Chúng ta biết rằng, để đánh giá thành tích mà nhân viên đạt được và liệu những hoạt động của nhân viên có phù hợp với mục tiêu của tổ chức không thì điều cần thiết là các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình hệ thống đánh giá thành tích tốt. Tuy nhiên, điều quan trọng là làm thế nào để xác định được hệ thống đang sử dụng có hiệu quả không. Mặc dù mỗi doanh nghiệp có tiêu chí riêng để đánh giá nhưng nhìn chung nó có thể bao gồm trong những tiêu chí sau: sự phù hợp chiến lược, tính hiệu lực, độ tin cậy, khả nảng chấp nhận và tính cụ thể.

Sự phù hợp về chiến lược

Phù hợp chiến lược là phạm vi mà một hệ thống đánh giá thành tích phải đồng dạng với các mục tiêu chiến lược và văn hóa của tổ chức. Nếu một công ty nhấn mạnh vào dịch vụ khách hàng, thì hệ thống đánh giá thành tích của công ty đó nên đánh giá các nhân viên của họ đang phục vụ khách hàng của công ty tốt như thế nào. Phù hợp chiến lược nhấn mạnh sự cần thiết đối với hệ thống đánh giá thành tích nhằm hướng dẫn nhân viên đóng góp vào thành công của tổ chức. Điều này đòi hỏi các hệ thống đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong tình hình chiến lược của công ty.

Nhiều công ty như Hewlett-packand, Federal Express, và Coca-cola đã giới thiệu phương pháp những yếu tố thành công then chốt (CSFs) trong hệ thống đánh giá thành tích của họ. CSFs là những nhân tố trong một chiến lược kinh doanh của công ty mang lại lợi thế cạnh tranh. Các công ty đánh giá hành vi nhân viên có liên quan để đạt được CSFs, làm tăng tầm quan trọng của những hành vi đó cho nhân viên. Nhân viên có thể phải chịu trách nhiệm và được thưởng cho những hành vi liên quan trực tiếp đạt được từ các yếu tố thành công của công ty.

Một thách thức mà các công ty phải đối mặt là làm thế nào để đo lường sự trung thành của khách hàng, sự hài lòng của nhân viên, và các khu vực hoạt động phi tài chính khác có ảnh hưởng đến lợi nhuận. Để sử dụng một cách hiệu quả các biện pháp phi tài chính, việc thực hiện quản lý cần:

·                           Phát triển một mô hình làm thế nào để các biện pháp đánh giá thành tích phi tài chính liên kết với các mục tiêu chiến lược của công ty. Việc xác định các vùng thành tích là điều kiện tiên quyết để thành công.

·                           Sử dụng các cơ sở dữ liệu có sẵn, phân tích các dữ liệu hiện hữu trên bảng đánh giá thành tích chính (ví dụ, sự hài lòng của khách hàng, các khảo sát sự hài lòng của nhân viên). Nếu dữ liệu không có sẵn, xác định một khu vực hoạt động ảnh hưởng đến chiến lược và thành tích của công ty. Xây dựng các biện pháp cho các khu vực hoạt động đó.

·                           Sử dụng phương pháp thống kê và định lượng để kiểm tra mối quan hệ giữa việc đánh giá thành tích và kết quả tài chính. Chuyển ngược và phân tích mối tương quan cũng như các nhóm tập trung và phỏng vấn được sử dụng. Ví dụ, các nghiên cứu chỉ ra rằng sự tham gia của người lao động, sự hài lòng, và nhiệt tình với công việc có ý nghĩa liên quan đến hoạt động kinh doanh bao gồm cả sự hài lòng của khách hàng, năng suất và lợi nhuận.

·                           Xem xét lại mô hình để đảm bảo được các biện pháp phi tài chính được thực hiện phù hợp và xác định xem liệu các biện pháp mới có nên được thêm vào.

·                           Sự kết luận dựa trên các hành vi mà mô hình thể hiện. Ví dụ, Sears nhận thấy rằng thái độ của nhân viên về việc họ bị giám sát, và môi trường làm việc có một tác động đáng kể đến sự hài lòng của khách hàng và kết quả cổ đông. Kết quả là, Sears đã đầu tư vào đào tạo quản lý để giúp các nhà quản lý làm một công việc tốt hơn của người lao động nắm giữ trách nhiệm về việc làm của họ trong khi cho họ quyền tự chủ để thực hiện vai trò của họ.

Hầu hết các hệ thống đánh giá của công ty duy trì trong suốt một thời gian dài và nhấn mạnh ở một vài chiến lược. Tuy nhiên, khi thay đổi chiến lược của công ty, hành vi của nhân viên cũng cần phải thay đổi. Thực tế là hệ thống đánh giá không thay đổi có thể giải thích tại sao nhiều nhà quản lý xem hệ thống đánh giá thành tích có ít tác động lên hiệu quả công ty.

