Có hai lưu ý khi viết email bằng bất kỳ ngôn ngữ nào. Đầu tiên là xác định rõ người nhận: đồng nghiệp thân thiết, khách hàng hay lãnh đạo; từ đó có lời chào và câu mở đầu phù hợp, phản ánh được mối quan hệ giữa hai người. Điều thứ hai cần ghi nhớ là nêu rõ mục đích gửi email. Khi mục đích không được đưa ra rõ ràng, người nhận sẽ cảm thấy bối rối và thất vọng. Để tránh bỏ sót yếu tố quan trọng này, bạn nên kết hợp mục đích viết email vào câu mở đầu.

Với hai lưu ý trên, có thể bắt đầu email với các cụm từ/câu sau:

Lời chào phù hợp

1. "Dear [Name]"

Đây là cách chào thích hợp, thường được sử dụng trong thư xin việc, thư mời hợp tác và các giao tiếp khác mà bạn muốn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Ví dụ: "Dear Sam", "Dear Sam Barney".

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các kính ngữ như "Mr." hay "Mrs." nhưng cần lưu ý chỉ sử dụng khi xác định chính xác tình trạng hôn nhân của người nhận thư để tránh nguy cơ bị nhầm lẫn hoặc giả định sai, khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng.

2. "Hi" hoặc "Hello"

Cách chào hỏi thân mật như "Hi" hoàn toàn được chấp nhận trong hầu hết email liên quan đến công việc. Nếu bạn thích giọng điệu trang trọng hơn một chút, hãy cân nhắc sử dụng "Hello".

Dù "hi" và "hello" được coi là cách chào không trang trọng, nó cũng truyền tải một giọng điệu thẳng thắn và thân thiện.

3. "Hi everyone", "Hi team" hoặc "Hi [department name] team"

Khi viết email cho cùng lúc hai người trở lên, bạn có một số tuỳ chọn như "Hi everyone" (Xin chào tất cả mọi người), "Hi team" (Chào cả nhóm) hoặc "Hi [department name] team" (Xin chào [tên bộ phận]).

Đây là những cách thân mật nhưng chuyên nghiệp để chào một nhóm người. Cách chào này cũng tránh những ám chỉ về giới tính cho một nhóm như "Hi guys" (Xin chào các chàng trai), "Hi ladies" (Xin chào các quý cô), "Gentlemen" (Chào các quý ông).

Những câu mở đầu email hấp dẫn

4. "I hope your week is going well"/"I hope you had a nice weekend" (Tôi hy vọng một tuần của bạn diễn ra tốt đẹp/Tôi hy vọng bạn có ngày cuối tuần vui vẻ)

Đây là những câu mở đầu email hiệu quả vì chúng cho thấy bạn quan tâm đến người nhận email trước tiên, giúp xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp bạn đã biết hoặc người bạn muốn phát triển mối quan hệ làm việc thân thiện.

5. "I’m reaching out about ..." (Tôi đang liên hệ về việc ....)

Bắt đầu với "I’m reaching out about ..." là cách lịch sự, trực tiếp và nêu rõ mục tiêu của email. Với hàng trăm email được gửi đi và đến trong một ngày làm việc, câu mở đầu này cho thấy bạn đang quan tâm đến thời gian của người nhận bằng cách đi thẳng vào vấn đề.

Nêu rõ ý định cũng tránh thông tin sai hoặc nhầm lẫn về những gì bạn cần từ người nhận thư.

6. "Thanks for ..." (Cảm ơn vì ...)

Bày tỏ lòng biết ơn là một cách khác để thể hiện sự coi trọng của bạn với người nhận email. Nếu email bạn đang viết là phản hồi email hoặc hành động của người nhận, việc dùng câu này ngay từ đầu là rất hợp lý, thể hiện sự chân thành và cho thấy tình cảm thân thiết của bạn với người nhận.

Dương Tâm (Theo Grammarly)

Theo vnexpress.net