(Đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, số T3/2019)
Nhận: 22/2/2019
Biên tập: 01/3/2019
Duyệt đăng: 05/3/2019
Tổ chức kiểm toán nội bộ theo thông lệ quốc tế đã trở thành nhu cầu tất yếu đối với hoạt động quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ và quản trị doanh nghiệp của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp bảo hiểm với lĩnh vực kinh doanh đặc thù và chứa đựng nhiều rủi ro. Bài viết nghiên cứu kinh nghiệm tổ chức kiểm toán nội bộ tại hai Tập đoàn tài chính – bảo hiểm hàng đầu thế giới Prudential PLC và Manulife Financial Corporation, từ đó đưa ra bài học kinh nghiệm tổ chức kiểm toán nội bộ cho các doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam.
Từ khóa: Tổ chức kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp bảo hiểm, bài học kinh nghiệm.
Today, internal audit organization according to international practice has become necessary for risk management, internal control and corporate governance activities of Vietnamese enterprises, especially insurance enterprises with specific business sectors and contains many risks in their activities. This paper researches internal audit organization experience at Prudential PLC and Manulife Financial Corporation, two leading financial and insurance corporations in the world, thereby giving lessons for insurance enterprises in Vietnam.
Trên thế giới, kiểm toán nội bộ (KTNB) ra đời từ những thập kỷ 60 và phát triển rất mạnh mẽ vào những thập kỷ 80 của thế kỷ 20 trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh, trong đó có lĩnh vực bảo hiểm. Tuy nhiên, ở nước ta, hoạt động kiểm toán chỉ mới xuất hiện từ đầu thập kỷ 90 gắn liền với sự xuất hiện của kiểm toán độc lập. Do đó, kinh nghiệm tổ chức KTNB ở nước ta còn quá ít so với bề dày lịch sử phát triển của KTNB tại các quốc gia phát triển trên thế giới. Điều này đã tạo ra cơ hội và nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp bảo hiểm (DNBH) Việt Nam học hỏi kinh nghiệm KTNB nói chung và tổ chức KTNB nói riêng của các DNBH trên thế giới. Trong các DNBH hàng đầu trên thế giới không thể bỏ qua Prudential PLC và Manulife Financial Corporation. Sau đây là nghiên cứu về tổ chức KTNB tại hai tập đoàn này, trên các khía cạnh tổ chức bộ máy và tổ chức hoạt động KTNB.
1. Tổ chức KTNB tại Prudential PLC
Prudential PLC là tập đoàn tài chính bảo hiểm đa quốc gia hoạt động chính ở châu á, Mỹ và Anh. Hiện nay, Tập đoàn đã được niêm yết trên sàn chứng khoán London, Hongkong, Singapore và Newyork.
KTNB Tập đoàn Prudential PLC thành lập từ năm 2006 được gọi là KTNB Tập đoàn (Group-wide Internal Audit) được thành lập với mục tiêu là hỗ trợ Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban điều hành Tập đoàn, ủy ban kiểm toán (UBKT) và ủy ban rủi ro Tập đoàn trong việc bảo vệ tài sản, uy tín và tính bền vững của tổ chức thông qua đánh giá và báo cáo về hiệu quả tổng thể của các quy trình quản lý, kiểm soát và quản trị rủi ro trong toàn Tập đoàn; và giúp nhà quản lý cải thiện hiệu quả của các quy trình đó. Hoạt động của KTNB Tập đoàn luôn đảm bảo duy trì tính độc lập và khách quan trong quá trình kiểm toán, không bị hạn chế trong phạm vi dưới bất kỳ hình thức nào, được UBKT trao quyền kiểm toán tất cả các bộ phận của Tập đoàn Prudential và sẽ có quyền truy cập đầy đủ vào bất kỳ hồ sơ, tài sản và nhân sự nào của Tập đoàn. Tất cả nhân viên được yêu cầu hỗ trợ KTNB Tập đoàn đều phải hoàn thành vai trò và trách nhiệm của mình.
