Bạn có đánh giá mình là người có năng suất cao không?

Chúng tôi đã học được rất nhiều về năng suất cá nhân và điều gì làm cho một số người làm việc hiệu quả hơn những người khác. Năm ngoái, chúng tôi đã đưa ra một cuộc khảo sát để giúp các chuyên gia đánh giá năng suất cá nhân của chính họ - được định nghĩa là những thói quen gắn liền với việc hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn mỗi ngày. Cuộc khảo sát tập trung vào bảy thói quen: phát triển thói quen hàng ngày, lên kế hoạch cho lịch trình của bạn, đối phó với các thông điệp, hoàn thành nhiều việc, điều hành các cuộc họp hiệu quả, rèn luyện các kỹ năng giao tiếp và giao nhiệm vụ cho người khác.

Sau khi sàng lọc dữ liệu, chúng tôi đã có được một bộ câu trả lời hoàn chỉnh từ 19.957 người trả lời trên sáu lục địa. Khoảng một nửa là cư dân của Bắc Mỹ; 21% khác là cư dân châu Âu và 19% là cư dân châu Á. 10% còn lại bao gồm các cư dân (theo thứ tự giảm dần) từ Úc, Nam Mỹ và Châu Phi.

Khảo sát của chúng tôi có giới hạn - ví dụ, người trả lời là một mẫu độc giả tự chọn của HBR.org và xếp hạng là tự đánh giá thói quen thay vì các biện pháp khách quan về năng suất của người dân. Tuy nhiên, chúng tôi tin rằng kết quả khảo sát cung cấp những hiểu biết hữu ích về thói quen năng suất quan trọng và những thách thức mà các chuyên gia phải đối mặt.

Ba mô hình chung nổi bật:

• Thứ nhất, làm việc nhiều giờ hơn không nhất thiết có nghĩa là năng suất cá nhân cao hơn. Làm việc thông minh hơn là chìa khóa để hoàn thành nhiều công việc ưu tiên hàng đầu của bạn mỗi ngày.
• Thứ hai, tuổi tác và thâm niên có mối tương quan cao với năng suất cá nhân - các chuyên gia lớn tuổi và có thâm niên lâu năm sẽ có năng suất cao hơn so với các đồng nghiệp trẻ hơn và ít năm kinh nghiệm.
• Thứ ba, điểm năng suất tổng thể của các chuyên gia nam và nữ gần như giống nhau, nhưng có sự khác biệt về giới tính trên các thói quen đặc biệt thúc đẩy năng suất cá nhân.

Cụ thể hơn, chúng tôi thấy rằng các chuyên gia có điểm năng suất cao nhất có xu hướng làm tốt trên cùng một cụm thói quen. Họ lên kế hoạch cho công việc của họ dựa trên các ưu tiên hàng đầu của họ, và sau đó hành động với một mục tiêu xác định. Họ đã phát triển các kỹ năng hiệu quả để quản lý một khối lượng lớn thông tin và nhiệm vụ. Và họ hiểu nhu cầu của các đồng nghiệp của họ - cho các cuộc họp ngắn, liên lạc nhanh nhạy và hướng dẫn rõ ràng.

Hãy đi sâu hơn vào kết quả khảo sát. Về địa lý, điểm năng suất trung bình của người trả lời đến từ Bắc Mỹ nằm ở tầm trung , mặc dù người Mỹ có xu hướng làm việc nhiều giờ hơn. Điểm số ở Bắc Mỹ thấp hơn đáng kể so với điểm năng suất trung bình của người trả lời từ Châu Âu, Châu Á và Úc. Mặt khác, điểm số ở Bắc Mỹ cao hơn đáng kể so với điểm năng suất trung bình của cư dân Nam Mỹ và Châu Phi (mặc dù nhớ lại đây là những khu vực chúng tôi có ít dữ liệu nhất).

Đi sâu vào dữ liệu, chúng tôi thấy điểm năng suất cao hơn ở Châu Âu, Châu Á và Úc bị thúc đẩy bởi những thói quen mạnh mẽ trong các lĩnh vực như lịch trình hàng ngày, không liên tục kiểm tra tin nhắn, tập trung sớm vào sản phẩm cuối cùng và suy nghĩ cẩn thận trước khi đọc hoặc viết .

