Microsoft nổi tiếng với bộ công cụ văn phòng Office, bao gồm các công cụ như Word, Excel...mà chúng ta hay sử dụng trên máy tính (Desktop Office). Tuy nhiên, chúng ta cần biết rằng hãng còn có các phương pháp, cách thức khác trong việc phát hành Office. Nói cách khác là chúng ta có thể sử dụng Office theo nhiều cách khác nhau chứ không chỉ đơn thuần là bản cài trên máy tính. Một ví dụ là mới đây, hãng vừa ra mắt bộ công cụ Office Online miễn phí tại địa chỉ Office.com. Office Online là tên gọi mới của Office Web Apps trước đây. Tuy nhiên, một câu hỏi mà người dùng đặt ra là liệu so với bản Office cài trên máy tính, và so với dịch vụ Google Docs của Google, thì liệuOffice Online có đáng dùng hay không?

Office Online và Desktop Office

Không như các sản phẩm Office khác của Microsoft, Office Online hoàn toàn miễn phí. Đây là điểm mạnh nhất của công cụ này so với Desktop Office. Bạn có thể sử dụng nó trên mọi máy tính mà không phải trả bất kì khoản phí nào, cũng như không phải sử dụng dịch vụ Office nền đám mây 365 của Microsoft.

Do đây là một ứng dụng nền web chạy trực tiếp trên trình duyệt, nên Office Online có thể hoạt động trên nhiều loại thiết bị, từ máy tính Linux, Chromebook, cho tới iPad, hay tablet Android. Nó cũng không yêu cầu bất kì plug-in đặc biệt nào và tương thích với hầu hết các trình duyệt phổ biến gồm Firefox, Chrome, Safari và Internet Explorer.

 

Office Online lưu tài liệu của bạn vào OneDrive (trước đây có tên là SkyDrive) - dịch vụ lưu trữ online cũng của Microsoft phát hành. Nếu bạn đang sử dụng Windows 8.1 thì OneDrive sẽ được cài sẵn trên máy, còn nếu bạn đang dùng Windows 7 hay các phiên bản Windows cũ hơn, bạn có thể tải về ứng dụng OneDrive mà Microsoft phát hành để sử dụng.

Phiên bản Office nền web này cũng cung cấp tính năng cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa 1 tài liệu rất tiện dụng. Và ở điểm này thì Office Online làm tốt hơn so với Desktop Office, ngay cả khi so với Office 2013 - là phiên bản desktop office mới nhất. Một ví dụ như trên trên Word 2013 thì trên 1 tài liệu chỉ cho phép 1 người trong 1 thời điểm có thể tiến hành biên tập, chỉnh sửa; trong khi Word Online cho phép nhiều người cùng biên tập 1 tài liệu theo thời gian thực.

 

Tuy nhiên, Office Online có nhiều hạn chế so với Microsoft Office. Microsoft cung cấp miễn phí các công cụ Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, và OneNote Online. Do đó, nếu bạn cần tới các ứng dụng Office khác như Microsoft Access, bạn sẽ phải tìm tới ứng dụng desktop. Ngoài ra, so với phiên bản desktop thì phiên bản nền web miễn phí này cũng bị cắt giảm nhiều tính năng. Trộn mail hay chạy macro là một vài ví dụ. 2 tính năng này bạn không thể tìm thấy ở Office Online. Bản office nền web này tất nhiên cũng yêu cầu bạn phải có kết nối Internet thì mới hoạt động được. Bởi vậy, nếu muốn biên tập tài liệu offline bạn phải dùng tới phiên bản desktop.

Giao diện Powerpoint Online - một trong các công cụ trong Office Online.

Điểm mạnh: Office Online hoàn toàn miễn phí, có thể sử dụng trên nhiều loại thiết bị, hỗ trợ nhiều người cùng biên tập 1 tài liệu.

Điểm yếu:

Chỉ cung cấp một số ứng dụng Office phổ biến như Word, Excel, Powerpoint..., bị loại bỏ các tính năng cao cấp, và chỉ hoạt động khi có kết nối internet.

Office Online và Google Docs

Google Docs là công cụ office nền web miễn phí do Google phát hành. Và Office Online chính là sản phẩm của Microsoft nhằm cạnh tranh với Google Docs này.

Office Online và Google Docs có nhiều điểm tương đồng: cùng miễn phí, cùng là các ứng dụng nền web chạy trên trình duyệt. Cả 2 đều lưu các tài liệu của người dùng lên dịch vụ lưu trữ trực tuyến - Microsoft OneDrive và Google Drive. Office Online và Google Docs đều cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu. Google Docs khác dịch vụ của Microsoft ở chỗ là ngoài Word, Excel, PowerPoint, nó còn cung cấp thêm công cụ tạo file vẽ và các bảng mẫu (forms). Trong khi đó Office Online cung cấp ứng dụng ghi chú OneNote. Nhìn chung, cả 2 đều có nhiều điểm giống nhau và 1 vài điểm khác biệt mà dịch vụ kia không có.

Dù muốn hay không thì cũng không thể phủ nhận Microsoft Office được xem là sự chuẩn mực của công cụ văn phòng. Office Online cho cảm giác giống Microsoft Office hơn là Google Docs. Quan trọng hơn, Office Online cho phép lưu tài liệu của bạn ở định dạng tập tin quen thuộc của Microsoft Office như .docx, .xlsx, và .pptx. Office Online tương thích tốt hơn với các tập tin Microsoft Office. Khi bạn tạo file trong Office Online, file đó sẽ trông giống y như file văn bản mà bạn tạo bằng ứng dụng Office trên máy tính.

Giao diện tạo bảng tính trong Google Docs.

Google Docs hỗ trợ hoạt động offline, và đây là điểm mạnh của nó so với Office Online, mặc dù đây là điểm mà Microsoft luôn tìm cách nhắm vào để chế giễu Google. Google Docs là sự lựa chọn lý tưởng nếu bạn muốn tìm đến 1 công cụ văn phòng miễn phí và có thể hoạt động khi có kết nối internet hoặc không.

Giao diện tạo bảng thuyết trình trên Google Docs.

Điểm mạnh: Office Online cho tính tương thích tốt với các định dạng tập tin Office. Giao diện của nó cũng giống với các công cụ Office trên máy tính, nhất là các phiên bản Office đời mới.

Điểm yếu: Bạn không thể biên tập tài liệu trên Office Online khi không có internet.

Tham khảo: Howtogeek