Tài chính là một trong những trụ cột chính của bất cứ doanh nghiệp nào và là yếu tố thiết yếu mang đến thành công cho doanh nghiệp. Hiệu quả kinh doanh và mức tăng trưởng của doanh nghiệp phụ thuộc vào cách quản lý tài chính của doanh nghiệp tốt như thế nào. Trong bài viết này chúng ta hãy cùng tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và vai trò của phòng tài chính trong việc quản lý nguồn tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Phòng tài chính là một bộ phận trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý nguồn tài chính sao cho hiệu quả và kiểm soát nguồn tài chính cần thiết cho tất cả mọi hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
Phòng tài chính có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp có đủ lượng tiền mặt cần thiết phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và đảm bảo doanh nghiệp đang quản lý và sử dụng nguồn tiền hiệu quả nhất cũng như đủ để đáp ứng toàn bộ các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.
Phòng tài chính cần ghi nhận các giao dịch tài chính phát sinh trong doanh nghiệp và tiến hành lập báo cáo tài chính tổng hợp cùng các báo cáo chi tiết về thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo định kỳ, thường là hàng tháng. Việc này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định cấp cao hơn về quản lý tài chính.
Công việc của phòng tài chính ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, vì vậy họ cần kiểm tra và cân đối đúng lúc để đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch tài chính. Thường xuyên đối chiếu giữa tình hình tài chính thực tế so với các báo cáo tài chính. Việc này cần tuân theo đúng các nguyên tắc kế toán. Xác minh tính chính xác là một việc quan trọng vì nó giúp kiểm tra tính chặt chẽ của quy trình và sự trung thực của người xử lý thông tin và quản lý tiền mặt trong doanh nghiệp.
Có rất ít doanh nghiệp có đủ khả năng hoạt động dựa trên doanh thu bán hàng mà họ tạo ra. Thông thường sẽ có lúc chi phí hàng tồn kho và chi phí vay vượt qua mức tiền mặt, và có lúc doanh thu đủ để bù đắp các khoản này. Phòng tài chính có trách nhiệm cân đối các khoản này để công ty không bị thiếu tiền mặt chi trả mà cũng không phải trả quá nhiều chi phí lãi vay.
Phòng tài chính có trách nhiệm đánh giá và thiết lập ngân sách hoạt động cho doanh nghiệp. Đồng thời vạch ra một bản kế hoạch cụ thể liên quan đến các khoản tiền cần phải chi, cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách chi các khoản tiền này và lịch trình hoàn trả các khoản vay.
Phòng tài chính sẽ đảm nhận việc ghi chép, phân tích và diễn giải các giao dịch tài chính hàng ngày của công ty, bao gồm việc theo dõi tất cả các chi phí mua hàng và bán thành phẩm. Trong các công ty mới thành lập, công việc này sẽ do một kế toán thực hiện. Đến khi công ty phát triển hơn, việc này sẽ được chuyên biệt hơn và được giao cho các nhân viên phải thu và phải trả.
Nhiệm vụ của phòng tài chính là quản lý tất cả các dòng tiền ra vào của công ty, đảm bảo công ty có đủ lượng tiền mặt cần thiết để đáp ứng các hoạt động hàng ngày. Việc này cũng bao gồm cả chính sách tín dụng và thu tiền hàng của công ty, đảm bảo rằng nhà cung cấp và chủ nợ được thanh toán đúng hạn và khách hàng cũng thanh toán đúng hạn cho công ty.
Phòng tài chính sẽ làm việc với các nhà quản lý khác để thiết lập ngân sách và đưa ra dự báo tài chính cho doanh nghiệp cũng như phản hồi các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các thông tin này được dùng để đáp ứng nhu cầu tiền mặt của các bộ phận, hoạch định mức nhân sự của công ty, lên kế hoạch mua tài sản…
Phòng tài chính có nhiệm vụ tư vấn cho ban lãnh đạo công ty các phương thức tài chính tốt nhất để đem lại lợi nhuận cao nhất và giúp doanh nghiệp tìm kiếm nguồn tài chính trong dài hạn với chi phí thấp nhất.
Công ty nào cũng phải nộp thuế, và nhiệm vụ của phòng tài chính là xử lý các vấn đề về thuế. Điều này bao gồm việc tạo mối quan hệ tốt với cơ quan thuế và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định pháp luật về thuế.
Nhiệm vụ của phòng tài chính là quản lý các tài sản hiện có của công ty cũng như phân tích và đưa ra lựa chọn các khoản đầu tư mới. Phòng tài chính nên quan tâm đến cả tài sản lưu động chứ không chỉ riêng tài sản cố định. Vốn lưu động của doanh nghiệp cần được quản lý hiệu quả theo hướng tối đa hóa khả năng sinh lời vì nó có ý nghĩa rất lớn đến tính thanh khoản của công ty.
Phân tích và lập báo cáo tài chính là thao tác biến các dữ liệu tài chính thô thành các báo có ý nghĩa, có thể sử dụng và so sánh được. Các báo cáo thường bao gồm thông tin tóm tắt về tất cả các nguồn tài trợ, các khoản chi tiêu và nguồn dự trữ sẵn có cho các hoạt động trong tương lai cùng với một số thông tin phi tài chính khác. Các thông tin này thường được trình bày một cách dễ hiểu và hợp lý để các nhà quản lý có thể hiểu rõ nhất.
Phòng tài chính cung cấp cho ban quản lý công ty các thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định chiến lược như thị trường hay dự án công ty đang theo đuổi, thời gian hoàn vốn, quyết định liên quan đến việc chia cổ tức, phương thức tài chính mang lại lợi nhuận cao nhất, cách phân bổ vốn đầu tư…. Mục tiêu nhằm đảm bảo nguồn tiền được sử dụng tốt nhất.
Có thể thấy, phòng tài chính không chỉ đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệp mà còn đảm bảo hiệu quả kinh doanh và thành công của doanh nghiệp. Bất kỳ công ty nào mong muốn phát triển và tạo ra lợi nhuận nhiều hơn, cần đảm bảo phòng tài chính hoạt động hiệu quả nhất.
Nguồn ảnh: internet