Mặc dù khảo sát của chúng tôi đã đưa ra sự khác biệt đáng kể về điểm năng suất theo lục địa, nhưng nó cho thấy sự khác biệt tối thiểu giữa điểm trung bình của người trả lời nam và nữ. Nhìn chung, những người được hỏi là 55% nam và 45% nữ.

Tuy nhiên, có một số khác biệt đáng chú ý trong cách phụ nữ và đàn ông quản lý để có năng suất cao như vậy. Phụ nữ có xu hướng đạt điểm đặc biệt cao khi điều hành các cuộc họp hiệu quả - phụ nữ có nhiều khả năng hơn nam giới gửi chương trình nghị sự trước, giữ các cuộc họp dưới 90 phút và kết thúc các cuộc họp với một thỏa thuận về các bước tiếp theo. Phụ nữ cũng có nhiều khả năng nói rằng họ đã chuẩn bị lịch vào tối hôm trước và trả lời kịp thời những email quan trọng.

Ngược lại, đàn ông đã làm rất tốt khi đối phó với khối lượng tin nhắn cao – Họ không nhìn vào email quá thường xuyên và bỏ qua các tin nhắn có giá trị thấp. Đàn ông cũng có nhiều khả năng hơn phụ nữ trong việc quản lí thời gian rảnh trong lịch trình hàng ngày của họ, nhanh chóng đưa ra sản phẩm cuối cùng và soạn thảo các phác thảo trước khi viết hay ghi nhớ

Bên cạnh địa lý và giới tính, chúng tôi đã phân tích các câu trả lời cho câu hỏi của chúng tôi theo độ tuổi và thâm niên. Có năm khung tuổi - với nhiều người được hỏi nhất trong khung dưới 30 tuổi và ít nhất trong khung trên 60 tuổi. Chúng tôi thấy rằng điểm số năng suất của người trả lời tăng một cách có hệ thống khi họ già hơn. Xu hướng này dường như phản ánh lợi ích của việc học hỏi từ nhiều năm kinh nghiệm làm thế nào để làm việc thông minh hơn. Các yếu tố thúc đẩy các điểm số năng suất cao hơn cho người trả lời trong các nhóm tuổi lớn hơn là thói quen mạnh mẽ hơn của họ trong bốn lĩnh vực: phát triển thói quen cho các hoạt động có giá trị thấp, quản lý luồng thông điệp, điều hành các cuộc họp hiệu quả và giao nhiệm vụ cho người khác.

Câu chuyện có phần giống nhau khi nói đến thâm niên. Có năm cấp độ thâm niên được ghi lại trong dữ liệu, với 5 cấp độ cơ sở và 1 cấp độ thâm niên cao. Số người được hỏi cao nhất ở cấp cơ sở và thấp nhất ở cấp cao . Cùng với tuổi, điểm năng suất tăng một cách có hệ thống với mức thâm niên cao hơn liên tiếp. Điều này có thể gợi ý rằng các chuyên gia kinh doanh đạt được mức thâm niên cao hơn một phần bằng cách nuôi dưỡng thói quen năng suất tốt (hoặc ngược lại, mọi người trở nên cao cấp hơn và sau đó phải trở nên năng suất hơn). Tuy nhiên, trình điều khiển điểm số cao hơn cho người trả lời cấp cao khác với những người trả lời cao tuổi. Nhiều người trả lời cấp cao đạt được năng suất cao từ việc lập kế hoạch tốt hơn về lịch trình của họ, hoàn thành nhiều việc và kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ hơn.

Cuối cùng, chúng tôi tập trung vào các nhánh trong mỗi bốn loại nhân khẩu học. Chúng tôi đã xác định các nhánh để bao gồm tất cả những người trả lời có tổng điểm nằm ngoài hai độ lệch chuẩn so với giá trị trung bình. Nhánh trái bao gồm những người có điểm thấp nhất; Nhánh phải có điểm số cao nhất. Chúng tôi đã không tìm thấy bất kỳ mô hình địa lý hoặc giới tính nào ở hai nhánh, mặc dù chúng tôi đã thấy một vài trong số các chuyên gia trẻ nhất và ít thâm niên ở nhánh phải có điểm số cao nhất.

