Một bản tóm tắt dự án mô tả những gì cần phải được thực hiện. Kế hoạch dự án giải thích cách bạn sẽ làm điều đó trong khi các business case đưa ra lý do tại sao.

Trong phương pháp PRINCE2, business case là "trình điều khiển" của dự án. Quản lý cấp cao xem xét business case trước khi cấp phép cho dự án cũng như trong mỗi giai đoạn của dự án. Các business case được sử dụng như một thước đo để đo lường tiến độ dự án. Trước khi cho phép bất kỳ thay đổi nào đối với kế hoạch dự án, giám đốc điều hành phải xem xét thay đổi này ảnh hưởng đến business case như thế nào.

Nói cách khác, nếu không có business case, sẽ không có dự án nào được thực hiện.

Business case giải thích cho việc đầu tư thời gian, tiền bạc và tài nguyên vào một dự án bằng cách chỉ ra một cách khái quát những lợi ích mà dự án sẽ mang lại. Nó bao gồm tám phần chính:

LÝ DO

Tại sao dự án này cần thiết?

Những lý do bạn đưa ra phải phù hợp với chiến lược của công ty. Việc của bạn là thuyết phục một nhà sản xuất quần áo rằng một chiến dịch quảng cáo thuyết phục mọi người tái chế quần áo từ năm ngoái thay vì mua đồ mới là một dự án thích hợp để thực hiện. Một cách nghĩ khác về lý do của một dự án là xem xét dự án phải giải quyết những vấn đề gì. Khách hàng không hài lòng? Lợi nhuận cần phải tăng lên? Bạn vẫn đang sử dụng các máy tính chậm chạp mà bạn mua từ năm 1983?

LỰA CHỌN 

Có bao nhiêu giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề này ? Tại sao giải pháp của bạn là  tốt nhất?

Hãy thể hiện rằng bạn đã nghiêm túc xem xét tất cả các khả năng sẽ củng cố business case của bạn. Đưa ra tất cả các thông tin bạn có cho quản lý cấp cao của bạn cũng sẽ tăng cơ hội cho các đề xuất cải tiến. Bạn nên thay đổi kế hoạch dự án ngay từ bây giờ thay vì chờ đến khi mọi thứ đổ bể vào phút cuối.

LỢI ÍCH

Đây là lúc bạn thuyết phục cấp trên của bạn rằng dự án của bạn đáng để đầu tư. Mọi lợi ích có thể thu được đều được xem xét. Nếu dự án của bạn làm tăng lợi nhuận, hãy trình bày số liệu chi tiết làm bằng chứng. Nếu lợi ích chính là cải thiện chăm sóc khách hàng hoặc hiệu quả của nhân viên thì hãy giải thích điều này sẽ diễn ra như thế nào và những ảnh hưởng sẽ ra sao.

RỦI RO

Những rủi ro chính của một dự án là gì? Hãy thẳng thắn và sự minh bạch sẽ gây dựng được sự tin tưởng của các nhà quản lý cấp cao và sẽ chứng minh tầm nhìn, tính thực tế và khả năng của bạn.

GIÁ CẢ

Các nhà quản lý dự án cao cấp cần biết tổng chi phí dự kiến ​​trước khi họ có thể duyệt dự án. Hãy giải thích từng chi phí để không ai nghi ngờ rằng ngân sách bạn dự báo là thiếu chính xác.

THỜI GIAN

Dự án sẽ kéo dài bao lâu? Giải thích các hoạt động, mục tiêu của từng giai đoạn và quỹ thời gian.

THẨM ĐỊNH ĐẦU TƯ

Đây là lúc đưa chi phí và lợi ích lên bàn cân để chứng minh rằng dự án của bạn là một khoản đầu tư đáng giá. Trước khi quản lý cấp cao có thể duyệt dự án của bạn, họ cần biết họ nhận được gì từ khoản đầu tư vào dự án.

Việc thẩm định đầu tư, bằng cách giải thích một cách chi tiết các chi phí và lợi ích trong một khoảng thời gian cố định là cách trực tiếp nhất để định lượng "giá trị đồng tiền".

ĐÁNH GIÁ

Xem xét business case của riêng bạn một cách khách quan. Những lợi ích lớn nhất và chắc chắn nhất mà bạn đã hứa là gì? Tại sao chúng cần thiết? Tại sao dự án của bạn là cách tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó?