Việc phân chia nhiệm vụ cho các nơi làm việc cá biệt có thể diễn ra căn cứ vào các đặc trưng khác nhau. Các đặc trưng có tính chất vật chất chẳng hạn là đối tượng lao động (khách thể) và hoàn thành công việc.

Nếu các nhiệm vụ có đối tượng cùng loại được tập hợp và một nơi làm việc thì nơi làm việc này sẽ thực hiện các công việc không giống nhau. Chẳng hạn người phụ trách lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phải tiến hành nhiều công việc khác nhau như: công tác nghiên cứu thị trường, công tác mua sắm, công tác tiêu thụ sản phẩm… của cùng một đối tượng là doanh nghiệp. Còn nếu đặt vào một nơi làm việc một số nhiệm vụ với các công việc cùng loại thì nơi làm việc thực hiện cùng một loại công việc nhưng trên các đối tượng khác nhau, chẳng hạn cùng một công việc kế hoạch hóa nhưng ở các cấp khác nhau: cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng, cấp ngành, tổ sản xuất và nơi làm việc.

Phân chia nhiệm vụ căn cứ vào đối tượng chính là sự phân chia nhiệm vụ quản trị theo chiều dọc của quan hệ thứ bậc trong quản trị nhằm làm hình thành các cấp quản trị trong doanh nghiệp. Cấp quản trị là một tập hợp các nơi làm việc hoặc các bộ phận khác nhau cùng có nhiệm vụ lãnh đạo trên đối tượng giống nhau.

Vấn đề quan trọng nhất khi phân chia nhiệm vụ theo thứ bâc là nhiệm vụ quản trị phải tập trung lại hay phải tách biệt nhau, nghĩa là người ta cần phải lựa chọn hệ thống quản trị tập trung hay phi tập trung. Ngoài ra cũng phải giải quyết vấn đề một người lãnh đạo ở một cấp quản trị cụ thể phụ trách bao nhiêu nơi làm việc là vừa. Việc tập trung các nơi làm việc vào một đầu mối phải đảm bảo thỏa mãn các điều kiện như hoàn thành nhiệm vụ được giao, khả năng kiểm tra và trao đổi thông tin. Cho đến khi người phụ trách không thể điều khiển và kiểm tra những người dưới quyền được nữa thì tất yếu dẫn đến sự chia cắt cũng như tiếp tục phân chia nhiệm vụ.

Sự phân chia nhiệm vụ cho các cấp của doanh nghiệp có kết quả hình tháp: quản trị viên cấp càng cao càng phụ trách ít người (ít bộ phận) dưới quyền. Đỉnh của hình tháp là cơ quan đầu não quản trị doanh nghiệp. Số lĩnh vực quản trị và số cấp quản trị phụ thuộc vào tính chất đặc thù của mỗi doanh nghiệp.

Nguồn: Quantri.vn (Biên tập và hệ thống hóa)