Có rất nhiều người trong chúng ta làm việc đa nhiệm nhưng lại không hề biết điều đó. Đó có thể là trò chuyện điện thoại trong lúc nấu bữa tối, gấp quần áo trong khi đang gọi zoom hoặc nghe nhạc trong khi viết bài luận, cho nên tất cả chúng ta đều có thể làm việc đa nhiệm. Nhưng chúng ta nên làm gì để phát triển các kỹ năng làm việc đa nhiệm của mình trở nên có hiệu quả hơn?

Làm việc đa nhiệm là một kỹ năng chuyên môn quan trọng mà bạn cần nên có. Học cách để làm việc đa nhiệm một cách hiệu quả thực sự rất quan trọng và khi thực hiện đúng cách, bạn sẽ thấy sự cải thiện đáng kể về hiệu suất làm việc của mình. Trong tương lai bạn có muốn trở thành một người làm việc đa nhiệm tốt hơn không? Dưới đây là 15 mẹo của chúng tôi hướng dẫn bạn kĩ năng làm việc đa nhiệm.

1. Lên kế hoạch trước

Lên kế hoạch trước thời hạn là một cách hay để quản lý khối lượng công việc của bạn và đặt ra các mục tiêu thực hiện chúng. Chúng ta đều cảm thấy hối hận khi để điều gì đó đến phút cuối cùng mới làm, nhưng nếu lập bảng kế hoạch hoặc danh sách việc cần làm, bạn có thể nâng cao kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình. Điều tốt nhất để bắt đầu là xây dựng kế hoạch hàng tuần với các mục tiêu vi mô và vĩ mô, sau đó tạo một lịch trình hàng ngày giúp bạn hoàn thành các mục tiêu của mình.

2. Sử dụng công cụ trực tuyến

Nếu bạn cần sự hỗ trợ thì có rất nhiều công cụ trực tuyến giúp cho bạn theo kịp tiến độ. Chúng không chỉ giúp bạn sắp xếp công việc mà còn có thể truy cập trực tuyến ở bất cứ đâu. Việc này rất hữu ích nếu bạn thường xuyên phải đi lại hoặc muốn truy cập từ nhiều thiết bị.

Một ứng dụng rất hay mà bạn có thể thử là Trello – một nền tảng trực tuyến miễn phí dành cho các cá nhân và nhóm giúp bạn quản lý các dự án và tổ chức các công việc.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

Trước khi thực hiện, hãy dành thời gian để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và lập kế hoạch phù hợp. Có thể có một nhiệm vụ khẩn cấp đang chờ bạn xử lý hoặc đồng nghiệp đang đợi bạn hoàn thành báo cáo trước khi họ có thể tiếp tục công việc của mình. Dù bằng cách nào đi nữa, điều quan trọng là bạn biết nên bắt đầu từ đâu và điều cần nên làm trước là gì cũng như biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả và công việc bạn nên làm đầu tiên. Đây chính là một cách hay để nâng cao khả năng khả năng làm việc đa nhiệm của bạn.

4. Lọc ra những nhiệm vụ không cần thiết

Trước khi bắt đầu, bạn hãy xem lại danh sách các công việc và chọn ra những công việc không cần thiết. Những công việc nào có thể ủy quyền cho người khác? Sẽ tốt hơn nếu để những công việc nào ngày hôm sau làm? Có bao giờ bạn đã viết ra điều gì đó đến hai lần?

Bằng cách làm một danh sách ngắn gọn và dễ quản lý, bạn sẽ tránh được cảm giác bị quá tải và sẽ có cơ hội tập trung vào những việc quan trọng và cần thiết nhất.

5. Kết hợp các công việc có liên quan lại với nhau

Khi bạn thường xuyên chuyển đổi giữa các công việc thì năng suất, năng lượng và sự tập trung của mình đều giảm xuống. Thực tế cho thấy việc chuyển đổi các công việc thường xuyên có thể gây hại cho não bộ. Thay vào đó, hãy thử sắp xếp các công việc có liên quan lại và cùng thực hiện chúng. Việc làm này sẽ giúp bạn không làm chậm tiến trình của mình và làm việc đa nhiệm có hiệu quả hơn. Đây chính là một lý do khác cho thấy vì sao việc lập kế hoạch trước là điều cần nên làm, vì vậy trước tiên hãy nhìn vào mục tiêu và sắp xếp lịch trình của bạn bằng cách kết hợp các nhiệm vụ có liên quan.

6. Tạo nên một không gian làm việc

Một môi trường làm việc thoải mái có thể cải thiện đáng kể cách bạn làm việc và làm tăng năng suất của mình. Khi đề cập đến năng suất và làm việc đa nhiệm thì việc tránh làm xộn, mất trật tự và sửa đổi không gian làm việc theo nhu cầu của bạn có thể là cả một chặng đường dài. Xác định một công việc mà cần phải làm giúp cho bạn không chỉ hạn chế sự phân tâm mà còn loại bỏ bất kỳ việc gì có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.

7. Kiểm soát những điều làm bạn mất tập trung

Mặc dù bạn đã cố gắng hết sức để không bị xao nhãng nhưng đôi khi điều này vẫn xảy ra. Nếu bạn thường trì hoãn hoặc mất tập trung trong công việc, hãy thử dọn dẹp lại không gian làm việc và loại bỏ mọi thứ có thể khiến bạn mất tập trung. Mặc dù đôi khi sự mất tập trung có thể vượt ra ngoài kiểm soát của bạn nhưng hãy cố gắng hết sức để quản lí mọi việc. Bạn cũng có thể cân nhắc để mua một bộ tai nghe chống ồn hoặc một ứng dụng chặn không cho bạn sử dụng mạng xã hội trong thời gian làm việc.

