Để quản lý dòng tiền của doanh nghiệp, trước tiên bạn phải phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian của dòng tiền và dòng tiền. Một bài phân tích tốt về các yếu tố này sẽ chỉ ra các vấn đề dẫn đến lỗ hổng trong dòng tiền cho doanh nghiệp của bạn. Thu hẹp hoặc thậm chí đóng lại khoảng cách dòng tiền là chìa khóa để quản lý dòng tiền.

Một số yếu tố quan trọng cần xem xét là:

• Các khoản phải thu. Các khoản phải thu đại diện cho phần doanh thu chưa được nhận dưới dạng tiền mặt. Một khoản phải thu khi bạn bán một sản phẩm hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy lời hứa sẽ thanh toán sau. Để quản lý đúng dòng tiền của bạn, bạn phải biết dòng tiền âm ảnh hưởng đến thời gian khách hàng của bạn trả tiền.
• Điều khoản tín dụng. Điều khoản tín dụng là thời hạn bạn đặt ra cho lời hứa của khách hàng để thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được mua từ doanh nghiệp của bạn. Điều khoản tín dụng ảnh hưởng đến việc căn thời gian cho dòng tiền của bạn. Chiết khấu thương mại là một cách bạn có thể cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp.
• Chính sách tín dụng. Chính sách tín dụng là những quy định hoạt động tín dụng nhằm đưa ra định hướng và hướng dẫn hoạt động khi quyết định gia hạn tín dụng cho khách hàng. Chính sách tín dụng cần phải hiệu quả để đảm bảo rằng dòng tiền của bạn không bị ảnh hưởng một cách tiêu cực bởi chính sách tín dụng quá lỏng hay quá chặt.
• Hàng tồn kho. Hàng tồn kho là hàng hóa hoặc nguồn cung cấp dự trữ mà doanh nghiệp của bạn luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Một lượng hàng tồn kho quá mức gây ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn bằng cách dồn hết tiền vào hàng tồn kho.
• Khoản mục phải trả và dòng tiền. Khoản mục phải trả là số tiền bạn nợ các nhà cung cấp của bạn mà bạn phải trả trong tương lai gần, "gần" có nghĩa là 30 đến 90 ngày. Nếu không có khoản phải trả và tín dụng thương mại, bạn phải trả tiền cho tất cả hàng hóa và dịch vụ tại thời điểm bạn mua chúng. Để quản lý dòng tiền tối ưu, bạn sẽ cần kiểm tra lịch thanh toán của mình.

HIỂU CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ DÒNG TIỀN

Các khoản phải thu thể hiện phần doanh số chưa được nhận dưới dạng tiền mặt. Bạn bán hàng hóa hoặc dịch vụ của mình để đổi lấy lời hứa của khách hàng sẽ trả tiền cho bạn tại một thời điểm nhất định trong tương lai. Nếu doanh nghiệp của bạn thường gia hạn tín dụng cho khách hàng của mình, thì việc thanh toán các khoản phải thu là nguồn tiền mặt quan trọng nhất.Trong trường hợp xấu nhất, các khoản phải thu chưa thanh toán. Thông thường, khách hàng thanh toán chậm hoặc thanh toán muộn sẽ gây ra tình trạng thiếu tiền mặt, khiến doanh nghiệp của bạn không có đủ tiền mặt để duy trì đầu ra của dòng tiền.

Các khoản phải thu cũng có thể coi là một khoản đầu tư. Nói theo cách khác, tiền ở trong các khoản phải thu không có sẵn để thanh toán hóa đơn, trả nợ hoặc mở rộng kinh doanh của bạn. Khoản đầu tư vào các khoản phải thu không sinh lời cho đến khi khách hàng của bạn thanh toán hóa đơn. Coi các khoản phải thu như một khoản đầu tư là một việc quan trọng để xem xét tác động của các khoản phải thu lên dòng tiền của bạn.

Các công cụ phân tích sau đây có thể được sử dụng để giúp xác định ảnh hưởng của các khoản phải thu của doanh nghiệp lên dòng tiền của bạn:

• Đo thời gian thu tiền trung bình
• Tỉ lệ các khoản phải thu trên doanh thu
• Danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian
• Sử dụng danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian

ĐO THỜI GIAN THU TIỀN TRUNG BÌNH CHO CÁC BIÊN LAI BÁN HÀNG

Thời gian thu tiền trung bình là khoảng thời gian cần thiết để chuyển đổi doanh số bình quân của bạn thành tiền mặt. Công cụ này xác định mối quan hệ giữa các khoản phải thu và dòng tiền của bạn. Thời gian thu tiền trung bình càng dài đòi hỏi khoản đầu tư vào các khoản thu phải càng lớn. Đầu tư nhiều hơn vào các khoản phải thu đồng nghĩa với việc có ít tiền mặt hơn để trang trải các khoản chi bằng tiền mặt, chẳng hạn như thanh toán hóa đơn.

