Không phải ai cũng chọn điểm bắt đầu chặng đường của mình là trở thành một biên tập viên.

Chỉnh sửa là một công việc bạc bẽo, tẻ nhạt. Và đó cũng là kỹ năng quan trọng nhất mà bất kỳ giao tiếp viên nào cũng có thể trau dồi.

Dưới đây là 14 cách để tạo bản sao thoáng đãng hơn, đồng thời hoàn thành tốt công việc của bạn hơn:

1. ĐẶT MÌNH VÀO HOÀN CẢNH CỦA KHÁN GIẢ

Trừ khi bạn đang giữ một tạp chí, đừng viết cho chính mình đọc. Hãy điều chỉnh nội dung của bạn theo nhu cầu và sở thích của độc giả. Trước hết, trong và sau khi bạn viết một cái gì đó, hãy tự hỏi: Những độc giả thân thiết của chúng ta có thấy điều này thú vị không?

Hãy xem xét lợi ích và vấn đề của một độc giả điển hình. Phần bạn viết có trả lời được câu hỏi liên quan không? Liệu họ có nhấp vào tiêu đề này không?Bài viết của bạn ở trên hay dưới mong muốn của họ? Câu trả lời của bạn sẽ giúp bạn phục vụ nhu cầu của độc giả.

2. ĐỌC TO BÀI VIẾT CỦA BẠN

Việc đọc to tác phẩm của bạn sẽ tạo nên sự chú ý đến những cụm từ lộn xộn, từ bị sử dụng sai, lỗi chính tả và cấu trúc câu phức tạp. Đó là một cách tuyệt vời để duyệt lại tác phẩm của bạn với đôi mắt (và đôi tai) mới sau hàng giờ ngồi viết lách.

Việc đọc to cũng hỗ trợ nhiều hơn trong việc sửa đổi câu cú của bạn. Bạn có thể dễ dàng phát hiện ra những điểm yếu trong giọng văn thật của mình - vào cái khoảnh khắc mà bài viết  của bạn không giống như lời nói của “bạn” nữa. Bạn cũng có thể khám phá những cơ hội để thể hiện nhịp điệu và nhịp độ từ bài viết của chính mình.

Nếu bạn không muốn đọc to tác phẩm của mình, thì Đọc & Viết - một tiện ích mở rộng hữu ích của Chrome - sẽ hỗ trợ bạn trong việc này.

3. TỐI GIẢN HÓA NHỮNG GÌ BẠN VIẾT

Nên cắt giảm 10- 15% những gì bạn viết. Đừng tuyệt vọng. Giảm thiểu những chi tiết nhỏ nhặt vào bản thảo đầu tiên sẽ khiến cho văn bản của bạn gọn gàng hơn, thoáng đãng hơn, và hiệu quả hơn.

Tìm kiếm các câu bị lặp đi lặp lại, lỗi chuyển tiếp yếu, những đoạn sáo rỗng, không cần thiết. Hãy cắt hoặc sửa đổi bất cứ từ ngữ nào không mang lại ý nghĩa cho bài viết của bạn.

Đây là những lợi ích SEO để tạo nội dung dài hơn, nhưng đừng bao giờ ưu tiên số lượng hơn chất lượng.

4. DẬP TẮT CÁI TÔI TRONG LỐI HÀNH VĂN CỦA BẠN

Một lần nữa, hãy đặt mình vào cảm giác của độc giả. Quan điểm đó giúp bạn phục vụ đúng nhu cầu của độc giả, hơn là phục vụ cho chính bạn. Chỉnh sửa kỹ lưỡng bài viết của bạn - hãy cung cấp một phiên bản ngắn gọn, rõ ràng và hợp lý nhất cho nội dung mà bạn viết - sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khán giả của bạn.

Bám vào cái tôi sẽ cản trở bạn trong việc trở thành một nhà văn, đồng thời ngăn bạn khỏi việc tạo ra những tác phẩm xuất sắc. Hãy đặt độc giả của bạn lên hàng đầu, và những bài viết có sức tác động lớn hơnsẽ mang lại kết quả tích cực nhất.