Tính hiệu lực

Hiệu lực là phạm vi trong đó hệ thống đánh giá thành tích đánh giá tất cả mọi thứ liên quan và chỉ những thứ liên quan đến các khía cạnh của thành tích. Điều này thường liên quan đến “phù hợp nội dung”. Để một biện pháp thực hiện trở nên có hiệu lực, nó phải không thiếu hụt hoặc bị hỏng.

Một biện pháp hiệu quả sẽ không hoàn thiện nếu nó không đo lường hết tất cả các khía cạnh của thành tích. Một ví dụ là một hệ thống tại một trường đại học lớn mà đánh giá giảng viên dựa nhiều hơn vào nghiên cứu hơn là giảng dạy, do đó gần như là bỏ qua các khía cạnh liên quan đến thành tích.

Một biện pháp không đúng đắn không liên quan đến các khía cạnh thành tích hoặc các khía cạnh không liên quan đến công việc. Biện pháp thực hiện nên tìm cách giảm thiểu tính không hợp lý, nhưng để loại bỏ nó hoàn toàn là điều khó có thể. Một ví dụ về sự đánh giá thiếu hợp lý là sử dụng số liệu bán hàng thực tế để đánh giá nhân viên bán hàng trên các vùng lãnh thổ khác nhau. Tuy nhiên, doanh số bán hàng lại phụ thuộc nhiều hơn vào vùng lãnh thổ (số lượng khách hàng tiềm năng, số lượng đối thủ cạnh tranh, các điều kiện kinh tế) hơn là thành tích thực tế của nhân viên bán hàng. Một nhân viên bán hàng làm việc chăm chỉ và tốt hơn những người khác có thế không có được tổng doanh thu cao nhất, đơn giản chỉ vì khu vực đó không có nhiều tiềm năng kinh doanh như các vùng khác. Do vậy, các số liệu độc lập cần được xem xét trong bối cảnh có sự tác động của nhiều yếu tố vượt quá sự kiểm soát của nhân viên.

Độ tin cậy

Độ tin cậy liên quan đến tính kiên định của một phương pháp đánh giá. Một mẫu quan trọng của độ tin cậy là độ tin cậy liên thành viên đánh giá: tính kiên định giữa các cá nhân đánh giá thành tích nhân viên. Một phép đánh giá kết quả được coi là đạt độ tin cậy mỗi khi có 2 thành viên đánh giá cùng đưa ra sự đánh giá giống nhau (hoặc là gần giống) vể hiệu quả công việc của một nhân viên. Những bằng chứng dường như chỉ ra rằng hầu hết các phương pháp giám sát chủ quan thành tích công việc biểu lộ độ tin cậy thấp. Với một vài biện pháp, phạm vi mà tất cả các hệ thống đánh giá là rất quan trọng trong nội bộ.

Ngoài ra, phép đánh giá phải đảm bảo tính tin cậy qua thời gian (thử nghiệm kiểm tra lại độ tin cậy). Ví dụ, nếu người bán hàng được đánh giá dựa trên doanh thu mỗi tháng, thì thật là quan trọng để cân nhắc tính ổn định của doanh thu hàng tháng của họ theo thời gian.

Tính chấp nhận

Chấp nhận liên quan đến việc liệu những người sử dụng hệ thống đánh giá thành tích có chấp nhận nó. Nhiều biện pháp thực hiện phức tạp cực kì hợp lý và đáng tin cậy, nhưng chúng làm mất rất nhiều thời gian của nhà quản lý nên họ từ chối sử dụng. Ngoài ra, nhiều người được đánh giá bởi một phương pháp không thê chấp nhận nó.

Việc chấp nhận bị ảnh hưởng bởi mức độ mà các nhân viên tin vào hệ thống đánh giá thành tích là công bằng. Như bảng dưới chỉ ra, có ba loại công bằng: công bằng hệ thống, công bằng giữa các cá nhân và kết quả công bằng. Các nhà nghiên cứu cho rằng hệ thống đánh giá kết quả mà bị hiểu là không công bằng thì gần như là thách thức về phương diện pháp lý và làm giảm động lực của nhân viên trong việc cải thiện thành tích.

Tính cụ thể

Tính cụ thể là phạm vi mà một biện pháp thực hiện cho nhân viên biết những gì được mọng đợi từ họ và làm thế nào để họ có thể đáp ứng được những kỳ vọng này. Tính cụ thể có liên quan đến cả chiến lược và mục tiêu phát triển của đánh giá thành tích. Nếu một biện pháp không chỉ ra những gì một nhân viên phải làm để giúp được mục tiêu chiến lược, nó sẽ không đạt được mục đích chiến lược của mình. Ngoài ra, nếu biện pháp không chỉ ra những vấn đề thành tích của nhân viên, thì gần như là không thể để nhân viên có thể sửa chữa thành tích của họ.

Biên dịch: Lê Thị Khánh Ly

Nguồn: Noe, R. A., Hollenbeck, J. R., Gerhart, B., Wright, P. M.  (2010).  Human Resource Management: Gaining a competitive advantage