1. Các điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến nhóm

Dưới đây là một số điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công việc của nhóm và mức độ hài lòng của nhân viên.

- Chiến lược của tổ chức. Ví dụ, nếu chiến lược của tổ chức là giảm chi phí, tăng chất lượng thì nguồn tài nguyên phân bố cho nhóm để thực hiện công việc có thể sẽ bị cắt giảm, điều này buộc nhóm phải có những thay đổi để duy trì kết quả công việc. Mức độ hài lòng sẽ không tăng, nếu không muốn nói là giảm sút.

- Bộ máy tổ chức. Bộ máy này có cho phép nhóm ra quyết định không? khi làm việc có phải báo cáo cho ai không? Nêú bộ máy quá cồng kềnh và cứng nhắc thì kết quả làm việc của nhóm và sự hài lòng của các thành viên cũng bị ảnh hưởng.

- Các quy định do tổ chức đề ra một cách chính thức sẽ là những ràng buộc cho nhóm khi thực hiện công việc.

- Nguồn lực của tổ chức liên quan đến khả năng tài chính, các trang thiết bị làm việc, thời gian. Nếu nguốn tài chính dồi dào, trang thiết bị làm việc hiện đại, thời gian không quá gấp rút thì hiệu quả làm việc của nhóm sẽ tăng lên.

- Quá trình tuyển chọn nhân sự của tổ chức có phù hợp với nhu cầu hay đặc điểm của nhóm hay không? Nếu không, có thể sẽ xuất hiện những mâu thuẫn phi chức năng trong nhóm.

- Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ thống khen thưởng có khuyến khích, động viên nhóm cố gắng làm việc hay không?

- Văn hóa tổ chức. Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến nhóm như thế nào? .

- Bố trí nơi làm việc có tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên trong nhóm gặp gỡ và trao đổi công việc hay không.

2. Nguồn lực của các thành viên trong nhóm.

2.1 Khả năng.

Khả năng là tập hợp những thước đo qua đó xác định các thành viên có thể làm được công việc của nhóm hay không và hiệu quả thực hiện công việc ở mức độ nào? Những khả năng quan trọng trong làm việc nhóm là:

- Khả năng giao tiếp cá nhân.

- Quản lý mâu thuẫn và giải quyết mâu thuẫn.

- Hợp tác giải quyết vấn đề.

- Thông tin liên lạc.

2.2 Đặc tính cá nhân.

Các đặc tính cá nhân cho thấy người có tính xã hội, cởi mở, linh động và sáng tạo sẽ có mối quan hệ tích cực đến năng suất, tinh thần làm việc và độ vững chắc của nhóm. Ngược lại, những người có tính độc đoán, thích thống trị và không thích tuân theo những quy định sẽ làm giảm năng suất, tinh thần và độ vững chắc này.

3. Cấu trúc của nhóm.

Nhóm không phải là một hình thức vô tổ chức. Nó có cơ cấu hoạt động và từ đó định hình hành vi của các thành viên, đồng thời dự báo các hành vi của nhóm cũng như kết quả công việc của nhóm. Vậy những yếu tố nào góp phần tạo ra cấu trúc một nhóm?

3.1 Người lãnh đạo chính thức.

Mọi nhóm đều cần có người lãnh đạo chính thức. Người này cần có khả năng ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung.

3.2 Vai trò

Vai trò là một tập hợp những hành vi mong đợi dành cho một người đang ở một vị trí nào đó trong một đơn vị xã hội. Trong cuộc sống, chúng ta có thể giữ nhiều vai trò khác nhau. Ví dụ giám đốc một nhà máy điện cần có một số các vai trò để hoàn thành nhiệm vụ của mình: vừa như một nhân viên ngành điện, một kỹ sư điện, vừa là người quản lý công việc của nhà máy. Ngoài ra, ông giám đốc này trong gia đình còn là người chồng, người cha, thành viên của câu lạc bộ tennis... Giữ nhiều vai trò trong cuộc sống đôi khi sẽ gặp phải mâu thuẫn giữa các vai trò. Ví dụ, để là một người cha tốt, giám đốc cần giảm bớt các buổi tiếp khách sau giờ làm việc. Điều này cũng có nghĩa, cơ hội thành công trong nghề nghiệp sẽ bị ảnh hưởng. Vậy vai trò của nhóm ảnh hưởng gì đến kết quả công việc của nhóm? Nghiên cứu cho thấy rằng, nhận thức của người quản lý về công việc của nhóm sẽ ảnh hưởng đến kết quả đánh giá thực hiện công việc. Như vậy, nếu nhận thức về vai trò của nhóm đáp ứng được kỳ vọng của nhà quản lý, nhóm sẽ nhận được những đánh giá cao cho nhiệm vụ nhóm đảm trách.

3.3 Các chuẩn mực.

Mỗi nhóm đều phải hình thành chuẩn mực riêng cho mình. Chuẩn mực cho các thành viên trong nhóm biết những gì họ phải làm hoặc không được làm trong một số tình huống. Ví dụ, không được nói chuyện riêng trong lúc đang thảo luận. Các chuẩn mực của mỗi nhóm, mỗi cộng đồng và mỗi xã hội sẽ khác nhau. Các chuẩn mực chính thức sẽ được viết ra giấy như một cẩm nang của tổ chức, trong đó trình bày những luật lệ, những thủ tục nhân viên phải tuân theo. Tuy nhiên phần lớn các chuẩn mực là không chính thức mà mọi người ngầm quy ước với nhau. Ví dụ, chúng ta không cần ai nói cũng tự biết không nên bàn tán nói chuyện quá nhiều trong khi sếp đang đi kiểm tra, giám sát... Chuẩn mực giúp cho:

- Duy trì sự sống còn của nhóm.