Thời gian thu tiền trung bình được tính bằng cách chia số dư khoản phải thu hiện tại của bạn cho doanh số trung bình hàng ngày của bạn:

Khối lượng bán hàng trung bình hàng ngày được tính bằng cách chia số tiền bán hàng hàng năm của bạn cho 360:

Sử dụng doanh số bán hàng hàng năm và số dư khoản phải thu từ năm trước thường đủ chính xác để phân tích và quản lý dòng tiền của bạn. Tuy nhiên, nếu có thêm thông tin mới, chẳng hạn như thông tin bán hàng của quý trước, thì hãy sử dụng thông tin đó. Hãy chắc chắn rằng doanh số trung bình hàng ngày được tính một cách chính xác bằng cách sử dụng số ngày thực sự trong số liệu bán hàng (ví dụ: nên tính 90 ngày nếu sử dụng số tiền bán hàng quý).

VÍ DỤ:

David sở hữu và điều hành một cửa hàng cung cấp và sửa chữa ô tô. Tổng số tiền bán hàng hàng năm của David từ năm trước là $200.000. Tổng số dư các khoản phải thu của anh ấy vào cuối năm đó là $20.000. Thời gian thu tiền trung bình của David được tính như sau:

Doanh số trung bình hàng ngày của David là $556 mỗi ngày:

Thời gian thu tiền trung bình là 36 ngày:

Năm ngoái, mỗi dollar bán hàng đã được đầu tư vào các khoản phải thu trong 36 ngày. Giả sử rằng hoạt động kinh doanh của David không thay đổi nhiều từ năm ngoái, dòng tiền vào từ bán hàng sẽ không có sẵn cho dòng tiền ra trong vòng 36 ngày.

SỬ DỤNG THỜI GIAN THU TIỀN TRUNG BÌNH:

Thời gian thu tiền trung bình có thể được sử dụng để xác định ảnh hưởng của các giai đoạn thu khác nhau đối với dòng tiền của doanh nghiệp bạn. Điều này được minh họa tốt nhất bằng biểu đồ sau.

Biểu đồ trên minh họa những thay đổi trong khoản thu trung bình có thể ảnh hưởng đến khoản đầu tư vào các khoản phải thu cho doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng, các khoản phải thu đại diện cho lượng tiền không thể được sử dụng cho các mục đích khác.

Ví dụ: giả sử rằng số tiền bán hàng trung bình mỗi ngày của bạn là $300 và thời gian thu tiền trung bình của bạn là 40 ngày. Bây giờ giả sử rằng bạn có thể giảm thời gian thu tiền trung bình từ 40 ngày xuống còn 30 ngày. Từ hình minh họa ở trên, bạn có thể thấy rằng việc giảm thời gian thu tiền trung bình làm giảm khoản đầu tư vào các khoản phải thu từ $12.000 xuống còn $9.000. Sự sụt giảm này đã tạo thêm $3.000 trong dòng tiền của bạn.

HIỂU TỈ LỆ CÁC KHOẢN PHẢI THU TRÊN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ DANH MỤC CÁC KHOẢN PHẢI THU CHIA THEO THỜI GIAN

Tỷ lệ này xem xét tương quan giữa  khoản đầu tư của bạn vào các khoản phải thu và doanh thu bán hàng hàng tháng của bạn. Tỉ lệ các khoản phải thu trên doanh thu bán hàng  giúp bạn xác định các khoản tăng gần đây trong các khoản phải thu. Ngược lại, thời gian thu tiền trung bình chỉ có thể thể hiện thông tin về các khoản phải thu từ năm trước, nếu đó là thông tin duy nhất có sẵn để tính toán.

Sử dụng thông tin bán hàng hàng tháng, các khoản phải thu so với tỷ lệ bán hàng có thể đóng vai trò là cách nhanh chóng và dễ dàng để xem xét các thay đổi gần đây trong các khoản phải thu. Thông tin gần đây hơn về tỉ lệ khoản phải thu trên doanh số bán hàng sẽ nhanh chóng chỉ ra các vấn đề về dòng tiền liên quan đến các khoản phải thu của doanh nghiệp bạn.

Tỉ lệ khoản phải thu trên doanh thu được tính bằng cách chia số dư khoản phải thu của bạn vào cuối tháng cho tổng doanh số của bạn trong tháng.

VÍ DỤ

Số dư khoản phải thu của Dick vào cuối tháng trước là $15.000 và tổng doanh thu bán hàng từ cùng tháng đó là $10.000. Các tài khoản của Dick phải thu trên tỷ lệ bán hàng là 1,5 được tính như sau:

SỬ DỤNG TỈ LỆ CÁC KHOẢN PHẢI THU TRÊN DOANH THU BÁN HÀNG

Thoạt nhìn, tỉ lệ các khoản phải thu trên bán hàng có vẻ không phải là thông tin hữu ích. Nhưng khi bạn tính toán nó mỗi tháng và sau đó xem xét các thay đổi xảy ra khi trong tháng, tỉ lệ các khoản phải thu trên bán hàng có thể báo hiệu các vấn đề tiềm ẩn trong dòng tiền của bạn.