5. RÚT NGẮN ĐOẠN VĂN

Những người chuyên nói tiếng Anh sẽ thích tìm đọc những đoạn văn ngắn hơn và câu cú dễ hiểu hơn. Bộ não con người luôn tìm kiếm các khoảng ngắt nghỉ  trong văn bản một cách tự nhiên, và sử dụng các khoảng dừng để diễn giải những gì vừa đọc. Nếu bạn cứ tiếp tục viết lan man dài dòng, thì độc giả có thể sẽ rời bỏ bạn.

Hầu hết các câu nên nằm trong phạm vi 20 đến 25 từ. Đối với các đoạn văn, không có độ dài nào là “hoàn hảo”. Hãy cứ giới hạn bản thân vào một ý tưởng cho mỗi đoạn văn, và chia các ý tưởng ấy thành các phần ngắn gọn, dễ hiểu.

6. CHIỀU DÀI VÀ CẤU TRÚC CÂU KHÁC NHAU

Hầu hết các câu chứa tối đa 25 từ, nhưng đừng ngại làm rối tung lên. Cứ chèn thêm một lời khẳng định thật súc tích, nhấn mạnh ở chỗ này và chỗ kia. Hãy dồn tất cả vào trong một câu chứa 30 từ.

Những biến thể này sẽ tạo nên một nhịp độ đọc dễ chịu, và khiến độc giả chú ý.

7. TRÁNH DÙNG TRẠNG TỪ

Hãy nhớ lấy câu này, được lấy cảm hứng từ Stephen King: Nếu cứ sử dụng trạng từ trong bài viết của mình từ đầu, sớm muộn gì bạn cũng phải hối hận.”.

Hãy đọc lại bài viết  của bạn để tìm ra các trạng từ nhạt nhẽo, chẳng hạn như, “rất”, “hoàn toàn”và “thực sự” Hãy tìm những cách cụ thể để tạo sự nhấn mạnh mà không cần sự xuất hiện của trạng từ trống rỗng như “vô cùng” hoặc “hết sức”.

8. SỬ DỤNG BIỆT NGỮ

Hãy cẩn thận khi sử dụng các thuật ngữ và từ viết tắt cụ thể trong ngành. Hãy kết hợp ngôn ngữ của bạn sao cho khớp với trình độ hiểu biết của khán giả, và lỗi ở khía cạnh rõ ràng.

Đừng nhầm lẫn giữa một từ “được ưa thích”  với một từ chính xác. Tránh các từ như kiểu “sử dụng” hoặc “tận dụng”,  trong khi chỉ cần sử dụng từ “dùng” là xong.

Khi đang chỉnh sửa bài viết, hãy tự hỏi: “Ngôn ngữ này đã là dạng cụ thể nhất có thể chưa? Có  từ nào đơn giản hơn mà vẫn truyền đạt cùng một ý tưởng không? Nếu có, hãy sử dụng từ đơn giản ấy.

9. KHÔNG NHẤT THIẾT PHẢI VIẾT Ở DẠNG BỊ ĐỘNG. TRÁNH DÙNG DẠNG BỊ ĐỘNG TRONG CÂU

Xác định các trường hợp khi động từ tác động lên chủ ngữ. Ví dụ, trong bài phát biểu, “Bài viết này được viết bởi tôi”, chủ đề (“bài viết này”) chịu tác động từ động từ “viết”.

Bạn có thể chuyển lại câu thành dạng chủ động bằng cách hoán đổi “bài viết này” với danh từ thực hiện hành động. Câu mới, mang tính chủ động của bạn sau đó sẽ như thế này, ”Tôi đã viết bài viết này”. Câu mới này có tính trực tiếp và súc tích hơn.

Phần mềm kiểm tra ngữ pháp tự động không phải lúc nào cũng có thể  phát hiện ra các loại lỗi này. Hãy kiểm tra lại các câu của bạn để tìm và sửa lại những câu mang tính chất bị động động

10. LOẠI BỎ TỪ KHÔNG CẦN THIẾT

Những từ và cụm từ như “đó là”, “để có thể” (thay vì “để”) và “có lẽ có khả năng là” (thay vì “có lẽ”) sẽ tạo nên những câu văn dư thừa mà không bổ sung thêm được ý nghĩa nào cả. Đừng ngại loại bỏ những từ không cần thiết - tất cả chỉ để giúp bài viết rõ ràng hơn mà thôi.

