Định dạng PDF được sử dụng khá phổ biến trong công việc của nhiều người nhưng để chỉnh sửa loại tệp tin này, người dùng cần có phần mềm đặc biệt. Ngoài Adobe Acrobat, có rất nhiều phần mềm sẽ giúp bạn thực hiện công việc đó một cách dễ dàng.

Sử dụng ứng dụng của bên thứ ba

Các ứng dụng web cung cấp nhiều tùy chọn chỉnh sửa PDF nhanh chóng, thường là miễn phí và có sẵn để sử dụng hoặc tải về. Mặc dù các công cụ này hạn chế hơn so với những gì phần mềm của Adobe cung cấp, nhưng chúng là giải pháp lý tưởng giúp chỉnh sửa tệp tin PDF đơn giản hơn. Chẳng hạn:

PDFsam: Đây là công cụ mà bạn có thể sử dụng để trích xuất bất kỳ trang PDF nào thành một tệp tin hoặc kết hợp các tệp tin PDF thành tài liệu bạn cần. Bạn có thể chia nhỏ tệp tin PDF theo trang đánh dấu, kích cỡ và có thể xoay trang nếu cần.

Giao diện PDFsam đơn giản và dễ hiểu cho người mới bắt đầu. Ngoài ra, để có các chức năng chỉnh sửa cao cấp bạn có thể sử dụng phiên bản nâng cao của phần mềm này.

PDF Xchange Suite: Phần mềm miễn phí này đi kèm với PDF-Xchange Editor và Editor Plus sẽ cung cấp một danh sách dài các công dụng mà bạn có thể thực hiện với các trang PDF - thậm chí còn hoàn thiện hơn cả Adobe Acrobat. Bạn có thể chia nhỏ, hợp nhất, chỉnh sửa, kiểm tra chính tả, dịch sang các ngôn ngữ khác, thêm nhận xét và chèn thêm link bên ngoài... Phần mềm cũng bao gồm các plugin dành cho các công cụ Javascript, sao lưu tệp tin, nhúng hình ảnh, tem tùy chỉnh, làm việc với Google Drive.

PDFescape: Đây là ứng dụng trên web chỉ hỗ trợ các trình duyệt phổ biến gồm Chrome, Firefox, Safari và Opera. Chúng có khả năng sử dụng nhiều hơn PDFsam nhưng vẫn là công cụ miễn phí đơn giản để thực hiện những công việc bạn cần. Chỉ cần nhập file PDF lên web (giới hạn 10MB và 100 trang) và bạn có thể thực hiện một số tùy chọn để hoàn thành các tác vụ cơ bản. Bao gồm chỉnh sửa văn bản của tệp tin, tạo các tệp tin PDF mới, thêm chú thích vào tài liệu, bảo vệ bằng mật khẩu.

Chuyển đổi các tệp tin PDF

Tùy chọn này có sẵn nếu bạn không thích chỉnh sửa trực tiếp trên file PDF hoặc nếu bạn cần phải làm nhiều công việc chi tiết mà không muốn tìm hiểu các ứng dụng mới kể trên. Chỉ cần chuyển đổi tệp tin PDF thành định dạng Word để xử lý dễ dàng và thoải mái hơn theo nhu cầu bạn cần. Tuy nhiên, vấn đề là đôi khi chuyển đổi PDF có thể bị lỗi font chữ, mất phần đánh dấu, văn bản và vị trí hình ảnh bị sai khác.

Do đó, bạn nên sử dụng các công cụ chuyển đổi PDF chuyển dụng như Able2Extract Professional 11, cho phép bạn chuyển đổi các tệp PDF thành định dạng CSV, Word, PowerPoint, AutoCAD, và thậm chí các định dạng Excel. Phần mềm này cũng cho phép bạn chuyển đổi trở lại thành định dạng PDF sau khi bạn hoàn tất quá trình chỉnh sửa.

Ngoài ra, nếu bạn muốn chuyển đổi PDF mà không muốn gặp vấn đề gì, bạn nên sử dụng phần mềm Adobe Acrobat. Adobe cho phép bạn chuyển đổi các tệp PDF sang Word, Excel hoặc PowerPoint trong Acrobat. Nếu có thể, đây là một lựa chọn tuyệt vời, bởi vì định dạng PDF được tạo ra bởi chính Adobe, do đó chuyển đổi định dạng của Adobe có xu hướng chính xác hơn hầu hết các phần mềm khác.

Hơn nữa, bạn có thể sử dụng phần mềm Adobe Acrobat để chỉnh sửa tệp tin PDF. Các công cụ chỉnh sửa của Adobe thường mạnh mẽ nhất và là cách đơn giản nhất để thực hiện chỉnh sửa một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, việc truy cập vào các công cụ này đã trở nên khó khăn hơn theo thời gian, vì Adobe đã chuyển sang mô hình thuê bao.

Để sử dụng phương pháp này, bạn sẽ cần quyền truy cập vào Adobe Document Cloud (DC). Nếu công ty hoặc bạn đã trả phí đăng ký Adobe, đây không phải là vấn đề - chỉ cần truy cập Acrobat và làm theo các bước. Nếu bạn không có quyền truy cập vào Adobe DC, mọi thứ trở nên phức tạp hơn. Nếu bạn chỉ cần chỉnh sửa PDF một lần thì có thể sử dụng phiên bản Adobe DC dùng thử miễn phí mà không phải đầu tư vào chi phí dài hạn.