Bạn muốn trở thành một chuyên gia Scrum tài giỏi?

Tôi hy vọng là bạn muốn (Trừ khi bạn là một chủ sở hữu sản phẩm hay làm việc với một vai trò khác). Tôi đã làm một chuyên gia Scrum được 20 năm, cũng đã thu thập và được người khác cho mình kha khá lời khuyên. Và giờ đây tôi xin tiết lộ 10 bí quyết được tôi chọn lọc một cách kỹ càng cho các bạn.

1. ĐỪNG GIAO VIỆC CHO ĐỘI NHÓM CỦA MÌNH KHI MÀ BẠN CHƯA HỀ HỎI Ý KIẾN HỌ

Với tư cách là một chuyên gia Scrum, bạn không có quyền tự ý thay mặt đội nhóm chấp thuận bất cứ yêu cầu thay đổi nào (dù là những thay đổi nhỏ). Ngay cả khi bạn thực sự lạc quan về việc đội nhóm của bạn có thể hoàn thành yêu cầu của bạn, nhưng hãy cứ nói với đội nhóm là “Mặc dù tôi rất muốn chúng ta chạy dự án này, nhưng trước đó tôi cần sự đồng thuận của tất cả chúng ta.”

Hãy chắc chắn rằng bạn không có đặt deadline, chỉ tiêu thành phẩm của bạn hay bất cứ thứ gì tương tự như thế mà chưa bàn bạc với các thành viên trong nhóm. Bạn không nhất thiết phải nói với tất cả mọi người trong nhóm, bởi lẽ có rất nhiều đội nhóm chỉ cần một vài người đồng thanh “Yeah, chúng ta có thể làm được” là đủ mà không cần phải có một cuộc hội họp của toàn bộ thành viên. Mặc dù vậy thì điều đó vẫn phụ thuộc vào quyết định của họ, chứ không phải bạn.

2. HÃY NHỚ RẰNG BẠN CÓ MẶT Ở ĐÂY LÀ ĐỂ GIÚP NHÓM CỦA BẠN TRỞ NÊN CHUYÊN NGHIỆP HƠN

Việc của một chuyên gia Scrum không phải là khiến người khác thấy mình giỏi. Bạn giỏi khi nhóm của bạn giỏi. Và họ giỏi khi họ hoàn thành công việc của mình một cách xuất sắc.

Bạn biết mình đang làm tốt khi những những người ngoài nhìn vào và thắc mắc liệu bạn có thực sự cần thiết không. Vâng, thực tế thì nghe có vẻ đáng sợ nếu như sếp của bạn đắn đo xem liệu ông ta có cần bạn hay không. Tuy nhiên thì một người sếp giỏi chắc chắn sẽ nhận ra rằng những kỹ năng và kiến thức chuyên môn của bạn có thể tỏ ra là không cần thiết nhưng trên thực tế bạn lại là một nhân tố không thể thiếu được.

Hãy cứ tin tưởng giám đốc của mình sẽ hiểu được sự khác nhau của việc nhìn thấy không cần thiết và trở lên không cần thiết thực sự.

3. ĐỪNG ÁP ĐẶT NHỮNG GÌ ĐƯỢC VIẾT TRONG SÁCH QUY TẮC AGILE LÊN NHÓM CỦA BẠN

Cả Scrum lẫn Agile không nên được đưa vào để viết thành 1 cuốn sách về các quy tắc (mặc dù có vài người đã cố viết 1 quyển).

Nếu ssản phẩm của bạn có người dùng, hãy cân nhắc việc viết những tài liệu sơ giản về yêu cầu sản phẩm dưới góc nhìn người dùng. Nhưng những tài liệu này không yêu cầu cần đến Agile. Nếu có ai đó cần bạn truyền tải thông tin: hãy ước tính thời gian cần thực hiện. Nếu họ không cần, thì bạn cũng chẳng phải lo lắng làm gì. Nếu bạn nghĩ việc đánh giá toàn diện sẽ nhận lại phản hồi muộn, thì hãy cứ đánh giá lần lượt - tương ứng với các thời điểm ra mắt các tính năng.

Trở nên nhanh nhẹn chính là tôn trọng các quy tắc lẫn giá trị tạo lên sự nhanh nhẹn. Chỉ cần bạn trung thành với những điều này, bạn sẽ không đi chệch hướng quá xa mặc cho lời nói của một số người.

4. KHÔNG GÌ LÀ MÃI MÃI, NÊN HÃY THỬ BẰNG CÁCH CỦA BẠN

Một trong những cách để tôn trọng các quy tắc nhanh nhẹn đó là hãy thử bằng cách của bạn. Hãy khuyến khích nhóm mình trải nghiệm những điều mới mẻ.