- Tăng khả năng dự đoán hành vi của các thành viên trong nhóm.

- Giảm những quan hệ rắc rối giữa các thành viên trong nhóm.

- Giúp phân biệt các nhóm khác nhau.

Như vậy, nếu biết được các chuẩn mực của nhóm, người quản lý có thể giải thích được hành vi của các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, nếu các chuẩn mực hỗ trợ tích cực cho kết quả công việc, người quản lý có thể hy vọng nhiều vào quá trình thực hiện công việc của từng cá nhân. Tương tự như vậy, tỉ lệ vắng mặt cao hay thấp trong một nhóm cũng phụ thuộc vào chuẩn mực do nhóm đề ra. Tuy nhiên, điều chúng ta cần quan tâm hơn cả là sự tuân thủ các chuẩn mực trong nhóm của các thành viên. Chuẩn mực đề ra mà mức độ tuân thủ không cao thì sẽ ảnh hưởng đến công việc chung. Vậy làm thế nào để các thành viên trong nhóm tuân thủ các chuẩn mực. Điều này phụ thuộc vào ý thức của họ về tầm quan trọng của nhóm. Nếu ý thức là nhóm rất quan trọng với mình thì mức độ tuân thủ sẽ cao. Ngoài ra, nhóm có thể tạo ra những áp lực buộc các thành viên tuân theo.

3.4 Địa vị

Địa vị theo định nghĩa của xã hội là vị trí hay thứ hạng do những người khác đặt ra cho nhóm hay các thành viên trong nhóm. Địa vị có thể đạt được một cách chính thức do tổ chức đặt ra hoặc đạt được một cách không chính thức nhờ vào tuổi tác, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, tính cách mà mọi người đánh giá cao. Người ta chứng minh được rằng địa vị có ảnh hưởng đến sức mạnh của các chuẩn mực trong tổ chức và áp lực tuân thủ các chuẩn mực đó. Ví dụ, các thành viên trong nhóm có địa vị cao thường tự do hơn, ít chịu khuôn phép từ các chuẩn mực của tổ chức và áp lực tuân thủ cũng ít hơn so với các nhóm có địa vị thấp. Những nhóm có địa vị cao thì mức thu nhập cao hơn, quyền lực nhiều hơn. Như vậy, những cá nhân quá nhạy cảm về ý nghĩa công bằng có thể sẽ cảm thấy bất công và giảm bớt nỗ lực làm việc, kéo theo năng suất làm việc giảm sút hoặc họ sẽ tìm những cách lập lại sự công bằng như làm một công việc khác.

3.5 Quy mô

Khi nghiên cứu về quy mô nhóm, người ta nhận thấy rằng nhóm ít người (khoảng 7 người) hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn nhóm đông người (12 người hoặc nhiều hơn). Tuy nhiên, nhóm đông người lại có ưu thế nhờ sự đa dạng của các thành viên. Một trong những phát hiện quan trọng liên quan đến quy mô nhóm là lãng phí thời gian khi làm việc tập thể (social loafing). Sự lãng phí này được hiểu là khi làm việc tập thể cá nhân có khuynh hướng ít cố gắng hơn là làm việc cá nhân, dẫn đến năng suất lao động bình quân của cả nhóm sẽ nhỏ hơn năng suất lao động của từng cá nhân trong nhóm. Tại sao vậy? Nguyên nhân là do có sự so bì bởi có người cho rằng phân công công việc trong nhóm không đồng đều. Bên cạnh đó trách nhiệm trong công việc còn mơ hồ, không cụ thể đến từng người nên các thành viên không có ý thức cố gắng. Cuối cùng hiệu suất của cá nhân cũng sẽ giảm khi họ cảm thấy rằng sự đóng góp của họ không được đánh giá đúng mức.

3.6 Thành phần nhóm.

Hầu hết các hoạt động của nhóm đòi hỏi sự đa dạng về kỹ năng và kiến thức. Như vậy, khi một nhóm không đồng nhất về giới tính, tính cách cá nhân, ý kiến, khả năng, quan điểm thì nhóm đó thường xảy ra xung đột nhưng kết quả thực hiện công việc lại cao. Còn sự khác biệt về chủng tộc và văn hóa cũng sẽ làm cho quá trình thực hiện công việc hay giải quyết vấn đề của các thành viên trong nhóm khó khăn hơn. Tuy nhiên, theo thời gian khó khăn này sẽ giảm dần và mất hẳn.

3.7 Tính liên kết

Tính liên kết thể hiện mức độ gắn kết của các thành viên trong nhóm hay mức độ động viên để các thành viên ở lại làm việc chung. Nghiên cứu cho thấy, sự tương quan giữa liên kết và năng suất lao động còn phụ thuộc vào các chuẩn mực liên quan đến thực hiện công việc do nhóm đề ra. Nếu chuẩn mực này cao và nhóm có tính liên kết cao thì năng suất làm việc của nhóm sẽ cao.

4. Quy trình làm việc nhóm.

Quy trình này cho biết nhóm hoạt động như thế nào. Chúng ta đều thấy 1+1+1 không phải bằng 3 do hiện tượng lãng phí thời gian làm việc tập thể. Quy trình làm việc nhóm sẽ góp phần cải thiện sự lãng phí này. Quy trình nhóm bao gồm giao tiếp để trao đổi thông tin, quá trình ra quyết định trong nhóm, hành vi của người lãnh đạo, quyền lực và xung đột trong nhóm.