PHẦN I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
I.Khái niệm , ý nghĩa và nhiệm vụ về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.Khái niệm ;
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của bộ phận xã hội mà người lao động được sử dụng để bù đắp chi phí lao động của mình trong quá trình sản xuất sức lao động .
Tiền lương là thu nhập chủ yếu của công nhân viên chức , ngoài ra họ còn được hưởng chế độ trợ cấp xã hội trong thời gian nghỉ việc vì đau ốm , thai sản, tai nạn lao động ,…và các khoản tiền lương thi đua , thưởng năng suất lao động.
2.Ý nghĩa
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động .Ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền thưởng,tiền ăn ca…Chi phí tiền lương là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm ,dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra.Tổ chức sử dụng lao động hợp lý , hạch toán tốt laođộng,trên cơ sở đó tính đúng thù lao lao động , thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian ,kết quả và chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động , nâng cao năng suất lao động ,góp phần tiết kiệm chi phí về lao động sống , hạ giá thành cho sản phẩm ,tăng lợi nhuận ,tạo điều kiện nâng cao vật chất ,tinh thần cho người lao động
3.Nhiệm vụ
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh , giá thành sản phẩm của doanh nghiệp liên quan tình hình chấp hành các chính sách chế độ của nhà nước về lao động và tiền lương .Để có thể thực hiện tốt công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau :
+ Tổ chức ghi chép,phản ánh ,tổng hợp kịp thời chính xác tình hình hiện có và biến động về số lượng ,chất lượng lao động ,tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
+ Tính toán chính xác kịp thời đúng chính sách chế độ tiền lương,tiền thưởng ,trợ cấp phải trả cho người lao động ,kiểm tra tình hình chấp hành chính sách chế độ về lao động ,BHXH,BHYT,KPCĐ.
+Tình toán phân bổ chính xác ,đúng đối tượng các khoản tính vào sản xuất kinh doanh hay thu nhập của đơn vị sử dụng lao động .
+Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị ,bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng đắn ,đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu về lao động , tiền lương.
+Lập các báo cáo về lao động tiền lương và góp phần quản lý ,khai thác tốt tiềm năng lao động trong doanh nghiệp.
III.Qũy tiền lương ,quỹ BHXH,BHYT,BHTN,KPCĐ
1.Quỹ tiền lương
Là toàn bộ số tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả các lao động của mình.Về mặt hạch toán kế toán ,quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại :
- Tiền lương chính :Là toàn bộ số tiền trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính gồm: tiền lương cấp bậc , các khoản phụ cấp (phụ cấp làm đêm , làm thêm giờ …)
- Tiền lương phụ : Là toàn bộ số lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ ,thời gian người lao động nghỉ phép ,nghỉ lễ tết ,hội họp,nghỉ vì ngừng sản xuất…được hưởng lương theo chế độ.
2.Quỹ BHXH,BHYT,BHTN,KPCĐ
2.1. Quỹ BHXH (Quỹ Bảo Hiểm Xã Hội )
Quỹ BHXH được hình thành nhằm mục đích trả lương cho công nhân viên khi ,nghỉ hưu hoặc giúp đỡ cho công nhân viên trong các trường hợp ốm đau, tai nạn mất sức lao động phải nghỉ việc .
Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm trên tiền lương khoản thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí SXKD và khấu trừ vào tiền lương công nhân theo chế độ hiện hành hàng tháng DN tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ trích là 20% trên số tiền lương cấp bậc,chức vụ,hợp đồng ,hệ số bảo lưu, phụ cấp chức vụ ,thâm niên, khu vực của công nhân viên trong tháng ,trong đó 15% tính vào chi phí SXKD của các đối tượng sử dụng lao động ,5% trừ vào lương của người lao động .
Số tiền thuộc quỹ BHXH được nộp lên cơ quan quản lý BHXH để chi trả cho các trường hợp nghỉ hưu,nghỉ mất sức lao động…Các khoản chi cho người lao động khi ốm đau ,thai sản được thanh toán theo chứng từ phát sinh thực tế.
2.2. Quỹ BHYT ( Quỹ Bảo Hiểm Y tế )
Nhằm xã hội hóa việc kham chữa bệnh ,người lao động được hưởng chế độ khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản chi về viện phí , thuốc men ,,khi ốm đau .Điều kiện để người khám chữa bệnh không mất tiền là họ phải có thẻ BHYT.Thẻ BHYT được mua từ tiền trích BHYT
Theo quy định hiện nay ,BHYT được tính theo tỷ lệ 3% trên số tiền lương cấp bậc ,chức vụ, hợp đồng,hệ số bảo lưu,phụ cấp chức vụ,thâm niên, khu vực ,đắt đỏ của công nhân viên trong tháng,trong đó 2% tính vào chi phí SXKD của các đối tượng sử dụng lao động ,1% trừ vào lương của người lao động
Quỹ BHYT được nộp cho cơ quan BHYT dùng để tài trợ viện phí và tiền thuốc men cho người lao động khi ốm đau phải vào bệnh viện.
2.3, KPCĐ ( Kinh Phí Công Đoàn)
KPCĐ được sử dụng cho hoạt động bảo vệ quyền lợi của công nhân viên trong DN.Theo quy định , số KPCĐ trích được phải nộp lên cho cơ quan công đoàn cấp trên 1%,một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp(1%),DN phải nộp đầy đủ KPCĐ mỗi quý một lần vào tháng đầu quý cho tổ chức công đoàn .
Theo chế độ hiện hành, DN trích KPCĐ theo tỷ lệ 2% trên quỹ tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động và các khoản phụ cấp ( nếu có ) và tính hết vào chi phí SXKD trong kỳ.
