1.Không trả lời email muộn quá 12h kể từ khi nhận được
Đây là quy tắc mình học được từ vị sếp đầu tiên và vẫn luôn áp dụng đến giờ. Người gửi sẽ cực kỳ sốt ruột nếu email gửi đi bặt vô âm tín, nên nếu bạn chưa có câu trả lời hoặc phương án xử lý ngay được, thì vẫn phản hồi lại cho họ nhé - đơn giản là thông báo đã nhận được email, đã tiếp nhận thông tin và hẹn xử lý vào một thời gian cụ thể nào đó.
Công việc đầu tiên mình làm là tư vấn và chăm sóc khách hàng, hồi đầu nhận được email của khách phàn nàn thì sợ lắm, chờ xin ý kiến sếp để giải quyết nên không dám trả lời khách, xong để dồn cục ra đó bị cả khách lẫn sếp mắng. Bây giờ thì khác rồi .
2. Xóa ngay địa chỉ email người nhận
Thỉnh thoảng xu cà na ấn nhầm nút gửi khi email chưa soạn xong là điều ai cũng có thể gặp phải. Nên địa chỉ người nhận luôn là nội dung cuối cùng bạn điền vào email. Nếu là trả lời email gửi đến, hãy xóa ngay địa chỉ người nhận sau khi ấn “reply” nhé. Kiểm tra hết lại nội dung email - tiêu đề đầy đủ chưa, file đính kèm có chưa, chữ ký email có chưa, nội dung từ ngữ chuẩn chỉnh chưa…rồi mới nhập email người nhận nhé.
3. Cố gắng đặt ra thời hạn đối với từng công việc
Khi được giao 1 công việc gì đó, hoặc bạn giao việc cho ai đó, cố gắng đưa ra 1 deadline cụ thể. Gần đến thời hạn mà thấy khả năng làm không kịp thì cũng phải thông báo cho đối phương để họ còn điều chỉnh cả kế hoạch của họ nhé, mình thấy nhiều bạn hay lờ lớ lơ đi với hy vọng bên kia…quên hay sao ý, nhưng mà cách làm này rất thiếu chuyên nghiệp. Kể cả mình trình hồ sơ, báo cáo lên cho sếp là mình cũng đặt ra deadline cho sếp luôn :)).
4. Đừng check email và group chat liên tục
Mình thường chỉ check email và tin nhắn group chat vào 3-4 khung giờ cố định: đầu giờ sáng, đầu giờ chiều và trước khi kết thúc ngày làm việc, để hệ thống và sắp xếp lại công việc. Mình thấy có 1 sai lầm nhiều bạn hay mắc phải, là sợ bỏ lỡ thông tin quan trọng nên hay check thông báo rất thường xuyên. Check email và tin nhắn thường xuyên dễ gây mất tập trung và mệt não cực kỳ, vì đang làm việc này lại cứ phải bận tâm nghĩ sang việc khác, mà nhiều khi chỉ là tin nhắn buôn chuyện thôi á. Nói chung trừ group quan trọng với sếp/đối tác còn lại thì mình tắt noti hết.
Hy vọng những chia sẻ nho nhỏ này hữu ích với các bạn nhé!