HỆ THỐNG KẾ TOÁN ĐƠN LÀ GÌ?

Hệ thống kế toán đơn chỉ ghi nhận một một chiều của mỗi giao dịch. Điều này xảy ra bởi vì những hệ thống này chỉ sử dụng một định khoản để ghi nhận mọi giao dịch. Do đó, hệ thống kế toán đơn không sử dụng những tài khoản danh nghĩa và tài khoản thực. Trọng tâm của hệ thống là tiền mặt và các khoản phải thu.

Hệ thống kế toán đơn có thể được miêu tả như một hệ thống mà các doanh nghiệp chỉ sử dụng khi nguồn lực hạn chế để đối phó với các khó khăn chứ không phải là hệ thống mà các công ty muốn sử dụng.

DOANH NGHIỆP NHỎ

Những doanh nghiệp nhỏ và vừa bắt đầu việc kinh doanh thường hay sử dụng hệ thống kế toán đơn, bởi vì họ không có đủ nguồn lực để đưa ra một hệ thống kế toán hoàn thiện hơn. Do đó, họ bắt đầu với một hệ thống kế toán đơn. Tuy nhiên, khi việc kinh doanh của công ty phát triển, hầu hết họ bắt buộc phải chuyển sang áp dụng hệ thống kế toán kép. Điều này là do hệ thống kế toán đơn rất kém hiệu quả và chỉ có thể được sử dụng bởi các chủ hộ kinh doanh nhỏ lẻ khi mà quy mô của doanh nghiệp là rất nhỏ và các giao dịch được thực hiện không quá phức tạp.

GHI CHÉP KHÔNG ĐẦY ĐỦ

Vấn đề lớn nhất với hệ thống sổ sách kế toán đơn là việc ghi chép không đầy đủ. Hệ thống chỉ ghi lại các giao dịch mà công ty đang thực hiện với các đối tác bên ngoài. Có rất nhiều giao dịch trong công ty có tầm quan trọng sống còn và cần được đưa vào trong báo cáo tài chính. Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống này thường bỏ qua những giao dịch trên và cung cấp thông tin không đầy đủ cho ban quản lý.

KHÔNG CÓ SỰ ĐỐI CHIẾU 

Hệ thống kế toán đơn không tạo ra được sự đối chiếu giữa các tài khoản. Điều này có nghĩa là hệ thống không bao gồm chức năng phát hiện lỗi sẵn có. Do đó, nếu một nhân viên đang thực hiện nhiệm vụ tạo các mục ở trong sổ sách, hệ thống có thể sẽ vướng phải lỗi liên quan đến văn thư. Điều này có thể dẫn đến việc quản lý không có đủ thông tin hoặc không có thông tin khi họ phải đưa ra quyết định.

KHẢ NĂNG GIAN LẬN

Hệ thống kế toán đơn rất dễ bị gian lận và biển thủ. Bởi vì chúng không phải là một hệ thống kế toán phức tạp được làm tỉ mỉ nên dẫn đến việc kiểm tra trong nội bộ là rất ít. Trong thực tế, thậm chí việc kiểm tra nội bộ không hề có. Người tạo ra các tài khoản có thể một mình thao túng sổ sách của các tài khoản và chiếm đoạt tài nguyên của công ty.

Để khắc phục vấn đề này, Luca Pacioli và các thương nhân khác của Venice đã tạo ra hệ thống kế toán kép. Hệ thống này tỏ ra rất hiệu quả và hữu ích nên đã sớm trở thành tiêu chuẩn vàng cho ngành công nghiệp.