Liệu nhóm của bạn thích khoảng thời gian làm việc trong vòng 2 tuần và nghĩ rằng họ đang làm việc 1 cách hoàn hảo? Ồ tuyệt. Bây giờ hãy thử rút ngắn thời gian xuống còn 1 tuần hay nâng lên thành 3 tuần và theo dõi kết quả. Những thử nghiệm này không phải lúc nào cũng được ưa chuộng và hoan nghênh. Tuy nhiên, đây lại là cách tốt nhất để đảm bảo rằng bạn luôn không ngừng sẵn sàng tìm kiếm cho mình những cách thức làm việc mới và tốt hơn.

5. HÃY ĐẢM BẢO CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM VÀ NHỮNG NGƯỜI CÓ CÙNG LỢI ÍCH XEM NHAU NHƯ LÀ NHỮNG NGƯỜI ĐỒNG CẤP

Các thành viên trong nhóm và bên liên quan về phía doanh nghiệp mỗi người đều đem lại một góc nhìn quan trọng cho bước đầu phát triển một sản phẩm. Vì lí do đó mà mỗi mong muốn cần phải được đánh giá một cách công bằng.

Khi một trong hai bên không chịu giải quyết  và đồng cảm cho bên còn lại, toàn bộ tổ chức sẽ là bên chịu tổn thất. Nhóm phát triển cần hiểu được những quan điểm được cho là khác thường đối với họ được đưa ra bởi những người có liên quan. Và những người có liên quan cũng cần tôn trọng nhóm phát triển thông qua việc lắng nghe những gì họ nói về việc deadline này là không thể thực hiện được.

6. BẢO VỆ NHÓM CỦA BẠN, BẰNG CẢ NHỮNG CÁCH MÀ BẠN CHƯA HỀ NGHĨ TỚI

Có lẽ lời khuyên Agile thường được đưa ra nhất đó là một chuyên gia Scrum cần phải bảo vệ nhóm của mình khỏi những đòi hỏi quá mức đến từ các chủ sở hữu sản phẩm hay từ các bên liên quan. Đôi khi các chủ sở hữu sản phẩm chỉ đơn giản là yêu cầu một việc gì đó quá nhiều, quá thường xuyên và thậm chí là một cách quá vội vã. Điều này đặt các nhóm vào tình trạng phải làm việc theo cách đơn giản, tiết kiệm và nhanh nhất, đôi khi là sơ sài nhất mà sau đó sẽ quay lại gây hại cho chính dự án.

Và do vậy, một chuyên gia Scrum giỏi cần bảo vệ nhóm của mình khỏi những điều như vậy.

Tuy nhiên, điều mà bạn không được nghe kể một cách thường xuyên chính là việc một chuyên gia Scrum giỏi cần phải bảo vệ đội nhóm khỏi sự tự mãn. Các nhóm Agile giỏi luôn không ngừng cải thiện bản thân. Trong khi thì các nhóm khác lại cảm thấy quen, có thể theo một cách vô thức, với những suy nghĩ là họ đã cải thiện đủ rồi. Cũng có thể họ đúng là đã đi nhanh hơn và trở lên tốt hơn rất nhiều so với thời điểm trước khi họ biết đến Agile. Tuy vậy thì những đội nhóm giỏi còn có thể làm tốt hơn thế rất nhiều.

Các chuyên gia Scrum  giỏi luôn luôn bảo vệ nhóm của mình khỏi cái cảm giác khi mà họ cảm thấy không còn gì để học hỏi nữa

7. BỎ TỪ ‘THẤT BẠI’ RA KHỎI TỪ ĐIỂN CỦA BẠN

Thỉnh thoảng tôi sẽ chuyện trò với nhóm mà xem một phân đoạn như là một “phân đoạn thất bại”. Thường thì điều này có nghĩa là nhóm đó đã không thể trình bày được toàn bộ kế hoạch họ đã lên. Tôi khó có thể coi đó là một thất bại đặc biệt nếu như là nhóm đã hoàn thành hầu hết các kế hoạch hay họ đã giải quyết một tình huống nguy cấp đầy khéo léo.

Khi một vận động viên bóng rổ ném quả bóng xuyên qua cái rổ và ghi được điểm, đó được gọi là một cú ghi điểm trực tiếp. Khi mà anh ta trượt, nó được coi như là một nỗ lực ghi điểm trực tiếp. Không phải là một thất bại. Chỉ là một nỗ lực.

Các chuyên gia Scrum giỏi giúp các đội nhóm điều chỉnh suy nghĩ của mình sao cho họ nhận ra được những phân đoạn và tiêu chí không đáp ứng được sự kỳ vọng chỉ là những lần thử nghiệm hơn là những thất bại.

