Nhưng tất nhiên, đạt được cột mốc này không có nghĩa là việc điều hành một doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Qua năm năm, bạn hẳn đã trải qua những chiến thắng lớn và cũng đã phải vật lộn với những khoảng thời gian điêu đứng. Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, việc đón sinh nhật thứ năm cũng có thể coi như vượt qua ngưỡng cửa bước vào một kỷ nguyên của những thách thức mới.
Mark Chapman, Giám đốc Truyền thông Thuế tại H & R Block, người đã có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp nhỏ ở mọi giai đoạn tăng trưởng cho rằng một trong những lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp thất bại là khủng hoảng về dòng tiền. Ông giải thích rằng tại mốc năm năm, doanh nghiệp có thể đã nhìn thấy sự tăng trưởng đáng kể và nhìn chung, tăng trưởng là một điều tích cực, nhưng tăng trưởng quá sớm có thể gây ra thảm họa cho một doanh nghiệp đang muốn mở rộng quy mô.
Mark nói, “nhiều doanh nghiệp chỉ đơn giản chú trọng phát triển quá nhanh trong những năm đầu mà không để mắt đến khía cạnh tài chính của doanh nghiệp. Thật dễ dàng để đảm nhận nhiều hơn, điều này có thể khiến người ta nghĩ rằng doanh nghiệp đang hoạt động hết công suất và có thể trên sổ sách thì đúng như vậy. Tuy nhiên, dành toàn bộ thời gian để tập trung vào công việc mới đôi khi sẽ làm mất sự giám sát về hậu kỳ của quá trình; về việc trả tiền cho nhà cung cấp, thậm chí là cả nhân viên và thu tiền từ khách hàng.
Nhiều doanh nghiệp phát triển quá nhanh trong những năm đầu và bỏ qua khía cạnh tài chính của doanh nghiệp. Mark đã thấy điều này xảy ra vô số lần và ông bắt đầu nghiên cứu nó. Năm ngoái, Ủy ban Chứng khoán và Đầu tư Úc đã công bố nghiên cứu chỉ ra rằng gần một nửa khả năng thanh toán của doanh nghiệp có liên quan đến các vấn đề về dòng tiền.
Nó có thể xảy ra với rất nhiều doanh nghiệp, nhưng điều đó không có nghĩa là nó sẽ xảy ra với bạn nếu bạn thực hiện các phương thức để vượt qua khủng hoảng dòng tiền, ở mốc năm năm và hơn thế nữa. Theo Mark, doanh nghiệp của bạn cần phải xuất sắc trong bốn việc sau để có cho mình cơ hội tốt nhất trong việc kiểm soát dòng tiền của bạn.
1. VIỆC CHI TIÊU LUÔN CẦN ĐƯỢC KIỂM SOÁT
Đây là điều đầu tiên, bởi, với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn phải có tư duy chiến lược về kiểm soát chi tiêu. Hoặc như Mark nói, bạn có thể kiểm soát ai được trả tiền, bao nhiêu và khi nào. Để lập kế hoạch chi tiêu của bạn, chi phí gián tiếp như tiền lương, thiết bị, ..cần được nắm rõ, đồng thời hãy lên lịch trình cho hóa đơn và thanh toán hóa đơn trước hạn để có thể giải phóng chúng. Cuối cùng, cố gắng làm quen với từng loại chi phí để có thể đưa ra các dự đoán hợp lý về số tiền bạn cần có trong tay tại bất kỳ thời điểm nào.
Để lập kế hoạch chi tiêu của bạn, hãy luôn nghĩ về thời gian của những chi phí sản xuất chung (các khoản lương, thiết bị, v.v.)
2. CÁC KHOẢN NỢ VÀ HÓA ĐƠN THANH TOÁN CẦN ĐƯỢC KIỂM SOÁT
Đây là một phần của kế hoạch chi tiêu nhưng tập trung cụ thể và có chủ ý vào việc chịu trách nhiệm với tín dụng. Bạn cần phải tiếp tục thanh toán cho các nhà cung cấp và chủ nợ vì nếu không, các chủ nợ có thể sẽ xem xét thực thi cưỡng chế mà cuối cùng có thể dẫn đến mất khả năng thanh toán. Mark coi đó là một sự thất bại trong việc giữ các khoản thanh toán của bạn mà thường khiến các doanh nghiệp bị phá sản.
Cách thức quản lý, tổ chức là chìa khóa để giữ cho các khoản nợ và hóa đơn thanh toán luôn được ưu tiên.
3. BẠN CẦN MANG LẠI THU NHẬP CHO DOANH NGHIỆP
Nghe có vẻ khá vô lý nhưng Mark nói rằng có rất nhiều doanh nghiệp đang hoạt động thua lỗ hàng tháng. Giao dịch có lợi nhuận là một yêu cầu cơ bản được thiết lập bằng cách xác định cẩn thận tất cả các chi phí và tính toán giá để trang trải cho chúng để có thể cho bạn mức lợi nhuận cần thiết. Ngoài ra, các điều khoản thanh toán có thể có tác động rất lớn đến dòng tiền dài hạn, điều này được Mark giải thích rằng các điều khoản thanh toán cho khách hàng của bạn phải khớp với các điều khoản bạn chấp nhận từ các nhà cung cấp của mình để có được sự cân bằng giữa tiền vào và tiền đi ra.
4. BẠN CẦN PHẢI ĐỨNG ĐẦU TRONG KIỂM SOÁT TÍN DỤNG
Mẹo này đề cập thực tế đến số lượng tín dụng bạn có thể cung cấp cho khách hàng và khả năng chủ động nếu các điều khoản tín dụng bị vi phạm. Mark thừa nhận rằng điều này có thể gây khó xử, nhưng những cuộc trò chuyện gây khó chịu và mất thiện chí sẽ đáng giá nếu chúng giúp doanh nghiệp của bạn tồn tại. Ngoài việc kiểm soát tín dụng hàng ngày, Mark khuyến khích các chủ doanh nghiệp tránh các điều khoản tín dụng quá hào phóng và ông cũng khuyến nghị về việc đặc biệt cảnh giác với các tập đoàn lớn cung cấp các điều khoản có giá trị nhưng các điều khoản thanh toán lại gây căng thẳng lên tới 60, 90 hoặc thậm chí 120 ngày. Nếu bạn không thể nhận được tiền mặt để trả cho các nhà cung cấp, bạn cũng có thể không chấp nhận công việc đó.
Áp dụng các mẹo hàng đầu của Mark Marion cho doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn tránh được cuộc khủng hoảng dòng tiền trong năm năm đầu. Nhưng chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn đã đang rơi vào một cuộc khủng hoảng dòng tiền? Rất đơn giản, hãy tìm và nhận trợ giúp, có thể tham khảo lời khuyên từ kế toán viên, thủ kho của bạn hoặc cả hai về cách quản lý doanh nghiệp thoát khỏi khủng hoảng và sau đó thực hiện các bước chủ động để ngăn chặn sự tái diễn.