Bạn có muốn tuyển những nhân viên có thể đóng góp vào thành công và lợi nhuận khi đang nâng cao giá trị môi trường làm việc và đội ngũ của mình? Có rất nhiều thứ để cân nhắc khi bạn cần tuyển dụng. Nhưng làm thế nào để bạn cân đo đong đếm những yếu tố quan trọng trong vô vàn sự lựa chọn ở quy trình này và chúng có thể sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn?

Nhà tuyển dụng có thể rút ngắn chu trình tuyển dụng của mình, tìm kiếm ứng viên sáng giá và chọn những nhân viên này nếu họ đáp ứng được 10 bước sau đây:

1. Xác định tầm quan trọng của vị trí tuyển dụng

Bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng là xác định xem vị trí đó có thật sự cần thiết cho công ty hay không. Có vài cách sau để giúp bạn quyết định. Nếu đây là vị trí cho sale thì hãy kiểm tra chéo lượng sale của nhân viên. Bạn cũng có thể cân nhắc lượng công việc có quá nhiều để cần tuyển thêm nhân sự hay không. Mục tiêu kinh doanh của bạn cũng là nhân tố tiên quyết.

Lưu ý: Sự ưu tiên tuyển dụng của bạn phải phù hợp với quá trình điều hành trong kế hoạch kinh doanh của công ty. Việc cung cấp thông tin cho nhân viên hoặc cho họ tham gia vào quy trình quyết định tuyển dụng nhân sự cũng rất quan trọng.

2. Hoạch định kế hoạch tuyển dụng

Bước thứ hai trong quy trình này là hoạch định kế hoạch tuyển dụng. Họp mặt để bàn bạc hoặc email cho nhau để xác định mô tả hay đặc thù công việc cho vị trí này để bạn có thể nắm rõ những kỹ năng và kinh nghiệm mình đang tìm kiếm. Nó cũng giúp giải quyết việc công khai tuyển dụng, ai là người đánh giá hồ sơ và ai là người tham gia cuộc phỏng vấn thứ nhất và thứ hai.

Bạn cũng có thể tự quyết xem ai sẽ tham gia và ai sẽ cung cấp thông tin. Đây là bước chủ chốt trong quy trình tuyển dụng thành công. Và việc những người tham gia đội ngũ phỏng vấn biết vai trò cụ thể của mình là gì cũng rất quan trọng. Bạn cần phải hoạch định rõ ràng xem những thông tin sẽ được đội ngũ quản trị nhân sự sử dụng như thế nào.

3. Công khai trạng thái của vị trí cần tuyển dụng

Lưu ý: Bước quan trọng trong quy trình đăng tin là thông báo đến những nhân viên hiện tại của bạn về nó. Nếu bạn tin rằng mình không có ứng viên sáng giá nào trong nội bộ thì bạn có thể đăng tin tuyển dụng ra bên ngoài. Nhưng những nhân viên hiện tại cũng có thể làm bạn ngạc nhiên với tài năng và kỹ thuật của họ đấy. Nếu bạn chưa phỏng vấn nội bộ mà đã công khai tin tuyển dụng thì hãy thông báo cho nội bộ biết. Bạn sẽ không muốn gặp phải những rắc rối hay hiểu lầm đâu.

Kết quả cuối cùng ra sao khi đăng tin tuyển dụng sẽ phụ thuộc vào vị trí ứng tuyển. Vài công việc ở địa phương, đặc biệt là công việc trả lương ngoài giờ thì dựa vào mục tin rao vặt trên báo. Hầu hết những công việc đều đòi hỏi đăng tin tuyển dụng trực tiếp lên trang web việc làm của bạn cũng như là những trang mạng xã hội khác.

Đăng tin lên mạng lưới LinkedIn có thể mang lại nhiều ứng viên chất lượng. Cho nên bạn cần yêu cầu nhân viên của mình công khai vị trí tuyển dụng trên các phương tiện xã hội.

4. Đánh giá đơn ứng tuyển

Nếu bạn đăng tin tuyển dụng một cách hiệu quả, bạn sẽ nhận được vô số những đơn ứng tuyển. Phòng nhân sự sẽ đảm nhận việc đánh giá CV và sẽ cung cấp những ứng viên sáng giá nhất cho người quản trị nhân sự. Vài nhà quản trị sẽ muốn xem xét toàn bộ đơn ứng tuyển, đặc biệt là cho những vị trí kỹ thuật, khoa học, kỹ sư và bộ phận phát triển.

Các đơn gửi đến sẽ được đánh giá và ứng viên tốt nhất sẽ nhận được một cuộc gọi phỏng vấn. Mục đích của bước này là để tiết kiệm thời gian và năng lượng vì họ đã lọc đi những ứng viên ít sáng giá hơn. Người lọc đơn, người quản trị nhân sự hoặc nhân viên phòng HR phải tìm được nhân tố phù hợp với môi trường làm việc cũng như vị trí ứng tuyển thông qua buổi phỏng vấn qua điện thoại. Họ sẽ đặt những câu hỏi về kinh nghiệm bản thân hoặc bằng cấp của người đó.

5. Phỏng vấn những ứng viên có triển vọng cao nhất

Vòng đánh giá và phỏng vấn qua điện thoại sẽ chọn ra những ứng viên chất lượng nhất. Lên lịch phỏng vấn trực tiếp cho họ cùng với những người chịu trách nhiệm phỏng vấn. Bước này sẽ giúp bạn so sánh các ứng viên với nhau khi bắt đầu tuyển chọn.