8. ĐÔI LÚC, HÃY TÁN DƯƠNG AI ĐÓ NHƯNG PHẢI LUÔN THÀNH TÂM

Dạo gần đây tôi đã nói với đứa con gái ở tuổi thiếu niên của mình rằng tôi rất tự  hào về con bé. Khuôn mặt của nó sáng lên. Điều đáng lẽ ra là không làm tôi ngạc nhiên. Ai mà không thích nghe người khác nói họ  tự hào về mình ?

Nhưng cái cách mà con bé phản ứng lại khiến tôi nhận ra rằng tôi không nên nói với nó những lời như vậy thường xuyên. Tôi cho rằng điều đó tương đương với việc tôi đang kể cho nó nghe một điều hiển nhiên ví dụ như là “ Con rất cao”. Nhưng tôi đã học được là mọi thứ không phải như vậy.

Đừng đưa ra những lời tán dương không chân thành. Không ai muốn nghe chúng. Tuy nhiên khi mà các thành viên trong nhóm của bạn là việc tốt, hãy cho họ biết điều đó. Đấy chính là cơ hội, bởi lẽ họ đang không được nghe chúng một cách đủ thường xuyên.

9. HÃY KHUYẾN KHÍCH NHÓM ĐẢM NHIỆM CÔNG VIỆC CỦA BẠN

Một nhóm mới tiếp xúc đến Agile sẽ phụ thuộc vào các chuyên gia Scrum  hay huấn luyện viên theo nhiều cách đáng kể . Nhóm có thể không biết làm thế nào để tiến hành các cuộc họp Scrum diễn ra trong vòng chưa đầy 15 phút. Hay họ cũng có thể không hiểu được tầm quan trọng của đan xen công việc hay trở thành một nhóm liên chức năng.

Điều tương tự cũng xảy ra đối với một đội thể thao chưa có kinh nghiệm. Huấn luyện viên bóng đá của những đứa trẻ cần dạy chúng tất cả mọi thứ. Khi những đứa con gái tôi 6 tuổi, huấn luyện viên của chúng sẽ chạy một vòng quanh đường biên và hét lên, “Mau sút và chạy đi!” Nếu như ông ta không làm như vậy, các cầu thủ nhí sẽ quên mất điều đó. Kể cả là khi ông ta chỉ hét lên, đôi khi vẫn có vài đứa trẻ chỉ có ngồi trên thảm cỏ và nhìn chằm chằm về phía cầu môn.

Ngược lại với huấn luyện viên của những đứa trẻ là huấn luyện viên của một đội tuyển tham dự World Cup. Đối với một đội tuyển tham dự World Cup, các cầu thủ đã học được là phải làm gì. Nếu huấn luyện viên đến trễ trong một buổi tập, các cầu thủ đều biết được quy trình của một  bài khởi động. Huấn luyện viên tại World Cup không cần nhắc nhở các cầu thủ phải vừa chạy vừa sút. Nhưng không một đội bóng World Cup nào nói rằng họ hoàn toàn không cần một huấn luyện viên.

Không quan trọng việc một nhóm Agile tốt đến đâu, tôi vẫn cho rằng họ được hưởng lợi từ việc có một chuyên gia Scrum  hay huấn luyện viên. Nhưng những nhóm Agile tốt có thể đảm nhận thay huấn luyện viên của họ phần nào đó là các nhiệm vụ cơ bản như là một phần hành trình của họ nhằm làm chủ các kỹ năng cần có trong việc phát triển sản phẩm.

10. HÃY IM LẶNG VÀ LẮNG NGHE

Một trong những cách thức huấn luyện và hướng dẫn tốt nhất mà bạn sẽ phải làm là im lặng và để cho nhóm của mình tự tìm ra câu trả lời.

Điều này có thể sẽ khó khăn. Nhất là khi bạn chứng kiến nhóm của mình đang chật vật tìm cách giải quyết , sẽ rất bình thường khi bạn muốn nhảy vào và cho họ lời khuyên.. Nhưng nếu bạn giải quyết các vấn đề hay thậm chí là đưa ra những gợi ý một cách quá dễ dàng, các thành viên trong nhóm sẽ chỉ học được việc trông cậy vào bạn để giải quyết mọi vấn đề cho họ.

Tôi không ám chỉ là bạn không thể đưa ra các gợi ý. Bạn là một người thông minh. Nếu không phải, bạn sẽ không thể đảm nhận vai trò mình đang làm. Nhưng một phần để trở thành một chuyên gia Scrum  giỏi là giúp nhóm mình học cách tự giải quyết các vấn đề. Nếu bạn giải quyết mọi vấn đề mà các thành viên trong nhóm đối mặt, họ sẽ không có cơ hội được tự học làm điều đó.