Về tổ chức bộ máy KTNB tại Prudential PLC
Về vị trí của bộ phận KTNB
Tại Tập đoàn Prudential PLC, trong cơ cấu tổ chức của Tập đoàn bộ phận KTNB Tập đoàn trực thuộc UBKT thuộc HĐQT. Giám đốc KTNB toàn Tập đoàn chịu trách nhiệm trước UBKT thông qua báo cáo chuyên môn cho Chủ tịch của ủy ban. Giám đốc KTNB sẽ định kỳ đánh giá và báo cáo cho UBKT, về sự phù hợp liên tục của nhiệm vụ, tính độc lập, tính khách quan, thẩm quyền, trách nhiệm, tài nguyên và kinh nghiệm chuyên môn để cho phép bộ phận KTNB hoàn thành các mục tiêu của mình.
Bộ phận KTNB tại Tập đoàn Prudential hoạt động như một tuyến phòng thủ thứ ba, trong việc cung cấp sự đảm bảo về tính độc lập và khách quan của KSNB. Phạm vi của KTNB của Tập đoàn bao gồm cả việc đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của các chức năng quản lý rủi ro, tuân thủ và tài chính. Do đó, bộ phận KTNB độc lập và không chịu trách nhiệm cũng không phải là một phần của các chức năng này.
Về mô hình tổ chức KTNB
Bộ máy KTNB tại Prudential PLC được tổ chức theo mô hình tập trung từ năm 2006, trước đó, mỗi công ty trong Tập đoàn thành lập bộ phận KTNB riêng và báo cáo cho giám đốc điều hành công ty với phương pháp, kỹ thuật kiểm toán khác nhau trong việc lập kế hoạch, thực hiện và báo cáo kiểm toán. Hiện tại, các Giám đốc bộ phận phụ trách các lĩnh vực kinh doanh sẽ báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kiểm toán toàn Tập đoàn – người sẽ báo cáo chuyên môn cho UBKT Tập đoàn và báo cáo quản lý cho giám đốc điều hành.
Về nhân sự KTNB
Giám đốc KTNB Tập đoàn là người trực tiếp phụ trách điều hành hoạt động của Tập đoàn, chịu trách nhiệm trước HĐQT và UBKT về hoạt động của bộ phận KTNB. Các giám đốc KTNB phụ trách từng lĩnh vực kinh doanh là người giúp việc và báo cáo cho Giám đốc KTNB Tập đoàn. Bộ phận KTNB tại Prudential PLC tuân thủ các yêu cầu của Viện Kiểm toán nội bộ (IIA) như được quy định trong “Quy tắc đạo đức” và “Chuẩn mực quốc tế về thực hành chuyên môn“ của IIA.
Giám đốc KTNB toàn Tập đoàn sẽ đảm bảo rằng, nhóm kiểm toán có các kỹ năng và kinh nghiệm tương xứng với các rủi ro của tổ chức. Khi thích hợp, các chuyên gia kỹ thuật nội bộ hoặc bên ngoài độc lập sẽ được tham gia để bổ sung cho đội ngũ nòng cốt, thực hành cải tiến và đảm bảo chất lượng.
Việc đào tạo và tuyển dụng nhân sự tại Tập đoàn cũng được quan tâm, các khóa đào tạo tại Tập đoàn chủ yếu là đào tạo về phương pháp, kỹ thuật kiểm toán và các kỹ năng hoạt động nhóm và phát triển con người. Các kỹ năng kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) được quan tâm nhất tại Tập đoàn khi tuyển dụng và đào tạo phát triển đội ngũ nhân viên là: hiểu biết về kỹ thuật, chuyên môn kiểm toán; kỹ năng mềm như viết báo cáo, giao tiếp và thương thảo; và hiểu biết về công ty.