Lưu ý: Đảm bảo phần này trong quy trình phỏng vấn phải được ứng viên điền vào đơn ứng tuyển, từ đó nhà tuyển dụng có thể kiểm tra người giới thiệu, lý lịch, v.v.

Thông báo đến những ứng viên kém may mắn hơn lý do tại sao họ không được chọn. Lên kế hoạch và sắp xếp buổi phỏng vấn thứ hai với những người tiềm năng, nổi trội nhất thông qua vòng một. 

6. Kiểm tra người giới thiệu và lý lịch ứng viên

Bắt đầu kiểm tra người giới thiệu và lý lịch của những ứng viên cuối cùng này trong suốt buổi phỏng vấn thứ hai. Đảm bảo bạn kiểm tra toàn bộ thông tin bao gồm bằng cấp, lịch sử công việc và lý lịch hình sự. Nếu có thể thì nguồn thông tin hữu ích nhất đó chính là người quản lý cũ của ứng viên.

Tip: Vì nỗi sợ pháp lý mà nhiều ứng viên chỉ chia sẻ phần tên công việc trước đây, thời gian làm việc và đôi khi là mức lương họ nhận được. Đó là lý do vì sao người quản lý cũ là nguồn thông tin đắt giá để tìm hiểu về ứng viên. Bạn cũng nên tìm hiểu mạng xã hội của họ để biết mình đang chọn đúng người. Những đề xuất của LinkedIn có thể củng cố thêm sự lựa chọn của bạn.

7. Lựa chọn ứng viên chất lượng nhất

Nếu bạn nghĩ mình đã tìm được ứng viên phù hợp thì hãy theo dõi buổi phỏng vấn thứ hai và kiểm tra lại lý lịch, xem xét xem phúc lợi bạn sẽ đề nghị cho họ ra sao. Đây là 7 yếu tố thiết yếu nhất để đảm bảo bạn chắc chắn trước khi đưa ra lời đề nghị làm việc.

8. Lời đề nghị việc làm và thông báo

Bây giờ bạn đã hoàn thành 8 bước đầu tiên và bạn có thể viết một lá thư đề nghị việc làm rồi. Nếu quá trình kiểm tra người giới thiệu vẫn chưa hoàn thành thì bạn nên đưa ra lời đề nghị dự phòng cho việc kiểm tra lý lịch và người giới thiệu.

Lưu ý: Bạn cũng cần phải gửi thông báo đến những ứng viên khác. Điều này là quan trọng cho hình ảnh của mối quan hệ công chúng và lợi ích của công ty trong việc liên hệ với những người ứng tuyển ở mỗi bước trong quy trình tuyển dụng. Đó là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến những quyết định của bạn với vai trò là nhà tuyển dụng hàng đầu.

9. Thoả thuận chi tiết về lương bổng và ngày bắt đầu công việc

Vị trí ứng tuyển càng cao trong công ty thì cơ hội ứng viên thoả thuận về phúc lợi, thời gian nghỉ phép, trợ cấp thôi việc nếu cả hai không phù hợp trong công việc, thiết bị của công ty, thời gian làm việc từ xa, v.v càng tăng lên. Những người này có tiềm năng sẽ bị thiệt thòi nếu họ thôi việc và việc này sẽ không tốt cho bạn.

Nhiều ứng viên chỉ vừa mới tốt nghiệp đại học và muốn nhận mức lương nhiều hơn 5000 đô la so với mức bạn đề nghị. Nếu đó vẫn nằm trong khoảng lương cho vị trí này (hãy nghĩ đến cách bạn trả lương cho những nhân viên có cùng vị trí hiện tại) và nếu ứng viên thật sự đáng giá thì hãy bắt đầu thoả thuận với nhân viên tiềm năng này nào.

2 yêu cầu phổ biến nhất bạn sẽ nhận được đó là yêu cầu tăng lương khởi điểm và thời gian nghỉ phép. Bạn phải linh hoạt. Bạn sẽ không có được một nhân viên hạnh phúc nếu họ bỏ công việc với 3 tuần nghỉ phép để đến với công việc chỉ được mỗi 1 tuần.

Hãy quyết định nếu có thể, đáp ứng yêu cầu của ứng viên tiềm năng. Chúng ta thường đáp ứng việc được nghỉ phép trong vòng vài tuần bắt đầu làm việc. Bạn có thể phải hoãn ngày bắt đầu để phù hợp với những sự kiện đã được lên lịch trước đó.

10. Chào đón nhân viên mới của bạn

Cách bạn chào đón nhân viên mới là nền tảng giúp bạn giữ chân họ trong tương lai. Hãy giữ liên lạc với nhân viên này trong khoảng thời gian từ khi nhận việc cho đến ngày bắt đầu chính thức. Và tiếp tục xây dựng mối quan hệ ấy.

Tip: Chỉ định một người cố vấn và cho những nhân viên khác biết về “lính mới” bằng một lá thư chào mừng, lên kế hoạch nhập môn cho nhân viên này và đảm bảo họ sẽ cảm thấy được chào đón nồng nhiệt vào ngày đầu tiên đi làm. Nếu bạn thực hiện bước này hiệu quả, bạn sẽ có được một nhân tố tích cực và sẵn sàng “đốt cháy” cả thế giới.

----------------

Dịch giả: Phan Thái Hiền - ToMo - Learn Something New