2.4. Quỹ BHTN ( Quỹ Bảo Hiểm Thất Nghiệp )
BHTN là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong thời gian không có việc làm. Theo chế độ hiện hành quỹ này được hình thành từ 2 nguồn :
+ Người lao động hàng tháng có trách nhiệm đóng góp 1% theo tổng quỹ tiền lương cấp bậc ,chức vụ từ thu nhập của mình.
Người sử dụng lao động hàng tháng có trách nhiệm đóng góp 1% theo tổng quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ của những người tham gia BHTN tại đơn vị.
Toàn bộ số BHTN trích được doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý quỹ.
IV. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
1.Chứng từ và sổ sách sử dụng
2.Tài khoản sử dụng
2.1. Tài khoản 334 - Phải trả viên chức
a) Nội dung :
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức viên chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương và các khoản phải trả khác, tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với các đối tuợng khác trong bệnh viện trường học trại an dưỡng như : bệnh viện, trại viên, học viện ….và các khoản học bổng sinh hoạt phí .
b) Kết cấu :
Bên nợ : - Tiền lương và các khoản khác đả trả cho công chức viên chức và các đối tượng khác của đơn vị .
- Các khoản đả khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí, học bổng .
Bên có: + Tiền lương và các khoản phải trả cho công chức viên chức cán bộ hợp đồng trong đơn vị.
+ Sinh hoạt phí học bổng phải trả cho HS-SV và các đối tượng khác.
Số dư bên nợ : - Các khoản phải trả cho công chức viên chức, hoc sinh sinh viên và các đội tượng khác trong đơn vị.
c) Các tài khoản cấp 2 :
Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2
+ Tài khoản 3341- Phải trả viên chức nhà nước : tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán với công chức viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương , phụ cấp và các khoản khác.
+ Tài khoản 3348 - Phải trả các đối tượng khác : tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác về các khoản như : học bổng, sinh hoạt phí, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính sách chế độ .
2.2. Tài khoản 332 - Các khoản phải nộp theo lương
a) Nội dung :
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của đơn vị .
b) Kết cấu :
Bên nợ : -Số bảo hiểm xã hội ,bảo hiểm y tế đả nộp cho cơ quan quản lý.
- Số bảo hiểm xã hội chi trả cho những người được hưởng bảo hiểm xã hội tại đơn vị
Bên có : + Tính bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế tính vào chi của đơn vị
+ Số bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế mà công chức viên chức phải nộp trừ vào lương hàng tháng
+Số tiền bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm cấp để chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ của đơn vị.
+Số lãi nộp chậm số tiền bảo hiểm xã hội phải nộp.
Số dư bên có :- Số bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế còn phải nộp cho cơ quan quản lý
- Số tiền bảo hiểm xã hội nhận được của cơ quan quản lý chưa chi trả cho các đối tượng hưởng bảo hiểm xã hội .
* ) Tài khoản 332 có thể có số dư bên nợ: phản số bảo hiểm xã hội đã chi chưa được cơ quan bảo hiểm thanh toán.
c) Các tài khoản cấp 2 :
Tài khoản 332 có 2 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 3321- Bảo hiểm xã hội : tài khoản này phản ánh tình hình nộp, nhận chi trả bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
+ Tài khoản 3322 - Bảo hiểm y tế: tài khoản này phản ánh tình hình trích nộp bảo hiểm y tế .
3.Phương pháp kế toán
3.1. Kế toán tổng hợp tiền lương :
Hàng tháng ,căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lường , kế toán tổng hợp số tiền phải trả cho công nhân viên và hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng
Sơ đồ kế toán tiền lương :
3.2. Kế toán các khoản tính theo lương
3.3. Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất
Công nhân sản xuất sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng sản phẩm sản xuất ra .Nếu số lượng công nhân nghỉ phép nhiều sẽ làm cho giá thành sản phẩm biến động .Chính vì vậy ,trong trường hợp công nhân nghỉ phép nhiều giữa các kì không đều nhau ,doanh nghiệp phải tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép để đảm bảo chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm được hợp lý .
· Tỷ lệ trích :
Căn cứ vào tổng số lượng nghỉ phép năm kế hoạch và tiền lương chính năm kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất ,kế toán thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất như sau
Tổng số tiền lương nghỉ phép năm kế hoach của CNTTSX
Tỷ lệ trích trước =
Tổng số tiền lương trong năm kế hoạch của CNTTSX
Số tiền trích trước trong kỳ =Tỷ lệ trích trước* Tổng số tiền phải trả CNTTSX trong kỳ
+ Tài khoản sử dụng :TK 335 – chi phí phải trả
Tk 335 phản ánh các khoản chi phí trích trước và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch trích trước chi phí.
- Kết cấu và nội dung của tài khoản
Bên nợ :
n Phản ánh các khoản chi phí phát sinh tính vào chi phí phải trả.
n Phản ánh số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn chi phí thực tế
Bên có :
n Phản ánh chi phí phải trả dự tính trước
n Phản ánh số chênh lệch về chi phí thực tế lớn hơn số trích trước
Dư có: Phản ánh các khoản đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh
· Phương pháp hạch toán:
+ Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất , ghi :
Nợ Tk 622
Có Tk 335
+ Cuối tháng tổng hợp tiền lương nghỉ phép thực phải trả cho công nhân sản xuất , ghi :
Nợ Tk 335
Có Tk 334
+ Khi có sự chênh lệch giữa số trích trước với số thực tế phải trả ,ghi :
- Nếu số trích trước nhỏ hơn thực tế phải trả thì trích bổ sung:
Nợ Tk 622
Có Tk 335
- Nếu số trích trước lớn hơn thực tế phải trả thì ghi giảm chi phí :
Nợ Tk 335
Có Tk 622