Về tổ chức quy trình KTNB tại Prudential PLC
Bộ phận KTNB Tập đoàn sẽ tự thực hiện theo các tiêu chuẩn, chính sách và thực hành như được nêu trong “Sổ tay hướng dẫn kiểm toán” của Tập đoàn và sẽ thực hiện công việc kiểm toán theo phương pháp tiếp cận kiểm toán dựa trên rủi ro.
Phạm vi hoạt động của Bộ phận KTNB Tập đoàn bao gồm kiểm tra và đánh giá mức độ đầy đủ và hiệu quả của KSNB của Tập đoàn Prudential và chất lượng thực hiện trách nhiệm được giao trong việc bảo vệ tài sản, uy tín và tính bền vững trong tương lai của tổ chức.
Nội dung của KTNB Tập đoàn bao gồm:
– Đánh giá độc lập về rủi ro và hiệu quả thiết kế, vận hành của các biện pháp kiểm soát được thực hiện để giảm thiểu rủi ro được xác định. Việc thực hiện đánh giá liệu rủi ro đã được thiết lập, tham gia và tuân thủ trong các hoạt động, giới hạn và báo cáo của Tập đoàn hay chưa, và liệu những điều này đã được xem xét thông qua sự tham gia tích cực của HĐQT, ủy ban và Giám đốc điều hành không.
– Đánh giá về việc liệu các thông tin được trình bày trước HĐQT, các ủy ban và Quản lý điều hành để ra quyết định chiến lược và hoạt động thể hiện một cách công bằng những lợi ích, rủi ro và giả định liên quan đến chiến lược và mô hình kinh doanh tương ứng.
– Đánh giá xem hiệu quả thiết kế và hoạt động của quản trị nội bộ, chính sách và quy trình hỗ trợ của Tập đoàn có mang lại kết quả phù hợp hay không và chúng có phù hợp với mục tiêu, khẩu vị rủi ro và giá trị của Tập đoàn hay không. Điều này bao gồm đánh giá xem việc thiết kế và kiểm soát các sản phẩm, dịch vụ và quy trình hỗ trợ có mang lại kết quả phù hợp cho khách hàng hay không.
– Đánh giá rủi ro và văn hóa kiểm soát của Tập đoàn.
– Đánh giá về mô hình quản lý rủi ro vốn và rủi ro thanh khoản của Tập đoàn, cũng như đánh giá các phương tiện để xác minh các khoản nợ của tổ chức.
– Đánh giá về các phương tiện bảo vệ và xác minh tài sản của chính sách cũng như của các Tập đoàn.
– Đánh giá các sự kiện chính của công ty như thay đổi quy trình kinh doanh quan trọng, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới, quyết định thuê ngoài và mua lại hay thoái vốn để xác định liệu các rủi ro chính có được giải quyết và báo cáo đầy đủ hay không. KTNB sẽ xác định những sự kiện nào có đủ rủi ro cao, để đảm bảo sự tham gia trên cơ sở thời gian thực.
– Đưa ra các khuyến nghị khách quan và phù hợp để cải thiện môi trường kiểm soát Tập đoàn và hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược của họ.
Ngoài ra, Bộ phận KTNB Tập đoàn có một nhóm KTNB bao gồm các chuyên gia tại trụ sở chính phụ trách các lĩnh vực KTNB đặc biệt như kiểm toán công nghệ thông tin (CNTT) hoặc các chương trình đảm bảo. Như vậy, có thể nói nội dung KTNB của Tập đoàn Prudential PLC khá đa dạng bao gồm kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán BCTC, kiểm toán CNTT và các lĩnh vực đặc biệt khác.
Bên cạnh đó, bộ phận KTNB Tập đoàn cũng sử dụng một số phần mềm trợ giúp cho công việc KTNB như AutoAudit quản lý giấy tờ làm việc của KTVNB, IssueTrack quản lý hoạt động, Retain quản lý lịch làm việc của KTVNB và sharepoit cho hoạt động nội bộ.
Bộ phận KTNB tại Prudential PLC tuân thủ các yêu cầu của IIA như được quy định trong “Chuẩn mực quốc tế về thực hành chuyên môn“ của IIA với quy trình kiểm toán cũng bao gồm các bước lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, trao đổi thông tin về kết quả kiểm toán và giám sát sau kiểm toán.
