 Những nội dung của bản Mô tả công việc và Tiêu chuẩn công việc
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.
Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:
-
Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
-
Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
-
Mục tiêu công việc đó là gì?
-
Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?
-
Công việc được thực hiện ở đâu?
-
Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
-
Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
-
Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm như thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi.
Nói chung bản mô tả công việc nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản: Ai? Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào?
Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây:
-
Nhận diện công việc.
-
Tóm tắt công việc.
-
Các mối quan hệ.
-
Chức năng, trách nhiệm công việc.
-
Quyền hạn.
-
Tiêu chuẩn mẫu.
-
Điều kiện thực hiện công việc.
Ví dụ: Bản mô tả công việc – Thư ký bộ phận sản xuất
|
CHỨC DANH CÔNG VIỆC:Thư ký cho kỹ sư trưởng cơ khí |
BÁO CÁO CHO:Kỹ sư trưởng cơ khí |
XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC:
Cung cấp dịch vụ toàn diện cho Kỹ sư trưởng bằng cách tổ chức sắp xếp các phần công việc thường lệ của kỹ sư trưởng.
CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH:
|
1.Tiếp nhận thư từ , phân loại theo thứ tự ưu tiên, đính kèm thư từ trao đổi từ trước nếu có và đánh máy các thư từ . |
|
2. Ghi lại lời đọc của kỹ sư trưởng cơ khí và xử lý các thư từ khẩn |
|
3. Sắp xếp công tác cho phòng, chuẩn bị các cuộc họp |
|
4. Soạn thảo các văn bản, trả lời các thư từ theo lệnh của kỹ sư trưởng |
|
5. Giúp kỹ sư trưởng giải quyết các công việc hành chánh thông thường, giải quyết các thắc mắc thường lệ |
|
6. Gọi và trả lời các cuộc điện thoại một cách khôn khéo. Tiếp khách có hiệu quả. |
CÁC NHIỆM VỤ PHỤ:
|
1. Chuẩn bị bản tóm tắt về các chi tiêu của bộ phận theo yêu cầu của bộ phận kế toán |
|
2. Thu thập các báo cáo tóm tắt , đánh máy các báo cáo tiến độ dự án |
|
3. Chuyển hồ sơ cũ xuống tầng hầm |
|
4. Đánh máy báo cáo kế toán |
CÁC MỐI QUAN HỆ:
|
BÁO CÁO CHO: Kỹ sư trưởng cơ khí |
|
GIÁM SÁT NHỮNG NGƯỜI SAU ĐÂY: Không |
CÁC YÊU CẦU VỀ ĐIỀU KIỆN VẬT CHẤT:
|
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC: Làm việc trong văn phòng |
|
THỜI GIAN LÀM VIỆC: Thời gian làm việc hành chánh 8 giờ |
|
RỦI RO: Không |
Ví dụ khác về bản mô tả công việc của trưởng phòng tổ chức hành chánh
|
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC |
|
Mã số công việc |
Chức danh: Trưởng phòng Tổ chức hành chánh |
Các mối quan hệ:
-
Bên trong:
-
Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty. Định kỳ hàng tháng báo cáo và chịu trách nhiệm với giám đốc về toàn bộ các hoạt động Hành chánh – Văn phòng –Nhân sự công ty.
-
Phối hợp với các bộ phận khác trong tuyển chọn, huấn luyện, bố trí, động viên, kích thích nhân viên. Kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện chính sách nhân sự của công ty.
-
Cố vấn, hỗ trợ nhân viên khác về nhân sự , hành chánh
-
Bên ngoài:
-
Tổ chức cấp trên: Các vấn đề về tổ chức, nhân sự
-
Cán bộ các công ty khác: Điều phối cán bộ trong công tác
-
Viên chức chính quyền: Thực hiện quy chế pháp luật và các hoạt động cộng đồng
-
Sở lao động: Công đoàn, nhà cung cấp lao động, phối hợp tuyển chọn lao động, giải quyết chế độ chính sách
|
|
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, NĂNG LỰC |
-
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
-
Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng với các lãnh đạo doanh nghiệp cải tiến, hoàn thiện hệ thống chính sách, chế độ, thủ tục nhân sự, phối hợp hoạt động và chỉ đạo việc kiểm tra tình hình thực hiện nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.
-
Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng lãnh đạo doanh nghiệp cải tiến các hoạt động hành chính văn phòng.
-
Cố vấn cho nhân viên trong doanh nghiệp các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong doanh nghiệp. Cung cấp thông tin và hướng dẫn cho nhân viên về các quy định, chính sách của doanh nghiệp.