Các chuyên gia ở đúng nhánh có điểm năng suất cao nhất đặc biệt giỏi trong việc khắc phục sự trì hoãn, đi đến sản phẩm cuối cùng và tập trung vào những thành tựu hàng ngày. Xếp hạng thấp về ba thói quen này thường được báo cáo bởi các chuyên gia có điểm năng suất thấp nhất. Ngoài ra, các chuyên gia ở nhánh phải đã tốt hơn nhiều trong việc lên kế hoạch trước - xem xét lịch trình vào đêm hôm trước, gửi các chương trình họp và thiết lập các số liệu thành công cho các nhóm của họ. Các chuyên gia ở nhánh bên trái có điểm thấp về các khía cạnh của kế hoạch trước. Họ cũng không để lại các vị trí mở trong lịch trình của họ và không sử dụng các phác thảo trước khi viết ghi nhớ.

Vì vậy, các chuyên gia nên thấy gì từ kết quả khảo sát của chúng tôi? Nếu bạn muốn trở nên năng suất hơn, bạn nên phát triển một loạt các thói quen cụ thể.

ĐẦU TIÊN, LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC CỦA BẠN DỰA TRÊN CÁC ƯU TIÊN HÀNG ĐẦU CỦA BẠN, VÀ SAU ĐÓ HÀNH ĐỘNG VỚI MỘT MỤC TIÊU XÁC ĐỊNH.

• Điều chỉnh lại lịch trình hàng ngày của bạn vào đêm hôm trước để nhấn mạnh các ưu tiên của bạn. Bên cạnh mỗi cuộc hẹn trên lịch của bạn, hãy ghi lại các mục tiêu của bạn cho nó.
• Gửi một mục lục chi tiết cho tất cả những người tham gia trước bất kỳ cuộc họp nào.
• Khi bắt tay vào các dự án lớn, hãy phác thảo ra kết luận sơ bộ càng sớm càng tốt.
• Trước khi đọc bất kỳ tài liệu dài, xác định mục đích cụ thể của bạn.
• Trước khi viết bất cứ điều gì có độ dài, hãy soạn một đề cương với thứ tự hợp lý để giúp bạn đi đúng hướng.

THỨ HAI, PHÁT TRIỂN CÁC KỸ THUẬT HIỆU QUẢ ĐỂ QUẢN LÝ SỰ QUÁ TẢI THÔNG TIN VÀ NHIỆM VỤ.

Thực hiện các quy trình hàng ngày, như mặc quần áo hoặc ăn sáng, thành thói quen để bạn không dành thời gian nghĩ về chúng.

• Dành thời gian trong lịch trình hàng ngày của bạn để đối phó với các trường hợp khẩn cấp và các sự kiện ngoài ý muốn.
• Kiểm tra màn hình trên thiết bị của bạn một lần mỗi giờ, thay vì cứ sau vài phút.
• Bỏ qua phần lớn các tin nhắn của bạn bằng cách nhìn vào chủ đề và người gửi.
• Chia các dự án lớn thành từng mảnh và tự thưởng cho mình khi hoàn thành từng phần.
• Ủy thác cho người khác, nếu khả thi, các nhiệm vụ không tiếp tục ưu tiên hàng đầu của bạn.

THỨ BA, HIỂU NHU CẦU CỦA CÁC ĐỒNG NGHIỆP CỦA BẠN QUA CÁC CUỘC HỌP NGẮN, THÔNG TIN LIÊN LẠC NHANH NHẠY VÀ HƯỚNG DẪN RÕ RÀNG.

• Giới hạn thời gian cho bất kỳ cuộc họp nào tối đa 90 phút, nhưng tốt nhất là ít hơn. Kết thúc mọi cuộc họp bằng cách phân định các bước tiếp theo và trách nhiệm cho các bước đó.
• Trả lời ngay những tin nhắn từ những người quan trọng với bạn.
• Để thu hút sự chú ý của khán giả, hãy nói từ một vài ghi chú, thay vì đọc một văn bản đã chuẩn bị.
• Thiết lập mục tiêu rõ ràng và số liệu thành công cho bất kỳ nỗ lực nào của nhóm.

Để cải thiện hiệu suất nhóm của bạn, hãy lập các quy trình để ngăn ngừa những sai lầm trong tương lai, thay vì chơi trò chơi đổ lỗi.