2. Tổ chức KTNB tại Manulife Financial Corporation
Manulife Financial Corporation, được thành lập tại Toronto vào năm 1887, hoạt động như một tổ chức bảo hiểm tương hỗ cho đến năm 1999, khi nó trở thành một công ty niêm yết công khai tại Toronto, New York, Hồng Kông và Philippines. Ngày nay, Manulife cung cấp bảo vệ tài chính và các sản phẩm và dịch vụ quản lý tài sản trên cơ sở toàn cầu. Manulife hoạt động với 8 bộ phận và hoạt động riêng biệt tại 14 quốc gia trên thế giới. Mặc dù là một công ty Canada, nhưng khoảng 60% doanh nghiệp (DN) Manulife có trụ sở tại Hoa Kỳ, 30% tại Canada và 10% tại châu Á và Nhật Bản. Ngày nay, Manulife là công ty bảo hiểm lớn nhất Canada và là một trong những công ty bảo hiểm hàng đầu thế giới.
Bộ phận KTNB của Manulife được thành lập từ năm 1996 với bề dày lịch sử phát triển lâu đời. KTNB tại Manulife là tuyến phòng thủ thứ ba, đảm bảo độc lập rằng các biện pháp kiểm soát có hiệu quả và phù hợp với rủi ro tiềm tàng trong DN và đảm bảo các chương trình giảm thiểu rủi ro và chức năng giám sát rủi ro có hiệu quả trong việc quản lý rủi ro.
Về tổ chức bộ máy KTNB tại Manulife
Về vị trí của bộ phận KTNB
Tại Manulife Bộ phận KTNB trực thuộc UBKT thuộc HĐQT. Giám đốc KTNB chịu trách nhiệm báo cáo chuyên môn cho UBKT và báo cáo quản lý cho Tổng cố vấn /giám đốc điều hành cấp cao.
Về mô hình tổ chức
Bộ phận KTNB tại Manulife được tổ chức theo mô hình phân tán. Bộ phận KTNB được phân chia theo địa lý. Triết lý của Manulife là để các KTVNB của họ gần gũi với khách hàng, vì điều đó giúp KTVNB hiểu rõ hơn về môi trường địa phương mà họ hoạt động và cho phép KTNB cung cấp dịch vụ hàng ngày cho các nhà quản lý tại công ty địa phương. Năm trưởng nhóm kiểm toán dựa trên địa lý báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kiểm toán được đặt tại Toronto và Waterloo, Ontario; Boston; Hồng Kông; và Tokyo.
Về nhân sự KTNB
Hồ sơ các KTVNB của Manulife rất đa dạng, tiêu chí tuyển dụng và đào tạo KTVNB tại Manulife là tìm kiếm sự kết hợp các kỹ năng chủ yếu là kiến thức chuyên môn, trí thông minh cơ bản và khả năng giao tiếp. Ngoài ra, Manulife cho rằng chuyên gia tính phí bảo hiểm là một thành phần quan trọng của bất kỳ công ty bảo hiểm nào. Do đó, họ đã đưa chuyên gia tính phí bảo hiểm vào nhân viên KTNB để kiểm toán rủi ro về giá và rủi ro định giá dự trữ. Ngoài ra, Manulife cũng có bộ phận cốt lõi là các kiểm toán viên CNTT chịu trách nhiệm kiểm toán CNTT để đảm bảo quản lý thích hợp các kiểm soát CNTT.
Về tổ chức quy trình KTNB tại Manulife
Về nội dung KTNB
Như các công ty tài chính bảo hiểm khác, nội dung KTNB tại Manulife bao gồm kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán BCTC và kiểm toán CNTT.
