Trên đời này, của cải quý giá nhất nhưng cũng dễ đánh mất chính là thời gian. Cuộc đời con người chỉ có một lần, tuy nhiên, không phải ai cũng biết quý trọng thời gian. Làm việc không có kế hoạch chẳng khác nào đang tự lãng phí thời gian mà không đạt được kết quả, chẳng mấy chốc mà tích lũy thời gian của chúng ta sẽ ngày càng vơi.
Vậy, làm thế nào để sử dụng thời gian một cách hiệu quả và đạt được cuộc sống rực rỡ nhất?
Điều quan trọng là khả năng lập kế hoạch, không để thời gian trôi qua lãng phí. Nói một cách đơn giản đó là làm việc, sinh hoạt và học tập theo kế hoạch đề ra để tận dụng hiệu quả thời gian và tránh ôm đồm quá nhiều việc không cần thiết dẫn đến làm việc không hiệu quả.
Ôm đồm quá nhiều việc không cần thiết dẫn đến làm việc không hiệu quả. Ảnh: Aboluowang
Trong công việc, cuộc sống, học tập thường ngày, nhiều người cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc hay làm bất cứ việc gì mà người khác nhờ vả. Tuy nhiên, dù là những việc vặt vãnh từ gọi điện, fax cho khách hàng đến phân loại thông tin… thì cũng đòi hỏi bỏ ra khoảng thời gian nhất định để giải quyết.
Kết quả là họ bận rộn cả ngày, cuối cùng mức lương nhận được chẳng là bao khiến họ dần trở nên mệt mỏi. Những người như vậy thường trước khi làm việc thì không có mục tiêu, không có kế hoạch, sau khi làm việc cũng không có tổng kết và rút ra kinh nghiệm, do đó không có sự tiến bộ.
Làm việc không có kế hoạch dẫn đến không có sự tiến bộ. Ảnh: Aboluowang
Ai cũng có quỹ thời gian 24 giờ/ngày nhưng có người vừa thảnh thơi mà vẫn thành công, có người lại tất bật từ sáng sớm đến tối muộn mà vẫn còn rất nhiều việc cần phải hoàn thành.
Nếu bạn vẫn đang loay hoay sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc và cuộc sống thì hãy cùng tìm hiểu nhanh ma trận quản lý công việc của Dwight D. Eisenhower để đạt được hiệu suất công việc và cân bằng cuộc sống. Trong đó, cụm "quan trọng" và "khẩn cấp" thường xuyên được đề cập.
Để tránh nhầm lẫn, đầu tiên chúng ta cần hiểu đúng về hai khái niệm này.
Cụ thể, công việc quan trọng là những công việc mang tính lâu dài, hướng đến mục tiêu và giá trị cần đạt được. Công việc khẩn cấp là những nhiệm vụ mang tính cấp bách, cần thực hiện ngay lập tức dù có khi bạn chưa sẵn sàng cho việc đó.
Nếu việc "quan trọng" cho phép chúng ta có thời gian bình tĩnh và sắp xếp kế hoạch để thực hiện thì việc "khẩn cấp" đòi hỏi phản ứng nhanh chứ không chờ đợi nhìn hay phân tích tổng thể.
Học cách lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả. Ảnh: Aboluowang
Dưới đây là "6 điều" cần thực hiện để có thể làm chủ được thời gian và làm việc đạt hiệu quả nhất:
1. Lấy giấy bút ra và viết ra 6 điều quan trọng bạn muốn làm vào ngày mai.
2. So sánh theo mức độ ưu tiên, liệt kê theo thứ tự: Đầu tiên là việc quan trọng nhất + khẩn cấp nhất, thứ hai là việc quan trọng + không khẩn cấp, thứ ba là việc không quan trọng + khẩn cấp, và cuối cùng là việc không quan trọng + không khẩn cấp.
3. Mỗi lần, chỉ cần giải quyết các công việc theo dãy thứ tự đã vạch ra.
4. Mỗi ngày chỉ nên làm sáu việc này. Trước khi hoàn thành sáu việc này, tuyệt đối không được làm việc khác, trừ trường hợp đặc biệt.
5. Vào buổi tối, hãy liệt kê sáu việc quan trọng cần làm vào ngày mai, và thực hiện theo phương pháp trên.
6. Trong quá trình thực hiện, nếu bạn chỉ hoàn thành được một việc thì cũng đừng tự trách bản thân, vì bạn đang làm một việc quan trọng nhất!
Vậy trường hợp đặc biệt là gì? Ví dụ, khi bạn đang thực hiện một việc quan trọng nhất + khẩn cấp nhất thì một việc khác quan trọng hơn + khẩn cấp hơn đột nhiên xuất hiện. Lúc này, chúng ta phải tạm dừng việc đang thực hiện và tập trung vào những việc quan trọng hơn + khẩn cấp hơn.
Ví dụ: Ưu tiên những việc như khách hàng quan trọng đột xuất ghé thăm, kho xưởng xảy ra sự cố,… Xong việc mới tiếp tục thực hiện những việc quan trọng + cấp bách đã lên kế hoạch từ ban đầu.
Nếu áp dụng được phương pháp nêu trên, bạn có thể sử dụng thời gian một cách tối đa và hợp lý nhất. Vì bạn đang hoàn thành những việc quan trọng nhất + cấp bách nhất nên hiệu suất đạt được tất nhiên sẽ là cao nhất. Điều này sẽ giúp bạn quản lý công việc tốt hơn, có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong công việc.
*Theo: Sohu