8. Tìm thấy sự yêu thích trong công việc

Không có gì bất ngờ nếu năng suất làm việc tăng cao khi chúng ta yêu thích công việc mình làm. Theo nghiên cứu từ Đại học Warwick, hạnh phúc khiến cho con người làm việc hiệu quả hơn 12%. Vì vậy, bất kể điều gì bạn làm để khiến công việc trở nên hứng thú hơn đó chính là yêu thích. Nếu bạn không thể tìm ra cách để làm cho công việc thú vị hơn thì hãy thưởng cho bản thân bất cứ khi nào bạn hoàn thành nhiệm vụ. Đây chính là một cách tuyệt vời khác để tạo ra trải nghiệm tích cực hơn cho bản thân khi thực hiện các công việc khác nhau.

9. Xem trọng chất lượng hơn số lượng

Theo USC, làm việc đa nhiệm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của não bộ, dẫn đến nhiều sai lầm hơn và thông tin được lưu lại ít hơn. Vì vậy hãy nhớ rằng, làm việc đa nhiệm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc của bạn nếu không được thực hiện một cách cẩn thận. Cho nên, hãy đảm bảo rằng các công việc bạn chọn để làm đều được hoàn một cách cẩn thận, để chất lượng không ảnh hưởng đến số lượng công việc mà bạn hoàn thành. Có nghĩa là bạn phải dành thời gian để thực hiện hai hoặc ba công việc để tránh làm vội vàng. Kế tiếp là một mẹo khác nữa….

10. Lập kế hoạch thêm thời gian cho mỗi công việc

Sự chậm trễ đôi khi nằm ngoài sự kiểm soát của chúng ta. Cho dù công việc mất nhiều thời gian hơn, bạn vẫn đang chờ đợi từ đồng nghiệp khác hoặc mức năng suất của bạn đã giảm xuống, thì việc phân bổ thời gian cho các công việc rất quan trọng. Bằng cách chuẩn bị cho những điều không ngờ đến, bạn sẽ tránh được việc chạy đua nước rút vào phút cuối để hoàn thành nhiệm vụ của mình điều mà thường dẫn đến chất lượng công việc kém. Nếu mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch thì bạn sẽ có thêm thời gian để xem xét lại công việc của mình hoặc tự thưởng cho bản thân!

11. Nghỉ giải lao thường xuyên

Hãy nhớ rằng làm việc đa nhiệm không có nghĩa là bạn phải luôn bận rộn. Nếu bạn đã lên kế hoạch cho lịch trình của mình một cách hiệu quả, hãy dành thời gian để điều chỉnh và nghỉ ngơi. Nếu không được nghỉ ngơi, bạn có thế sẽ kiệt sức và làm việc với hiệu quả thấp hơn. Hãy đi bộ xung quanh và pha cho mình một tách cà phê – ngay cả khi bạn dành 10 phút giải lao cho công việc, bạn vẫn có thể thúc đẩy tiến trình làm việc của mình.

12. Xem xét lại tiến trình

Xem lại tiến trình và đánh dấu các công việc đã hoàn thành tốt để duy trì động lực – đặc biệt nếu bạn có một danh sách dài các công việc hoàn thành tốt! Nếu bạn đang thực hiện một thực hiện một dự án lớn với mốc thời gian đã định thì điều này cũng có thể giúp bạn xác định xem bạn có đang đi đúng hướng và có đạt được mục tiêu của mình trong thời hạn hay không. Nếu bạn đang bị bỏ lại thì đã đến lúc bạn chuyển đổi các mong muốn ưu tiên của các nhà đầu tư.

13. Thực hành

Làm việc đa nhiệm sẽ trở nên dễ dàng hơn khi thực hành. Nếu bạn muốn nâng cao khả năng của mình, có thể thử làm một số bài kiểm tra làm việc đa nhiệm trực tuyến và tài nguyên đào tạo có sẵn cho bạn. Còn nếu không thể thì hãy thử tích hợp làm việc đa nhiệm vào thói quen hàng ngày của bạn, ví dụ, bạn có thể kết hợp các công việc như ủi quần áo với nghe podcast.

14. Hãy biết trân trọng bản thân

Có những lúc không thích hợp để làm việc đa nhiệm. Mặc dù làm việc đa nhiệm có thể là một công cụ rất có hiệu quả giúp cho bạn làm việc tăng năng suất, nhưng bản thân làm việc quá mức có thể nhanh chóng dẫn đến kiệt sức. Hãy nhớ kiểm tra và trân trọng sức khỏe của mình. Nếu bạn cảm thấy bản thân đang bị quá tải, đó có thể là một điều tốt để bạn đánh giá lại các công việc. Uống nhiều nước, ăn uống điều độ và ngủ đủ giấc sẽ giúp bạn khỏe mạnh và trí não nhạy bén.

15. Hiểu được những công việc nào phù hợp với bạn

Bạn càng làm nhiều việc cùng lúc với nhau thì bạn càng hiểu rõ hơn những gì phù hợp với mình. Có thể bạn thích nghe nhạc hoặc bạn chỉ thích im lặng hay có thể bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi tối hoặc bạn chỉ có thể tập trung vào công việc đầu tiên vào buổi sáng. Không có cách nào phù hợp để thực hiện làm nhiều công việc cùng một lúc vì mọi người đều khác nhau. Bằng cách biết khi nào mình làm việc hiệu quả nhất, bạn có thể điều chỉnh trình tự của mình và trở thành một người làm việc đa nhiệm chuyên nghiệp!

Đây là một số cách hay để trở thành một người làm việc đa nhiệm tốt hơn và cải thiện năng suất làm việc của bạn!

---------------------

Tác giả: Heather Shanley