Về phương pháp KTNB
Như trường hợp của hầu hết các bộ phận KTNB tại các công ty dịch vụ tài chính Canada, Manulife tập trung vào rủi ro từ trên xuống, một phần lý do xuất phát từ môi trường pháp lý của Canada. KTNB Manulife là bộ phận kiểm toán dựa trên sự đảm bảo với mục tiêu là đưa ra ý kiến về sự phù hợp của quản lý rủi ro. Mục tiêu của KTNB Manulife là không chỉ cung cấp cho ban quản lý kết quả kiểm toán riêng lẻ mà còn đưa ra ý kiến cho ủy ban quản lý rủi ro và UBKT hàng năm, rằng mỗi rủi ro trong một khung rủi ro vốn có được quản lý phù hợp trên toàn công ty trên cơ sở toàn cầu.
Phương pháp kiểm toán dựa trên rủi ro được Manulife áp dụng bao gồm hai thành phần chính:
– Kiểm toán rủi ro chính. Thành phần này của phương pháp kiểm toán bao gồm kiểm toán toàn diện, được thực hiện theo chu kỳ. Nếu một đơn vị kiểm toán được định nghĩa là một đơn vị kiểm toán có rủi ro cao, thì nó thường được kiểm toán ba năm một lần và các đơn vị rủi ro vừa phải cứ sau bốn năm.
– Soát xét rủi ro chính. Những đánh giá này được thực hiện trong những năm cuối cho các cuộc kiểm toán với mức độ rủi ro cao. Những đánh giá này được thiết kế để xác định những thay đổi trong cấu trúc, tổ chức hoặc thủ tục; liên quan đến thử nghiệm hạn chế; và cung cấp một mức độ đảm bảo rằng các khuyến nghị của kiểm toán rủi ro chính trước đó đã được thực hiện và rằng không có sự suy giảm đáng kể nào trong quản lý rủi ro, kể từ lần kiểm toán cuối cùng.
Về quy trình KTNB
Giống như Prudential PLC, bộ phận KTNB tại Manulife cũng tuân thủ các yêu cầu của IIA như được quy định trong “Chuẩn mực quốc tế về thực hành chuyên môn” của IIA, quy trình kiểm toán cũng bao gồm các bước lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, trao đổi thông tin về kết quả kiểm toán và giám sát sau kiểm toán.
3. Bài học kinh nghiệm cho tổ chức KTNB ở Việt Nam
KTNB trên thế giới đã có lịch sử phát triển lâu dài và có bước tiến mạnh mẽ trong nhiều thập kỷ qua, ngày càng có vị trí quan trọng, then chốt đối với cơ cấu quản trị DN. Có được sự phát triển như vậy là do một hệ thống cơ sở pháp lý vững chắc, đầy đủ, đồng bộ được xây dựng cộng với việc áp dụng các thông lệ tốt nhất về KTNB, kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro.
Do đó, khi học tập kinh nghiệm của các DN kinh doanh bảo hiểm trên thế giới để áp dụng cho tổ chức KTNB, Tập đoàn Bảo Việt cần xác định rõ các điều kiện, khả năng hiện nhằm vạch ra lộ trình thích hợp để có những cải tiến phù hợp. Các bài học kinh nghiệm mà các DN ở Việt Nam nói chung, Tập đoàn Bảo Việt nói riêng có thể xem xét trong thời gian tới:
Thứ nhất, cần xây dựng bộ máy tổ chức KTNB phù hợp với quy mô, tổ chức để đảm bảo vị thế, tính độc lập khách quan của KTNB. KTNB cần được trực thuộc ban lãnh đạo cao nhất trong DN. Mô hình tổ chức của KTNB cần được xây dựng phù hợp với cơ cấu tổ chức chung của DN. Cơ cấu tổ chức của các DN cũng cần phải nhanh chóng ổn định, để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động KTNB.
