chiến lược cạnh tranh có hiệu quả.

Bước 8: Đề xuất các phản ứng chiến lược

Kết thúc bước thứ bảy trong tiến trình quản lý thông tin môi trường, các nhà quản trị chiến lược có đủ cơ sở thông tin cần thiết về các yếu tố của môi trường bên trong và bên ngoài tác động đến Doanh nghiệp để đề xuất những phản ứng chiến lược mang tính định hướng, thích ghi với môi trường kinh doanh. Tuỳ theo thông tin về các cơ hội, các nguy cơ, các điểm mạnh, các điểm yếu  của môi trường và những phối hợp mang tính định hướng trên ma trận SWOT, những phản ứng chiến lược có thể được đề xuất tiêu biểu như:

1. Điều chỉnh triết lý kinh doanh cho phù hợp với xu hướng của thời đại. Đặc biệt, thế kỷ 21 được xem là bước đầu của kỷ nguyên hợp tác, triết ký kinh doanh của Doanh nghiệp cần thể hiện đầy đủ các phương thức hành động hữu hiệu và những điều khoản cụ thể về đạo đức nghề nghiệp đối với tất cả các thành viên, kể cả nhà quản trị cấp cao cũng như người thừa hành và đạo đức kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là yếu tố có tính chiến lược giúp doanh nghiệp tồn tại lâu dài trên thị trường trong và ngoài nước.

2. Điều chỉnh hoặc thay đổi nhiệm vụ và các mục tiêu lâu dài. Thông thường, nhiệm vụ của doanh nghiệp hay tổ chức ổn định trong thời gian dài, nhưng ngày nay, môi trường thay đổi nhanh chóng, nhiệm vụ hiện tại của doanh nghiệp có thể trở nên quá bó hẹp, không đầy đủ hoặc một số nhiệm vụ không còn thích ghi với môi trường. Vì vậy, các nhà quản trị chiến lược có thể điều chỉnh nhiệm vụ của doanh nghiệp như: bổ sung nhiệm vụ mới, bỏ bớt những nhiệm vụ không còn cần thiết¼ Đối với mục tiêu dài hạn cũng tương tự, nhiệm vụ thay đổi thì mục tiêu cũng thay đổi theo.

3. Điều chỉnh các chiến lược  nhà quản trị nguồn nhân lực cần điều chỉnh chính sách sử dụng và đãi ngộ người lao động một cách hợp lý...

Khi đề xuất các phản ứng chiến lược, các nhà quản trị cần lưu ý rằng những diễn biến của môi trường không bao giờ diễn ra đúng như dự báo. Vì vậy, đối với mỗi loại phản ứng chiến lược cần có, các nhà quản trị cần lập ra nhiều phương án theo thứ tự ưu tiên để luôn chủ động trong quá trình quản trị chiến lược kinh doanh. Trong những tình huống này, kỹ năng tư duy của nhà quản trị các cấp, nhất là cấp cao đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với việc ra các quyết định chiến lược.

Bước 9: Theo dõi và cập nhật thông tin môi trường

Các yếu tố của môi trường bên trong lẫn bên ngoài biến động và thay đổi liên tục. Vì vậy, muốn có đầy đủ thông tin môi trường kịp thời và bảo đảm chất lượng thông tin, hệ thống thông tin của Doanh nghiệp cần theo dõi liên tục những diễn biến của môi trường và thu thập những thông tin cần thiết, phù hợp nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị các cấp trong quá trình quản trị chiến lược. Đối với những thông tin có tính chất khẩn cấp, hệ thống thông tin cần phản ánh ngay cho những người có trách nhiệm; Còn những thông tin phản ánh những biến động thông thường của môi trường (nhưng có liên quan đến quá trình quản trị chiến lược) sẽ được lựa chọn và lưu trữ trong ngân hàng dữ liệu của Doanh nghiệp để phục vụ cho nhu cầu ra quyết định những lần sau.