11. CỨ TỪ TỪ MÀ VIẾT

Một số nhà văn dành tới 6 tiếng đồng hồ để viết một bài blog gồm 1,500 từ. Đó không phải do họ lười biếng hay quản lý thời gian kém. Họ mất tới 6 tiếng vì họ không vội vàng trong bất kỳ công việc nào.

Việc chỉnh sửa thường được xem như là một suy nghĩ sau khi hành động đã xảy ra, nhưng đó lại là yếu tố quan trọng để tránh xảy ra việc phải chỉnh sửa thêm về sau. Đừng chỉ lướt qua bài viết của bạn và coi vậy là xong việc. Hãy chậm lại, hợp lý hóa bố cục và làm rõ sự nhàm chán trong bài viết của bạn.

12. SỬ DỤNG MỘT TRÌNH SOẠN THẢO SAO CHÉP

Đùng ngại gọi một chuyên gia.

Nếu bạn không thể thuê một biên tập viên, hãy xem xét một bộ công cụ như Grammarly. Trình quét ngữ pháp sẽ kiểm tra lỗi theo từng từ mà bạn nhập, hoặc ở bất cứ vị trí nào mà bạn nhập -  ngay cả trong email.

Trình kiểm tra ngữ pháp là những công cụ tuyệt vời, nhưng các biên tập viên được đào tạo kỹ lưỡng có thể nâng tầm công việc của bạn bằng một tác động không thể thay thế của con người về mặt bối cảnh và sự sáng tạo. Để tạo sự nổi bật cho nội dung của bạn so với những bài viết tầm thường, hãy nhờ tới sự hỗ trợ từ các phần mềm chỉnh sửa chuyên nghiệp.

13. LOẠI BỎ CÁC ĐỘNG TỪ VÀ TÍNH TỪ KHÔNG CÓ SỨC TÁC ĐỘNG

Tìm kiếm những từ ngữ làm bài viết của bạn trở nên nặng nề.

Những động từ yếu bao gồm các động từ nối hoặc động từ mô tả trạng thái hiện hữu. Trong câu nói, “Những Marketer dường như muốn biết đây có phải sự thật không”, cụm từ “dường như” thể hiện sự không chắc chắn. “Các Marketer  muốn biết liệu đây có phải là sự thật không” Nói theo hướng “Các Marketer cần bằng chứng” thậm chí còn trực diện hơn.

Tính từ yếu được ngầm coi như những thứ dư thừa, chẳng hạn như “giống y như vậy” và “xu hướng hiện tại”. Và nếu một danh từ thể hiện ý nghĩa đúng đắn mà không cần tính từ bổ trợ, thì hãy cứ bỏ qua tính từ thừa ấy.

Cần tìm thêm các từ ngữ có sức tác động cao hơn để bài viết của bạn được đánh giá cao hơn? Hãy tham khảo một số từ trong danh sách dưới đây:

14. MANG CHẤT RIÊNG VÀO BÀI VIẾT CỦA BẠN

Việc tuân thủ các quy tắc ngữ pháp và văn phong làm cho văn bản của bạn có sức tác động mạnh mẽ hơn, nhưng đừng để những cấu trúc cứng nhắc làm giảm ý tứ mà bạn muốn thể hiện.

Có lẽ bạn sở hữu một bộ óc hài hước táo bạo. Có lẽ bạn muốn bắt đầu nội dung của mình bằng một giai thoại, hoặc một yêu cầu đầy khiêu khích. Hãy nắm chắc những điểm nhấn sáng tạo, đồng thời tinh chỉnh giọng văn độc quyền của bạn trước người đọc.

Những bài viết mang tính cá nhân, đáng nhớ sẽ thu hút những độc giả cũ và tạo dựng tiềm năng cho bạn sau này. Nếu độc giả yêu thích và tin tưởng lối hành văn của bạn, họ sẽ chọn nội dung của bạn để làm mẫu vào lần tiếp theo họ cần ý kiến ​​từ chuyên gia.

Hãy khiến cho mỗi từ ngữ được viết ra xứng đáng với giá trị mà nó mang lại. Độc giả của bạn không có thời gian cho những thứ linh tinh. Hãy cho họ đọc được nội dung chính, ngay cả khi bạn phải chỉnh sửa toàn bộ mọi thứ trước khi nhấn nút “Đăng Tải”.