Áp dụng mô hình xương cá trong phân tích nguyên nhân cốt lõi

     Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật được áp dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và từ đó khắc phục triệt để tránh lặp lại hoặc làm giảm hậu quả sau này. Trong bài dưới đây trình bày các khái niệm chung và cách ứng dụng:
Thông thường khi xảy ra một vấn đề thì nguyên nhân thường được đổ lỗi lòng vòng. Điều này gây ra sự mẫu thuẫn trong nội bộ, cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi lẫn cho nhau dẫn tới việc communication giữa các bên thất bại dẫn tới hoạt động hoặc dự án có thể bị đổ vỡ. Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi (root cause) của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn đề (mà chúng ta gọi là hiện tượng).

Hình: Mô hình xương cá

Cách thức mang tính hệ thống và có cơ cấu này người ta gọi là Root Cause Analysis. Có nhiều công cụ ứng dụng để phát triển Root Cause Analysis thì cách phổ biến nhất được nhiều công ty sử dụng là mô hình 5 TẠI SAO ? (5 WHY?) của công ty TOYOTA. Cơ bản công cụ này được hiểu là việc sử dụng câu hỏi TẠI SAO nhiều lần cho đến khi tìm ra được yếu tố cốt lõi nhất (atomic-yếu tố hạt nhân) nhưng phải đảm bảo có thể xử lý được (actionable). Để mô hình hóa quy trình “5-WHY?” người ta áp dụng mô hình xương cá (Fishbone Diagram hay Ishikawa diagram ) .

Các thành tố của mô hình Xương Cá:

Ở đầu bộ xương cá thể hiện lỗi xảy ra hoặc tác động của lỗi , thể hiện bằng câu hỏi
Ở các khúc xương sống của cá thể hiện nhóm nguyên nhân chính
Ở các xương dăm thế hiện chi tiết các nguyên nhân cho từng nhóm nguyên nhân chính
Có những khúc xương sống phổ biến như sau:

• Con người
• Thiết Bị
• Nguyên liệu
• Thông tin
• Quy trình
• Thước đo
• Môi trường
• Hệ thống

Sau khi hoàn thành hệ thống sơ đồ xương cá, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra khả năng phân tích logic của mình bằng cách quan sát xương cá từ trên xuống hoặc từ dưới lên như:

Lỗi xảy ra là do yếu tố g; g xảy ra là do f; f xảy ra là do e; e xảy ra là do c; c xảy ra là do b; b xảy ra là do a

Đây là công việc rất quan trọng giúp bạn tìm ra nguyên nhân cốt lỗi để từ đó tìm ra phương cách điều trị : giảm bớt hoặc loại trừ nó
Ngay khi xác định được nguyên nhân cốt lõi của mỗi xương sống của cá bạn cần khoanh tròn hoặc đánh dấu nó. Nguyên tắc vàng là hiếm khi chỉ có một nguyên nhân cho mỗi lỗi xảy ra mà thường sẽ là khá nhiều yếu tố.

Hình dưới mô tả cách đánh dâu nguyên nhân cốt lõi của mỗi xương sống của cá:

Một vài gợi ý quan trọng:
Khi phân tích lỗi cần có sự tham gia của nhiều bên tham gia đảm bảo bạn sẽ tìm ra nguyên nhân cốt lõi hiệu quả hơn
Luôn luôn hỏi “tại sao” cho đến khi nào bạn tìm thấy nguyên nhân cốt lõi nhất và có thể xử lý được
Mục đích của xương cá là trả lời cho một câu hỏi, do đó cần tư duy và suy nghĩ xem cách để xử lý nguyên nhân cốt lõi.
Hãy luôn đảm bảo những người tham gia phân tích có được quyền chủ động và trách nhiệm cần thiết- đảm bảo họ luôn là một phần quan trọng của quy trình này.

Hãy vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo
Phân tích nguyên nhân cốt lõi có thể ứng dụng trong rất nhiều hoạt động từ coding phần mềm để tìm lỗi, trong xây dựng quy trình, trong quản lý dự án, trong quản trị gia đình, quản trị logistics,..

Nên nhớ, sau khi tìm ra nguyên nhân cốt lõi, thì điều tiếp theo bạn phải luôn đảm bảo nguyên nhân ấy được xử lý một cách có hệ thống mà thường người ta xây dựng quy trình Corrective Action Plan để theo dõi quá trình cải tiến sau khi xảy ra lỗi..

Cuối cùng hãy luôn nhớ một định luật vô cùng quan trọng

Định luật Murphy:

“Nếu một việc có thể diễn tiến xấu, nó sẽ diễn tiến đúng như thế”

Khi nào dùng công cụ FISHBONE ?

• Khi có nhu cầu tìm hiểu một vấn đề để xác định nguyên nhân gốc
• Khi muốn tìm hiểu tất cả các lý do có thể có tại sao một tiến trình giải quyết vấnđề gặp những khó khăn, các vấn đề hoặc những thất bại.
• Khi có nhu cầu nhận diện các lãnh vực thu thập thông tin
• Khi muốn tìm hiểu lý do một tiến trình không đưa đến những kết quả mong
muốn.
Biểu đồ FISHBONE được xây dựng như thế nào 
Các bước thực hiện :

Bước 1 : Vẽ biểu đồ xương cá
Bước 2 : Liệt kê vấn đề chính cần phân tích ở “ đầu cá”
Bước 3 : Đặt tên cho mỗi nhánh xương cá, ví dụ như : Con người, chính sách, môi trường làm việc, phương pháp ( lãnh vực phân tích hay là nguyên nhân
gốc)
Bước 4 : Sử dụng kỹ thuật “động não” để xác định các yếu tố ở từng lãnh vực nêu trên có thể ảnh hưởng đến vấn đề. Nhóm tự hỏi “ Cái gì gây ra?”
Bước 5 : Lập lại cách thức này với mỗi yếu tố của lãnh vực để phát hiện các yếu tố nhánh phụ. Nhóm tiếp tục tự đặt câu hỏi :”Tại sao cái đó xảy ra?”
Bước 6 : Tiếp tục cho đến khi không còn thông tin hữu ích nữa.
Bước 7 : Phân tích các kết quả của “xương cá” sau khi được mọi người trong nhóm nhất trí với luợng thông tin thu thập được theo từng lãnh vực.
Bước 8 : Nhóm thỏa thuận về thử tự ưu tiên về tầm quan trọng của các nguyên nhân được nêu và đó là nhũng nguyên nhân gốc cần có giải pháp khắc phục

(Sưu Tầm)