Ví dụ: sự gia tăng trong tỉ lệ các khoản phải thu trên từ tháng này sang tháng tiếp theo cho thấy khoản đầu tư vào các khoản phải thu của bạn đang tăng nhanh hơn doanh thu. Đây thường là một trong những dấu hiệu đầu tiên của vấn đề về dòng tiền.

SỬ DỤNG CÁC KHOẢN PHẢI THU ĐỂ BÁN HÀNG CHO CÁC DOANH NGHIỆP THỜI VỤ

Một doanh nghiệp thời vụ kiếm một phần lớn doanh số hàng năm của nó trong thời điểm cụ thể trong năm. So sánh tỉ lệ các tài khoản trên doanh số bán hàng giữa các tháng thuộc thời vụ và không thuộc thời vụ  trong cùng một năm có thể cho bạn thông tin sai lệch vì doanh nghiệp của bạn thường có tỷ lệ tăng hoặc giảm theo từng thời điểm.

Bạn có thể điều chỉnh phân tích của mình bằng cách so sánh tỷ lệ khoản phải thu trên doanh số  bán hàng với cùng tháng trong năm hoặc năm trước.

HIỂU DANH MỤC CÁC KHOẢN PHẢI THU CHIA THEO THỜI GIAN

Danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian là một danh sách các khách hàng chiếm tổng số dư các khoản phải thu của bạn. Hầu hết các doanh nghiệp chuẩn bị một danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian vào cuối mỗi tháng. Phân tích danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian của bạn có thể giúp bạn xác định các vấn đề tiềm ẩn trong dòng tiền.

Danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian bao gồm 6 cột:

1. Cột 1 liệt kê tên của từng khách hàng với số dư khoản chưa thanh toán của mỗi khách hàng trong Cột 1.
2. Cột 3 là "cột hiện tại." Liệt kê trong cột này là số tiền do khách hàng bán hàng được thực hiện trong tháng hiện tại.
3. Cột 4 thể hiện số tiền chưa thanh toán từ khách hàng cho doanh số bán hàng được thực hiện trong tháng trước. Đây là những khách hàng đang quá hạn từ 1 đến 30 ngày
4. Cột 5 liệt kê số tiền đến hạn của khách hàng từ hai tháng trước. Đây là những khách hàng đang quá hạn 31 đến 60 ngày.
5. Cột 6 liệt kê số tiền đến hạn của khách hàng đang quá hạn trên 60 ngày.

DANH MỤC CÁC KHOẢN PHẢI THU CHIA THEO THỜI GIAN

Sau đây là danh mục mẫu của Roth Office Supply:

LỜI KHUYÊN:

Nếu bạn đang sử dụng một trong nhiều gói phần mềm kế toán có sẵn để thanh toán và xử lý các khoản phải thu, hãy kiểm tra trước để xem liệu nó có tự động chuẩn bị danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian không. Hầu hết các gói phần mềm kế toán sẽ chuẩn bị một danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian chỉ bằng một nút bấm, nhưng bạn vẫn nên kiểm tra và xin lời khuyên của kế toán viên.

SỬ DỤNG DANH MỤC CÁC KHOẢN PHẢI THU CHIA THEO THỜI GIAN

Danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian là một công cụ hữu ích để phân tích cấu trúc của số dư khoản phải thu của bạn. Phân tích danh mục giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề trong các khoản phải thu để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các vấn đề lớn về dòng tiền.

Danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian có thể được sử dụng để xác định các khách hàng đang gia hạn các khoản phải thu của bạn. Nếu một khách hàng chịu trách nhiệm cho phần lớn số tiền quá hạn trong các khoản phải thu được, thì có thể phân tích danh mục để kịp thời thanh toán khoản phải thu với khách hàng này. Một số khách hàng gia hạn cho một số tiền lớn có thể báo hiệu rằng doanh nghiệp của bạn cần thắt chặt chính sách tín dụng đối với khách hàng mới và khách hàng bạn đang có.

Danh mục cũng xác định mọi thay đổi gần đây trong các khoản tạo nên tổng số dư khoản phải thu của bạn. Hầu như mọi doanh nghiệp đều phải đối phó với những khách hàng chậm thanh toán; bạn nên mong đợi điều tương tự ở doanh nghiệp của bạn.

Tuy nhiên, nếu các khoản phải thu của bạn thay đổi khi so sánh với tháng trước, bạn sẽ có thể phát hiện ra sự thay đổi ngay lập tức. Đây là kết quả của một thay đổi trong chính sách tín dụng của bạn? Hay thay đổi trong các khoản phải thu gây ra bởi một số vấn đề thanh toán? Điều này sẽ gây nên ảnh hưởng gì lên những thay đổi trong các khoản phải thu trong tháng tới? Danh mục các khoản phải thu chia theo thời gian có thể giúp bạn phát hiện ra những vấn đề này trong các khoản phải thu và cung cấp các câu trả lời cần thiết đủ sớm để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các vấn đề về dòng tiền.