Đặc điểm của công ty
+ Sản phẩm của công ty rất đa dạng, giá trị từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp
+Công ty có ba nhà máy sản xuất nằm ở 2 thành phố lớn. Mỗi nhà máy của công ty có tới hàng nghìn nhân viên, với trình độ khá đồng đều
+Doanh thu hàng năm của công ty rất lớn mức cổ tức chia cho các cổ đông không ngừng tăng lên năm sau so với các năm trước.
Vấn đề nảy sinh :
- Năm 2005 khác với mọi năm trước, doanh thu kế hoạch không đạt được như đã đề ra, tỷ lệ cổ tức giảm 0.05% so với năm trước.
- Xung đột giữa người lao động và nhà quản lý về đãi ngộ, đánh giá chất lượng lao động, thời gian lao động, bảo hộ lao động,...xảy ra
-Xuất hiện việc khiếu nại lên tới Giám đốc công ty, thu nhập của người lao động đang có xu hướng đi xuống.
à Người lao động nghi ngờ rằng có 1 số đợt tuyển dụng vào công ty, nhà quản lý đã lợi dụng để đưa người nhà vào công ty mà không tuân thủ theo qui trinh sát hạch, thi tuyển như đã đề ra.
Trả lời các vấn đề :
a, Với các phân tích liên quan đến đặc điểm và các vấn đề nảy sinh như ở trên trước hết có thể nhận thấy rằng chiều hướng của công ty đang đi theo hướng tiêu cực. (doanh thu giảm à cổ tức giảm à xung đột tăng à nghi ngờ chính sách của nhà quản lý tăng)
Giả sử bỏ qua các yếu tố khác để dẫn đến tình trạng sụt giảm doanh thu kế hoạch như khùng khoảng kinh tế, nguyên liệu đầu vào, cạnh tranh..v..v.. có thể thấy rằng tình huống mà bạn đưa ra chủ yếu nhấn mạnh đến một vấn đề rất quan trọng trong công ty tại thời điểm hiện tại đó là vấn đề quản lý, kiểm soát nhân sự (bao gồm cả các vấn đề từ khâu tuyển dụng đến chính sách đãi ngộ, đánh giá thời gian, chất lượng, bảo hộ lao động…cũng như là làm sao để kiểm soát tốt một số lượng lớn hàng nghìn nhân sự ở mỗi nhà máy như vậy)
Vì vậy để đạt được mục tiêu quản lý, mục tiêu kinh doanh Ban lãnh đạo công ty cần chú ý đến các mắt xích sau (có thể hiểu là những điểm mấu chốt nhất) trong công tác kiểm tra kiểm soát :
+ Tuyển dụng đúng người và trình độ.
+ Đánh giá đúng và đủ thời gian làm việc của người lao động
+ Quy trình cấp phát, sử dụng, quản lý việc bảo hộ lao động và các chính sách đãi ngộ lao động
+ …
b, Để đạt được mục tiêu tuyển dụng những nhân viên đúng yêu cầu đặt ra, việc cần thiết công ty nên làm là duy trì việc kiểm tra kiểm soát theo 2 hướng :
+ Nếu công ty đã có quy trình tuyển dụng thì phải kiểm soát xem thực tế quy trình này có được áp dụng đúng và đầy đủ hay không ? trong quá trình áp dụng có điểm gì bất hợp lý hay không ?
+ Nếu công ty chưa xây dựng được quy trình tuyển dụng thì cần phải triển khai thực hiện việc xây dựng và kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ.
Cách thức tốt nhất là công ty nên thành lập Hội đồng tuyển dụng xuất phát từ nhu cầu nhân sự của các bộ phận, phân xưởng của nhà máy. Việc kiểm soát phải thực hiện qua nhiều cấp chéo nhau và thực hiện trước, trong và ngay sau khi thực hiện các bước của quy trình tuyển dụng nhân sự. (kiểm tra hồ sơ, kiểm tra trình độ qua các bài thi…)
Hoạt động kiểm soát có 2 dạng là kiểm soát vật chất và kiểm soát kế toán thì các hoạt động kiểm soát kể trên đều thuộc kiểm soát vật chất (kiểm soát thực tế người nhân viên được tuyển dụng xem có đúng với chuẩn mà công ty đặt ra hay không ? giống như kiểm soát xem thử hàng hóa mua về nhập kho có đúng với quy cách chất lượng hay không ?)
c, Giả sử cổ đông có ý kiến rằng báo cáo tài chính năm nay có nhiều vấn đề có nghi vấn thì để duy trì và đảm bảo niềm tin của những nhà đầu tư vào công ty thì các thành viên có liên quan trong HĐQT, BGĐ mà đặc biệt là Ban kiểm soát phải chứng minh cho được những điểm nghi vấn đó có đúng hay không qua các công tác và thủ tục kiểm soát của mình. Trong trường hợp tốt nhất thì nên thuê công ty kiểm toán độc lập chuyên nghiệp thực hiện việc đánh giá BCTC để minh bạch hóa các vấn đề.
d, Để giải quyết khiếu nại trong nội bộ công nhân viên trong đơn vị, công ty thì BGĐ nên làm việc trực tiếp với các giám đốc, các quản đốc phân xưởng tại 3 nhà máy để nắm tình hình; Phân tích nội dung khiếu nại của CNV và sau cùng là tổ chức hiệp thương dân chủ với CNV để giải đáp thỏa đáng các kiến nghị của họ ; Bên cạnh đó mời đại diện Công đoàn công ty, sự giám sát của Liên đoàn lao động cấp sở tại để phối hợp giải quyết . Đây là thực tế quy trình các DN Việt Nam hiện tại vẫn đang làm theo hướng dẫn của pháp luật trong điều kiện người lao động khiếu kiện đông người.
e, Giả sử công ty đang vướng tới 1 số vấn đề khí thải và chất thải rắn trong quá trình sản xuất. Như vậy vấn đề của công ty đó là quá trình kiểm soát vật chất đối với quy trình sản xuất.
Nó sẽ được thực hiện sao cho phù hợp với quy trình kỹ thuật của dây chuyển sản xuất tại công ty. \
Hiện nay ở các DN có rất nhiều bộ phận thực hiện nhiệm vụ này mà tiêu biểu và phổ biến dưới tên gọi là bộ phận KCS
f, Giả sử công ty muốn vay tiền từ Ngân hàng để mua thêm thiết bị phục vụ cho sản xuất, công ty cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho Ngân hàng. Công ty không nhất thiết phải duy trì 1 hình thức kiểm tra, kiểm soát nào khác ngoài kiểm tra kế toán để đảm bảo cho ngân hàng tin rằng những thông tin do công ty cung cấp là hoàn toàn trung thực, khách quan. Bởi lẽ ngân hàng đã có những hệ thống kiểm tra, kiểm soát việc cho vay theo quy định riêng của họ. Các DN không cần phải chứng minh vì nếu có cố họ cũng sẽ không tin tưởng hoàn toàn. Họ sẽ chỉ tin tưởng hoàn toàn vào những tiêu chuẩn và tiêu chí xếp hạng và đánh giá năng lực tài chính của họ.
g. Giả sử công ty có bộ phận kế toán trung tâm rất mạnh với các kế toán viên có trình độ nghiệp vụ cao thì vẫn phải cần thiết tiến hành kiểm toán để đảm bảo sự khách quan và độc lập nhằm nâng cao lòng tìn của nhà đầu tư, người lao động đối với BCTC do kế toán đơn vị lập ra.