Bài viết này là một phần của Contently’s Accountable Content Series, một bộ sưu tập các bài báo, hội thảo online, nghiên cứu tình huống và sự kiện mà chúng tôi đã thiết kế để giúp các nhà tiếp thị truyền tải được sức ảnh hưởng của thương hiệu và kết quả kinh doanh bằng nội dung. Để xem thêm nội dung trong loạt bài này, hãy nhấp vào đây.

Trước khi tham gia Contently, tôi đã làm việc về chiến lược kỹ thuật số cho một số tạp chí hàng đầu thế giới. Nói cách khác, tôi đã dành phần lớn thời gian của mình để thuyết phục các thương hiệu như Vogue, Glamour và GQ chấp nhận xuất bản trực tuyến — và điều đó không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Để thuyết phục các nhà điều hành trường in cũ áp dụng chiến lược kỹ thuật số, trước tiên tôi phải tìm hiểu cách các bộ phận của họ tạo ra nội dung. Và tôi nhận ra rằng quá trình biên tập của họ tiêu tốn rất nhiều công sức.

Đó là một khối lượng công việc khổng lồ. Dù có nhiều nhân viên sản xuất nội dung cho “Vogue House”, các giám đốc điều hành vẫn thuê các dịch giả tự do để viết các tính năng chuyên sâu cho Vogue. Việc chỉ vận hành một vài phần nội dung tự do mỗi tháng tốn nhiều thời gian đến nỗi nhiều tạp chí đã phải dành toàn bộ công việc để điều phối chúng. Một biên tập viên được vận hành thường sẽ dành khoảng 160 giờ mỗi tháng để các dịch giả tự do tạo ra tối đa chỉ sáu bài báo.

Phát hiện đó cứ luẩn quẩn trong đầu tôi mãi.

Ngày nay, nếu bạn là một nhà tiếp thị đang cố gắng điều hành một nhóm sản xuất nội dung, thì sự mất thời gian đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của bạn. Nếu bạn đã dành cả giờ để tìm những người hỗ trợ bên ngoài và chỉnh sửa công việc của họ, bạn sẽ không có thời gian để tạo nội dung hỗ trợ bán hàng, phân tích dữ liệu tương tác, phát triển chiến lược nội dung dài hạn hoặc thậm chí là việc viết ra câu chuyện của chính bản thân.

Nhưng chức năng biên tập vẫn đóng vai trò khá quan trọng. Trừ khi bạn có ngân sách đủ lớn để thuê một nhóm các nhà văn nội bộ, các dịch giả tự do là một phần thiết yếu trong hoạt động của bạn. Hiện tại, chúng tôi cho rằng bạn có thể tự mình xử lý tất cả những trách nhiệm đó, miễn là bạn đầu tư vào công nghệ tiếp thị phù hợp.

Để cho bạn thấy điều này xảy ra như thế nào trên cơ sở từng câu chuyện, tôi quyết định xem xét kỹ hơn thời gian mà các nhà tiếp thị và biên tập viên cam kết cho các dịch giả tự do của họ. Dưới đây là so sánh thời gian bạn mất để hoàn thành một nội dung với một freelancer so với thời gian sử dụng Contently.

• Tìm đúng người hỗ trợ

- Tự làm: 2 giờ

Nếu bạn đang bắt đầu lại từ đầu, hãy dành ít nhất vài giờ để tìm kiếm những freelancers mới.

Một số nhà tiếp thị kỳ cựu có thể tìm được các freelancers viết nội dung phù hợp với thương hiệu của mình. Nhưng nếu không, bạn có thể sẽ phải đưa ra khảo sát trên các kênh mạng xã hội và thực hiện nghiên cứu trực tuyến đối với các freelancers đã viết về cùng chủ đề mà thương hiệu của bạn đề cập.

Thách thức lớn ở đây sẽ không phải là việc tìm ra những cây viết tài năng. Việc nhận dạng được cách viết của freelancers mới là quan trọng (bởi có khá nhiều người chỉ có thể sáng tạo và làm việc trong một phạm vi nhất định) . Chẳng hạn, nếu bạn cần một nhà báo có kinh nghiệm, người có thể thích nghi trong một cuộc phỏng vấn với giám đốc tài chính nghiêm khắc thì sao? Các nhà báo thường không đưa phần "giỏi phỏng vấn những người nóng tính, thô lỗ" vào hồ sơ LinkedIn của họ.

- Với Contently: Chỉ 15 phút

Quy trình tiếp nhận của Contently bao gồm nội dung chiến lược data-driven (data-driven: đề cập đến việc sử dụng dữ liệu để cung cấp thông tin giúp bạn ra quyết định nhanh hơn). Một phần trong số đó bao gồm việc quản lý một nhóm cộng tác viên từ mạng lưới hành nghề tự do của chúng tôi, những người có chuyên môn phù hợp để đáp ứng bất kỳ yêu cầu nào, cho dù chúng cụ thể và yêu cầu tính chuyên môn đến đâu.

