Danh sách việc-cần-làm hay to-do list từ lâu đã là một trong những công cụ được con người áp dụng để tăng hiệu quả làm việc việc. Đó là quả một cách tuyệt vời để sắp xếp công việc, giúp một ngày của bạn trở nên mạch lạc hơn. Nhưng đã phải một năm rồi tôi không viết to-do list theo kiểu liệt kê thông thường, bởi thực ra cách làm đó không thực sự hiệu quả như chúng ta vẫn nghĩ. Có một danh sách tỉ mỉ thì vẫn tốt hơn là không có, nhưng thế vẫn chưa đủ. Cái danh sách đấy là tập hợp của những việc bạn “cần làm”, nhưng nó không phản ánh được mức độ quan trọng của từng công việc. Ví dụ, khi đã gạch đi 70-80% số mục trên to-do list, bạn cảm tưởng mình đang làm rất tốt công việc? Chẳng thể nào xong hết 100% nên 80% là quá tốt cho một ngày rồi?
Và thế là bạn sẽ nhầm lẫn về năng suất làm việc thực sự của bản thân.
Lựa chọn lối đi ít trở ngại
Sự thật là bộ não của chúng ta luôn chọn việc dễ dàng thay vì những thử thách khó nhằn, giống như dòng nước chảy từ trên núi luồn lách qua những lối đi ít vật cản vậy. Cơ chế này khá hợp lý với tiến trình tiến hóa, bắt đầu từ khi loài người còn sống trong cảnh thiếu thốn và hiểm nguy, não bộ từ đó đến nay vẫn lập trình để tiết kiệm càng nhiều năng lượng càng tốt.
Hiển nhiên việc gì càng dễ thì càng ít tốn sức, nên ta vẫn hay có xu hướng trì hoãn việc khó và chuyển sang làm toàn việc dễ. Trong khi ta đều hiểu rằng, những nhiệm vụ khó mới là những thứ tạo ra nhiều giá trị quan trọng - yêu cầu ta phải dùng những kỹ năng đặc biệt và suy nghĩ chuyên sâu hơn. Thay vào đó, những nhiệm vụ dễ đóng góp nhiều nhất vào cảm giác - cảm giác hoàn thiện - trong khi thực tế chưa chắc chúng đã giúp ích nhiều cho tiến độ công việc của bạn. Vậy là dù có gạch được 23 mục trên to-do list, bạn không hẳn là đã làm việc năng suất đâu. Đây chính là sự trì hoãn năng suất, một hiện tượng khi bạn trì hoãn những việc quan trọng nhưng vẫn thấy mình làm việc hiệu quả, chỉ bởi bạn cảm thấy bận rộn. Quả là một thứ về lâu dài sẽ ảnh hưởng tới sự thăng tiến trong sự nghiệp.
"Phương pháp ABCDE"
Thay vì ghi chép to-do list thông thường, tôi kết hợp sử dụng "Phương pháp ABCDE" học được từ diễn giả Brian Tracy, giúp phân loại ra những thứ giúp bạn thành công và những thứ chỉ là sự xao nhãng. Rất đơn giản, hãy viết một to-do list như bình thường, và rồi xếp chúng vào 5 nhóm: A-B-C-D-E.
Nhóm A: Gồm 1-3 mục quan trọng nhất, thứ tự ưu tiên cao nhất. Đây sẽ là những công việc, nhiệm vụ trực tiếp giúp bạn thăng tiến hoặc thành công. Làm xong việc nhóm A sẽ đem lại giá trị cực lớn, còn nếu không xong sẽ đem lại hậu quả cực lớn. Nếu có trên 3 việc, thì hãy sắp xếp lại thật khắt khe, sao cho chỉ còn 3 việc mà thôi. Bạn không được phép trì hoãn việc trong nhóm A, hãy hoàn thành chúng trước nhất.
Nhóm B: Đây là nhóm của những việc có giá trị tương đối, nếu như xong được thì sẽ có ích lợi nào đó, còn nếu không xong thì cũng sẽ có một số hậu quả đáng cân nhắc. Chúng cũng giúp ích cho sự thành công trong công việc nhưng không nhiều bằng Nhóm A. Hãy chắc chắn là bạn đã hoàn thành xong Nhóm A rồi nhé.
Nhóm C: Trong nhóm này sẽ chỉ toàn công việc không thực sự giúp ích cho việc hoàn thành nhiệm vụ mà bạn đã đặt ra. Đây thường là những thứ ta vẫn thích làm bởi vì…dễ, nhưng thực sự thì không có ích gì lắm. Nếu như nhóm này bị trì hoãn thì hậu quả cũng không tệ như của Nhóm A và Nhóm B.
Nhóm D: Đây là những tác vụ bạn có thể giao cho người khác, ai đó làm tốt hơn, nhanh hơn, hoặc chi phí thuê rẻ hơn so với việc bạn tự làm. Thời gian đáng quý của bạn nên được dành cho những công việc quan trọng ở nhóm A. Nếu bạn làm việc theo hướng freelancer, hãy tìm kiếm trên Fiverr hoặc Upwork và thuê những người thay bạn thực hiện các tác vụ này.
Nhóm E: Ta hãy gọi đây là nhóm Loại bỏ. Sau khi đã cẩn thận phân tích, những tác vụ nào hoàn toàn không cần thiết sẽ được đưa vào nhóm này.
Chú ý, trong một nhóm, bạn cũng có thể phân các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên, đặt là A1, A2, A3 chẳng hạn.
Hãy trải nghiệm hiệu quả thực sự
Tôi hầu như ngày nào cũng làm to-do list rồi áp dụng "Phương pháp ABCDE". Nhờ đó, tôi biết phải làm việc nào trước, việc nào sau, không cần bận bịu với những việc không đâu vào đâu. Khi tôi hoàn thành được 3 công việc của Nhóm A, điều đó có giá trị hơn rất rất nhiều so với việc gạch hơn 20 mục linh tinh trong to-do list.
Ban đầu, bạn có thể thấy mình làm việc năng suất ít đi, nhưng đó là do cảm giác của bạn, bạn nghĩ làm ít đi nghĩ là kém hiệu quả, dù sự thực không phải vậy.
Hãy nhớ rằng, hiệu quả thực sự được đo bằng những gì bạn đạt được và giá trị bạn tạo ra, chứ không đo bằng số nhiệm vụ được liệt kê và số giờ ngồi làm việc.
Tôi thật sự khuyên bạn nên thử phương pháp này, hãy bắt đầu ngay từ ngày mai, hãy sắp xếp mọi thứ đúng theo trật tự và rồi hãy nhìn lại xem bạn đã tiến bộ thế nào.
----------
Tác giả: Jari Roomer
Link bài gốc: Forget A To-Do List, Use The ‘ABCDE Method’ Instead
Dịch giả: Đinh Hữu Thế Anh - ToMo - Learn Something New