Thứ hai, về nội dung, KTNB hiện đại cần chú trọng tới kiểm toán hoạt động đánh giá hiệu quả các quy trình kiểm soát, quản trị rủi ro, đánh giá hiệu quả hiệu năng các hoạt động của đơn vị. Hơn nữa, để tăng khả năng phát hiện các sai phạm, đòi hỏi bộ phận KTNB phải chủ động và linh hoạt trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Thứ ba, về phương pháp, quy trình kiểm toán, cần chú trọng thực hiện phương pháp tiếp cận kiểm toán trên cơ sở rủi ro một cách bài bản, thực chất. Đặc biệt đối với Tập đoàn Bảo Việt là DN hoạt động trong lĩnh vực tài chính – bảo hiểm, phương pháp tiếp cận này giúp KTVNB định huớng các lĩnh vực nhiều rủi ro cần chú trọng. Đây là phương pháp tiếp cận còn khá mới và chưa được thực hiện một cách chuyên nghiệp ở Việt Nam, do vậy cần được quan tâm nghiên cứu để áp dụng vào thực tế hoạt động kiểm toán. Ngoài ra, khi thực hiện kiểm toán cần tận dụng CNTT (phần mềm ứng dụng), từ đó có thể kiểm toán toàn diện trên tổng thể mẫu, tránh được các rủi ro từ chọn mẫu trong kiểm toán.
Thứ tư, cần đảm bảo tính chuyên nghiệp trong tổ chức và hoạt động KTNB. Việc thực hành kiểm toán cần tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp phù hợp. Các KTVNB cần tuân thủ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp như độc lập, khách quan, trung thực, bảo mật thông tin.
Thứ năm, cần xây dựng ngay tầm nhìn và sứ mệnh của bộ phận KTNB, hoàn thiện Điều lệ kiểm toán, Sổ tay KTNB. Ngoài ra, vị thế của KTNB cần được nâng cao bằng cách thiết lập các quy định cụ thể trong Quy chế về tổ chức và hoạt động của KTNB, nâng cao nhận thức của các bộ phận trong DN về KTNB.
Thứ sáu, thực hiện chuẩn mực KTNB của IIA. Trên thế giới, chuẩn mực KTNB của IIA đã được phổ biến và thực hiện, đặc biệt là ở các quốc gia phát triển. Chuẩn mực quốc tế cho việc hành nghề chuyên nghiệp của KTNB (các chuẩn mực) do IIA ban hành.
Thứ bảy, nâng cao trình độ của KTVNB. KTVNB cần được trang bị những chuyên môn cơ bản bao gồm trình độ học vấn lẫn kinh nghiệm. Về mặt học vấn phải có được các chứng chỉ bằng cấp theo quy định, về mặt kinh nghiệm cần tham gia các hoạt động nghiệp vụ. Ngoài ra, sẽ rất hữu ích nếu KTVNB thông thạo về CNTT, hiểu biết về nhiều lĩnh vực khác nhau từ vĩ mô, bất động sản, chứng khoán, đầu tư, luật pháp… để có kiến thức sâu rộng, dễ dàng lý giải các vấn đề liên quan đến các lĩnh vực này.
Kết luận
KTNB là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu quản trị công ty của các DNBH trên thế giới. Tổ chức KTNB của các DNBH trên thế giới có thể khác nhau về một số điểm trong bộ máy và hoạt động, tuy nhiên bộ phận này luôn được coi là tuyến phòng thủ thứ ba của DN, có vai trò hỗ trợ DN trong việc ứng phó với các rủi ro, tận dụng cơ hội để tối ưu hóa kết quả hoạt động. Các DNBH Việt Nam nên có nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của tổ chức KTNB và học hỏi kinh nghiệm từ các DN trên thế giới, để đảm bảo KTNB luôn phát huy tốt vai trò của mình trong việc nâng cao giá trị cho DN./.
Tài liệu tham khảo
1. Manulife Financial Corportion, Audit Committee Charter.
2. Prudential PLC, Group-wide Internal Audit Charter.
3. Protiviti (2005), Internal Auditing around the world: Profile of internal audit functions at leading international companies.
4. Protiviti (2009), Internal Auditing around the world: Profile of internal audit functions at leading international companies undergoing significant change – Volume V.