Tất cả những người hỗ trợ này đã được xem xét trước khi được thêm vào danh sách đưa đến cho bạn. Nhóm tài năng của chúng tôi đưa những dịch giả tự do này trải qua bốn vòng kiểm tra nghiêm ngặt. Chúng tôi đọc lại các tác phẩm của họ, xem xét tiêu đề xuất bản, đưa họ qua một khóa đào tạo và điều hành tác phẩm đã xuất bản thông qua Tone Analyzer để đảm bảo chúng phù hợp với tiếng nói thương hiệu của bạn. Tùy thuộc vào ngành của bạn, chúng tôi có thể đã làm việc với họ trước đây và có dữ liệu hiệu suất để chứng thực thêm cho quyết định của mình.

Bạn chỉ cần xem qua danh sách và bắt đầu suy nghĩ về những câu chuyện thương hiệu đang hướng đến.

• Xác định câu chuyện và kiểm tra tính khả dụng

- Tự làm: 1 giờ

Câu chuyện càng ngắn gọn, súc tích thì bạn càng ít phải chỉnh sửa. Bạn muốn bao nhiêu từ? Bạn yêu cầu bao nhiêu hình ảnh? Tác giả có thể sử dụng ngôi thứ nhất không? Nói về gì, giọng điệu ra sao? Mục tiêu là tăng nhận thức về thương hiệu, làm chủ suy nghĩ của khách hàng hay chuyển đổi phân khúc? Một bản tóm tắt tốt sẽ truyền đạt tất cả thông tin này và hơn thế nữa.

Giả sử bạn có thông tin liên hệ chính xác của một freelancer — điều này không phải lúc nào cũng đúng — bạn có thể sẽ liên hệ qua email, LinkedIn hoặc Twitter. Đi theo tuyến LinkedIn, quy trình trông giống như sau: Gửi một InMail, trong đó bạn sẽ cần mô tả dự án đủ chi tiết để yêu cầu họ phản hồi. Điều này thường khó hơn nếu người làm nghề tự do có công việc ổn định từ các cơ quan biên tập như Wired và The New York Times Magazine.

Giả sử bạn và người viết đồng ý kiến với nhau — bạn vẫn phải lo lắng về lịch biểu. Có thể bạn bắt đầu ngay sau khi gửi mal, hoặc có thể người viết gửi email cho bạn một câu trả lời như sau: “Nghe hay đấy, nhưng tôi đang ở Alaska để dự đám cưới của anh rể và đang làm việc cho một dự án khác, vì vậy tôi chỉ có thể nhận việc này  sau hai tuần nữa. Như vậy có ổn không? ”

Khi freelancer ấy trở về từ Alaska, cô ấy sẽ đặt ra một loạt câu hỏi. Cô ấy sẽ muốn biết về chính sách trực tuyến, quyền phân phối và quy trình phê duyệt. Liệu cô ấy có cần phải phê duyệt các nguồn của mình trước khi phỏng vấn không? Bạn mong đợi bao nhiêu vòng sửa đổi cho một mức giá đã định? Nhân tiện, cách quay vòng để được thanh toán là gì?

* Lưu ý: Ước tính cần mang tính thận trọng. Đừng trông chờ vào việc nhận được phản hồi từ một freelancer ngay lập tức. Có thể mất vài ngày, đây sẽ là một vấn đề lớn nếu dự án của bạn gấp gáp về mặt thời gian.

- Với Contently: 15 phút

Biên tập viên thương hiệu của bạn sẽ giao câu chuyện trực tiếp cho một người viết trong danh sách đã gửi cho bạn — người đã được đào tạo để chấp nhận hoặc từ chối dự án trong vòng 24 giờ — hoặc chia sẻ nó cho một nhóm các nhà văn có liên quan, những người đều mong muốn nhận được những thông tin đầu tiên.

Chúng tôi cảm thấy điều quan trọng là phải xây dựng một nơi biến những kỳ vọng của người làm nghề tự do thành hiện thực, vì vậy sau khi bạn đưa ra được các điều kiện của mình — và người quản lý tài khoản của bạn nhập thông tin này vào hệ thống — việc này hoàn toàn không tốn một ít công sức nào. Các nhà văn xem xét các điều khoản của bạn trước khi nhận nhiệm vụ. Ngoài ra, tất cả các cộng tác viên của chúng tôi đều ký vào Điều khoản và Điều kiện trước khi tham gia vào mạng lưới người làm nghề tự do, vì vậy, bạn sẽ được cung cấp thông tin về các chi tiết pháp lý thực tế.

Vượt khỏi câu chuyện chỉ nói về chuỗi cung ứng, chúng tôi cung cấp dữ liệu hướng dẫn các dịch giả tự do. Tone Analyzer của chúng tôi chạy phân tích nội dung và đánh giá “tiếng nói” chung của bạn dựa trên năm đặc điểm khuôn khổ: tính biểu cảm, hình thức, sự thể hiện, thẩm quyền và cảm xúc. Sau đó, nó cho bạn biết, trên cơ sở từng câu chuyện, văn bản đó phù hợp với tiêu chuẩn đã đưa ra như thế nào.

