Do đó, khi gửi thư từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng cần sử dụng văn phong và câu từ thật cẩn trọng để tránh gây tổn thương cho ứng viên. Một lá thư từ chối chuyên nghiệp không chỉ giúp nhà tuyển dụng xử lý khéo léo mà còn giúp hình ảnh công ty trong mắt ứng viên được tích cực và tốt đẹp.
Dưới đây là một số điều cần tránh khi viết thư từ chối ứng viên.
Viết sai tên hoặc thông tin cá nhân của ứng viên
Việc viết sai những nội dung này có thể khiến ứng viên cảm thấy nhà tuyển dụng đã không hề tôn trọng hoặc quan tâm đến họ. Và chắc chắn họ sẽ chẳng bao giờ đến để ứng tuyển vào những lần sau.
Không đưa ra lý do cụ thể vì sao ứng viên bị từ chối
Bị từ chối mà không rõ lý do sẽ khiến cho ứng viên ấm ức, thậm chí là tức tối. Vì thế nhà tuyển dụng đừng bao giờ gửi cho ứng viên một lá thư từ chối nhưng nội dung lại sáo rỗng, hời hợt, lại chẳng đưa ra một sự lý giải nào hợp lý cho sự từ chối đó. Điều này không chỉ khiến ứng viên cảm thấy không "tâm phục khẩu phục" mà đôi khi còn làm xấu đi hình ảnh của của công ty trong mắt ứng viên.
Gửi những lá thư "rập khuôn" đến tất cả ứng viên bị loại
Một số nhà tuyển dụng nghĩ rằng chỉ cần viết một lá thư thật ngắn gọn để gửi đến những ứng viên bị loại vì đằng nào kết quả cuối cùng của họ cũng giống nhau. Tuy nhiên suy nghĩ đó hoàn toàn sai lầm.
Việc gửi những lá thư "một màu", đơn điệu sẽ khiến ứng viên cảm thấy không được tôn trọng. Từ đó hình thành ở họ những cảm xúc rất tiêu cực về cả nhà tuyển dụng lẫn công ty. Do đó, nếu có thể, người phỏng vấn cần ghi chép cụ thể những đặc điểm, nhận xét về ứng viên, sau đó căn cứ vào những ghi chép này để soạn thư từ chối sao cho phù hợp.
Thể hiện sự không hài lòng trong thư từ chối ứng viên
Đây là một trong những sai lầm cơ bản nhất mà các nhà tuyển dụng việc làm ở Hà Nội, TPHCM hay bất cứ nơi nào khác đều cần tránh khi viết thư từ chối ứng viên. Dù ứng viên có như thế nào chăng nữa thì việc nhà tuyển dụng bộc lộ những đánh giá tiêu cực trong thư từ chối ứng viên sẽ tạo ra sự tổn thương rất lớn đến tâm lý của họ. Họ sẽ vừa thất vọng về bản thân lại vừa xuất hiện những ác cảm không đáng có với công ty.
Bên cạnh đó, việc từ chối một cách thẳng thừng, thiếu tinh tế và không khéo léo chính là minh chứng rõ ràng cho một công ty "hạng xoàng". Nếu ứng viên chia sẻ điều này đến các ứng viên khác hoặc đăng lên mạng xã hội, chúng có thể làm ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh mà công ty đang xây dựng.
Không có lời cảm ơn nào trong toàn bộ thư từ chối
Lời cảm ơn luôn cần thiết trong tất cả mọi tình huống. Và tất nhiên nó cũng không thể thiếu trong những lá thư từ chối ứng viên. Nếu thiếu vắng lời cảm ơn, nhà tuyển dụng có thể khiến ứng viên cảm thấy những nỗ lực của họ bỏ ra cho vị trí mà mình ứng tuyển là vô nghĩa và họ chẳng bao giờ còn cơ hội cho những lần sau. Hơn nữa lỗi này cũng khiến ứng viên đánh giá đây là công ty thiếu tinh tế và tính chuyên nghiệp.
Vòng vo, không rõ ràng trong thư từ chối ứng viên
Một lá thư từ chối ứng viên quá vắn tắt không phải là điều nên làm. Nhưng một lá thư từ chối quá dài dòng và rườm rà cũng chẳng phải là lá thư hay. Dù sao, kết quả cuối cùng vẫn là không chọn họ, thế nên ngay từ dòng đầu tiên nhà tuyển dụng nên nói lời cảm ơn và trực tiếp đưa ra lời từ chối để tránh mất thời gian của ứng viên. Sau đó bạn có thể thêm vài dòng về lý do không tuyển dụng họ và gợi ý cho họ một vị trí công việc khác hoặc hẹn họ vào lần tuyển sau.
Không gửi lời chúc đến ứng viên sau khi từ chối
Một lời chúc ở cuối thư tuy không mất quá nhiều thời gian nhưng sẽ tạo được thiện cảm, để lại trong lòng ứng viên ấn tượng tích cực cả về nhà tuyển dụng lẫn công ty.
Từ chối luôn là một vấn đề nhạy cảm. Do vậy, khi soạn thư từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng hãy chú ý viết nội dung thư sao cho chuyên nghiệp và khéo léo. Đặc biệt, trong thư, nên tránh một số điều dễ khiến cho ứng viên tổn thương và có một cái nhìn tiêu cực về công ty. Một lá thư từ chối đúng chuẩn sẽ giúp ứng viên thấy được nhà tuyển dụng luôn đánh giá khách quan, công bằng và luôn tôn trọng họ dù họ không phải là người được chọn.
genk.vn