1. To-do list

To-do list (danh sách việc cần làm) là chuyện phải làm mỗi ngày. Cuộc đời rối rắm hay không là do mình, mình sắp xếp đời hay để đời sắp xếp mình cũng do mình. Thế nên, mỗi ngày cũng chỉ có mấy thứ để làm, và nên bắt đầu ngày bằng chuyện sắp-xếp.

Progress: những việc mình đang phụ trách, đang diễn ra

Problem: những vấn đề đang tồn đọng, đang gặp khó khăn, đang phải xử lý

Plan: kế hoạch xử lý những việc trên theo mức độ ưu tiên (quan trọng và gấp — không quan trọng nhưng gấp — quan trọng nhưng không gấp — không quan trọng và không gấp), cần đánh giá được các cấp độ của công việc để sắp xếp chúng vào lịch làm việc.

2. Recap

Tất cả các nội dung trao đổi công việc ở bất kỳ kênh nào đều cần được ghi chép lại. Có thể trình bày đại khái nếu chỉ mình bạn xem mình bạn hiểu, nhưng nếu để đồng nghiệp cùng xem thì nên viết ra văn bản hoàn chỉnh.

Một số công cụ có thể sử dụng để ghi chép: giấy note, sổ tay, google doc, email, chức năng note của điện thoại,…

Không có recap nào nằm ở “trong đầu”, hay “em nhớ mà chỉ không ghi ra”, hoặc “lời-mọi-người-luôn-ở-trong-tim”… Recap là cách nhanh nhất và tốt nhất để trở thành một người làm việc đáng tin cậy.

3. Report

Report (báo cáo) là bản recap một kế hoạch hay một việc gì đó từ ý tưởng cho đến kết quả diễn ra thực tế với các biện giải bằng số liệu thực tế. Bản báo cáo cần đưa ra được những phân tích cụ thể, tại sao kết quả lại như vậy, tại sao tốt, tại sao chưa tốt, cùng với đó là đề xuất hướng giải quyết tiếp theo.

Đừng kết thúc báo cáo bằng “em báo để sếp biết chơi thôi”, nó nên là “em báo để anh/ chị biết và yên tâm, còn lại em làm hết rồi, mọi thứ vẫn ổn, chỗ nào chưa ổn em sẽ báo, cái nào không biết em sẽ hỏi”.

4. Debrief

Sau khi nhận yêu cầu (brief), cần phải hỏi cho rõ (debrief). Nếu không hỏi, tức là mặc nhiên hiểu rõ người giao muốn nhận lại cái gì (deliverable).

Thực tế thì có Trời mới biết người giao việc muốn nhận lại cái gì, đặc biệt là những sản phẩm không-định-hình. Đi mua trà sữa đâu phải chỉ đem về ly trà sữa là được, còn cần phải biết đó là trà sữa hãng nào, loại gì, bao nhiêu đường, bao nhiêu đá, giá thế nào nữa.

5. Solution

– Giải pháp (solution) của em là gì? – Sếp hỏi

+ Dạ, anh là sếp anh mới phải đưa giải pháp. Em là lính, em chỉ làm thôi.

Mới đi làm nói thế thì được. Làm việc đã 3 tháng, 6 tháng mà chỉ thế thôi thì không được. Giải pháp có nhiều cấp độ. Không có cái nào hay hơn hay dở hơn, chỉ có phù hợp hay không.

Tất cả mọi công việc mình nhận đều phải tìm hiểu kỹ và đưa ra giải pháp thực hiện. Không phải chỉ 1, mà nên đưa ra 2 hoặc 3, sau đó đề xuất cái tốt hơn cho cấp trên.

Sếp nghe xong, quyết định không chọn cái nào mà tự đưa ra giải pháp riêng. Đó cũng là việc bình thường. Thẩm quyền của họ là đưa ra lựa chọn phù hợp (make decision). Còn thẩm quyền của mình là đưa ra những lựa chọn đúng với năng lực và trách nhiệm với công việc.

6. Deadline

Kỷ luật bắt đầu từ việc nhỏ. Giữ cam kết là giữ đúng lời hứa với bản thân, thể hiện trách nhiệm với công việc của mình và cộng sự.

Trước tiên cần làm đúng. Làm hay là chuyện sau này. Không làm được thì đừng hứa. Còn nếu không làm tốt được thì phải nói, sau đó tìm giải pháp làm cho bằng được.

7. High standard

Tâm thế tự hài lòng và thỏa mãn với mọi kết quả là thứ dễ giết chết nỗ lực và khát vọng. Đặt cho mình một tiêu chuẩn cao và lấy đó làm động lực để vươn mình cao hơn, giỏi hơn.

Làm thế nào để nâng cao tiêu chuẩn? Kỹ. Chi tiết. Cầu toàn. Nhìn ra bên ngoài để ngưỡng mộ và làm mọi thứ vượt trên kỳ vọng. Nâng cao tiêu chuẩn thì chất lượng mới cải thiện được.