• Quản lý sản xuất nội dung

- Tự làm: 45 phút

Là người chịu trách nhiệm về hoạt động nội dung của chính mình, nhiệm vụ của bạn là duy trì tính toàn vẹn của thương hiệu. Bạn phải chú ý đến mọi thứ, từ SEO đến đạo văn đến nhúng đa phương tiện thích hợp. Những trách nhiệm đó đi sâu vào các nhiệm vụ thực sự cụ thể có thể tiêu tốn thời gian, chẳng hạn như kiểm tra kỹ để đảm bảo các siêu liên kết hoạt động chính xác và chuyển đến các nguồn uy tín. Tùy thuộc vào đối tượng của bạn đến từ đâu, bạn thậm chí có thể phải xem trước nội dung cho cả máy tính để bàn và thiết bị di động để đảm bảo nội dung đó được định dạng chính xác trên các thiết bị khác nhau.

- Với Contently: 15 phút

Chỉnh sửa là cả một quá trình. Không có giải pháp công nghệ nào có thể thay thế yếu tố con người trong việc làm sống động và sáng tạo một bài báo. Tuy nhiên, công nghệ có thể thực sự hữu ích để xác định các vấn đề chung để các editor có thể sửa chữa để đem lại hiệu quả cao hơn.

Trong tính năng Hỗ trợ thương hiệu (Brand Assist) của chúng tôi, cộng tác viên và biên tập viên có thể biết chính xác vị trí của họ bằng cách sử dụng liên kết bị hỏng hoặc giọng nói thụ động. Với những hình ảnh chi tiết về những chi tiết cần được kiểm tra nghiêm ngặt, các biên tập viên có thể bắt tay ngay vào việc giải quyết các vấn đề.

Ngoài ra, Contently có chính sách không khoan nhượng đối với hành vi đạo văn. Để đảm bảo nội dung là bản gốc 100%, chúng tôi quét từng câu chuyện bằng công nghệ đạo văn và yêu cầu nhân viên duyệt phần mềm.

Trong thời đại tối ưu hóa lên ngô, chúng tôi có các công cụ SEO kiểm tra mức độ liên quan giữa tiêu đề, vị trí từ khóa và ước lượng được thời gian xấp xỉ để đọc hết bài báo ấy. Khi bạn đã đảm bảo tác phẩm được tối ưu hóa — bạn có thể đẩy nó thẳng đến CMS của mình.

• Trả tiền cho người hỗ trợ

- Tự làm: 1 giờ

Theo truyền thống, bạn phải yêu cầu một hóa đơn, xem xét nó, sau đó nộp cho một người nào đó trong bộ phận kế toán của bạn. Thanh toán hiếm khi nhanh chóng và dễ dàng khi bạn phải theo dõi các khoản thuế. Tùy thuộc vào số lượng dịch giả tự do bạn sử dụng hoặc các phần nội dung bạn sản xuất, rắc rối này nhanh chóng tăng lên.

- Với Contently: 0 phút

Chúng tôi có một thẻ giá tiêu chuẩn mà tất cả những người hỗ trợ nhìn thấy khi họ đăng ký. Điều đó có nghĩa là không có những cuộc thương lượng khó xử với các dịch giả tự do.

Trong giai đoạn phân công, Biên tập viên thương hiệu của bạn sẽ xem xét thẻ giá của bạn và thêm số tiền phù hợp vào quy trình làm việc. Sau khi cộng tác viên của bạn gửi bản nháp, mức phí sẽ được thanh toán ngay lập tức thông qua PayPal, công ty xử lý thuế.

Tổng thời gian:

• Tự làm: 4 giờ 45 phút
• Với Contently: 45 phút

Tiết kiệm bốn giờ cho mỗi phần nội dung là một khối lượng thời gian khổng lồ. Khi bạn thu hút những cộng tác viên mới để mở rộng quy mô hoạt động nội dung của mình, con số đó có thể tăng lên đến mức bạn không đủ thời gian để xử lý các trách nhiệm chính của mình. Điều gì xảy ra nếu sau tất cả những điều đó, chiến dịch của bạn không hoạt động? Chi phí đầu vào để tìm một người tốt hơn và giải thích thương hiệu của bạn quá cao. Như Vogue, GQ và phần còn lại của các nhà xuất bản báo in sẽ cho bạn biết, chạy một ấn phẩm hàng đầu là một trò chơi nghiêm túc về con số. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn tính toán kĩ càng trước khi bắt đầu đầu tư.

----------
Tác giả:  Alli Manning

Link bài gốc: How to Save 4 Hours on Every Piece of Content You Create

Dịch giả: Nguyễn Trần Khánh Thư- ToMo - Learn Something New