An ninh mạng là vấn đề đáng quan tâm của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong nền kinh tế kỹ thuật số ngày nay. Với việc nhân viên của bạn gửi và nhận hàng trăm tệp mỗi ngày, việc giữ an toàn cho nội dung của chúng nên là ưu tiên hàng đầu của công ty bạn và khách hàng của công ty. May mắn thay, công nghệ cần thiết để bảo vệ các tệp dữ liệu điện tử đã phát triển đáng kể. Adobe Document Cloud đã đóng góp một phần đáng kể trong công tác bảo đảm an toàn cho các tệp dữ liệu số được gửi và nhận liên tục.

Các tài liệu quan trọng gửi đi phải đảm bảo được tính bảo mật cho đến tận tay người nhận. Tài liệu được gửi đi có thể là bản cứng gửi qua đường bưu điện hoặc có thể là tài liệu lưu trữ bằng email và trên cloud, mã hóa và hạn chế quyền truy cập đối với những người nhận được phê duyệt.

Có nhiều cách để chia sẻ tài liệu điện tử bao gồm email, truyền tệp và thư viện tài liệu tập trung được lưu trữ trên đám mây. Các dạng tài liệu kỹ thuật số được sử dụng nhiều nhất là trên email, tệp dựa trên đám mây và PDF, mỗi dạng đều có những lưu ý riêng trong việc bảo mật, đặc biệt nếu tài liệu đó chứa thông tin quan trọng hoặc chữ ký hợp pháp.

EMAIL

Cách phổ biến nhất để gửi các tệp kỹ thuật số có thể là một trong những cách dễ bị tấn công mạng nhất. Email độc hại thường là điểm khởi đầu cho các cuộc tấn công ransomware và lừa đảo.

Có ba chìa khóa để giúp bảo vệ dữ liệu email: mã hóa chính thư, mã hóa các tài liệu đính kèm và bảo vệ các tài liệu đó bằng mật khẩu. Các thông lệ được đề xuất có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng tối thiểu phải tôn trọng các tiêu chuẩn AES , đặc điểm kỹ thuật do Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia Hoa Kỳ đặt ra.

TÀI LIỆU TRÊN CLOUD

Lưu trữ tài liệu trên đám mây có một lợi ích rất lớn là có thể xử lý được các tệp lơn không thể gửi được dưới dạng tệp đính kèm hoặc khi nhiều bên liên quan cần truy cập cùng một lúc. Trái ngược với Email, các tài liệu được lưu trữ trên đám mây được tạo, sửa đổi và có thể bị xóa tại nguồn.

Sau khi tải lên, phải đảm bảo các tệp của bạn được tự động lưu trữ riêng tư cho đến khi quản trị viên gửi một liên kết truy cập an toàn đến những người nhận đã được chọn. Quyền truy cập và quyền chỉnh sửa có thể được quản lý trên cơ sở cá nhân, do đó một số người dùng có thể sửa đổi tài liệu trong những khi những người khác chỉ có thể xem nó ở chế độ “read-only”. Đó là lý do tại sao các nền tảng dựa trên đám mây rất phù hợp để quản lý tài liệu liên quan đến pháp lý, vì chúng hạn chế được bị xâm nhập, giả mạo hoăc sao chép.

Bảo vệ bằng mật khẩu nên thông qua các giải páp chữ ký sô như Adobe Sign bản quyền. Những thứ này không chỉ thay thế giấy tờ và giúp việc ký hiệu quả hơn mà còn cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập tài liệu dựa trên địa chỉ email của mọi người hoặc một số nhận dạng kỹ thuật khác. Khi ký tài liệu bằng chữ ký dựa trên chứng chỉ, danh tính của người ký được xác thực bởi một dịch vụ đáng tin cậy và chữ ký được liên kết mật mã với tài liệu bằng công nghệ cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI).

Tuy nhiên, ngay cả các thư viện tài liệu dựa trên đám mây cũng cần được quản lý thường xuyên. Đảm bảo xóa thông tin và tài liệu mà bạn không sử dụng nữa.

PDF

PDF là định dạng tệp được sử dụng phổ biến nhất để tạo và chia sẻ tài liệu. Các tệp này có thể dễ dàng được mã hóa bằng mật khẩu bảo vệ và bạn có thể áp dụng quyền cho các tệp PDF giới hạn người có thể sao chép, sửa đổi hoặc in thông tin chứa trong các tài liệu này. Dưới đây là 4 chiến lược hiệu quả giúp bạn bảo vệ các tệp PDF tránh khỏi việc bị đánh cắp, thát thoát hoặc truy cập không mong muốn.

1. Thêm mật khẩu vào tệp PDF của bạn – Mật khẩu cung cấp một lớp mã hóa quan trọng cho tệp PDF của bạn, giúp ngăn bất kỳ ai không có thông tin đăng nhập chính xác truy cập vào tệp.
2. Mở rộng khả năng bảo vệ cho các tài liệu Microsoft Office của bạn – Để ngăn những người bên ngoài không mong muốn sao chép tài liệu Word, Excel, PowerPoint hoặc các tài liệu MS Office khác của bạn và tạo chúng thành PDF. Điều này có thể giữ nguyên định dạng ban đầu của chúng. Nó cũng sẽ giúp đảm bảo ngay cả những người không có ứng dụng Office cũng có thể mở và tương tác với tài liệu. Bạn cũng có thể hạn chế quyền chỉnh sửa để giúp đảm bảo không thể thay đổi nội dung.
3. Tùy chỉnh khả năng bảo vệ của bạn – Một số tệp có thể yêu cầu bảo vệ nhiều hơn những tệp khác. Các quyền truy cập tùy chỉnh, chẳng hạn như hành động “Publish Sensitive Information” trong Adobe Acrobat Pro bản quyền, cho phép bạn chỉnh sửa, bảo vệ và lưu tệp với các hạn chế ưa thích của bạn và áp dụng các hạn chế đó một cách tự động.
4. Chuẩn hóa bảo mật cho nhóm của bạn – Bằng cách tạo các chính sách bảo mật tùy chỉnh cho nhóm của mình, bạn sẽ giúp đảm bảo người dùng áp dụng các quyền và bảo vệ bằng mật khẩu chính xác và được phê duyệt cho tệp của họ một cách nhất quán.