-
Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao tế với chính quyền, các cơ quan chức năng và các tổ chức khác nhằm nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.
-
Phối hợp với các lãnh đạo để xác định nhu cầu và tổ chức thực hiện các chương trình huấn luyện nhân viên.
-
Phối hợp hoạt động với các lãnh đạo trực tuyến trong việc xác định, giải quyết các vấn đề nhân sự và thực hiện các biện pháp kích thích động viên nhân viên .
-
Tổ chức sắp xếp công việc của nhân viên dưới quyền, kiểm tra chất lượng và hiệu quả công việc của họ.
-
Chỉ đạo công tác tuyển chọn, huấn luyện nhân viên, kiến nghị điều chỉnh cơ cấu nhân sự một cách hợp lý.
-
Chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ nhân viên. Thực hiện các biểu mẫu chuẩn về báo cáo tình hình lương thưởng, định mức, phúc lợi … Xây dựng các biểu mẫu thống nhất về hồ sơ và các tiêu chuẩn tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật.
|
-
CÁC HƯỚNG DẪN VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC :
-
Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm theo trình tự hợp lý
-
Viết rõ , đơn giản và súc tích các nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt
-
Bắt đầu mỗi câu bằng động từ hành động
-
Sử dụng những từ có thể định lượng được khi có thể
-
Sử dụng những từ cụ thể và hạn chế tối đa những từ mơ hồ
-
Sử dụng những thuật ngữ đã được chuẩn hóa
-
Trả lời các câu hỏi : How, What , Where , When , Why , Who
-
Xác định rõ kết quả hoặc tiêu chuẩn cuối cùng được sử dụng để đánh giá.
Bản tiêu chuẩn công việc
Khái niệm: bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Hay nói khác đi là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó.
Công việc rất đa dạng, nên yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng. Nhưng nhìn chung các yếu tố chung nhất thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là:
Trình độ học vấn
Trình độ chuyên môn
Các kỹ năng cần thiết cho công việc
Kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc: thâm niên trong nghề, các thành tích kỷ lục đã đạt được.
Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ nào và mức độ.
Các phẩm chất về cá nhân: tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến, hoàn cảnh gia đình , nghị lực ,mức độ thích nghi với hoàn cảnh, khả năng làm việc độc lập, khả năng chịu được sự căng thẳng hay áp lực công việc …
Một số các yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hoàn thành công việc .
Bản tiêu chuẩn công việc – Thư ký bộ phận sản xuất
|
TÊN CÔNG VIỆC :Thư ký Kỹ sư trưởng cơ khí |
TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC :Dài hạn |
Trình độ học vấn
|
Trình độ học vấn cần thiết : |
|
Phổ thông trung học |
Kiểm tra văn hóa do công ty tổ chức |
|
Ngành học :Chuyên môn hóa rộng |
|
|
Chức danh nghề nghiệp : Không đòi hỏi |
|
|
Đào tạo và bằng cấp chuyên môn : Ưu tiên người đã được đào tạo về thư ký nhưng không bắt buộc |
Kinh nghiệm làm việc cần thiết
|
Có ít nhất một năm làm công việc tương tự. |
Kiến thức / Kỹ năng cần thiết
|
Tốc độ đánh máy vi tính 60 từ / phút hoặc nhanh hơn |
|
Các kỹ năng máy tính cơ bản |
Yêu cầu về thể chất
|
YÊU CẦU SỨC KHỎE : Có thể ngồi làm việc lâu |
Đôi khi trong thực tế người ta có thể trình bày bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc trong cùng một bản, ví dụ:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
CHỨC DANH CÔNG VIỆC: TRƯỞNG CA
-
Mục đích của vị trí công việc: Đảm bảo vận hành các hoạt động sản xuất của ca mình quản lý một cách có hiệu quả và an toàn thông qua việc chỉ đạo các hoạt động tổ chức sắp xếp dây chuyền sản xuất và các chức năng quản lý với tư cách người giám sát.
-
Nhiệm vụ của vị trí công việc:
-
Chỉ đạo các hoạt động nhân sự trong sản xuất và phối hợp với các hoạt động nhân sự trong bảo dưỡng.
-
Bảo đảm truyền đạt thông tin và giải thích cho nhân viên về các chính sách nhân sự và sản xuất.
-
Quản lý chương trình bảo dưỡng cần thiết thông qua việc thu thập các yêu cầu bảo dưỡng, lên lịch và ghi chép theo dõi các hoạt động bảo dưỡng.
-
Quản lý các thủ tục giao ca trong phân xưởng sản xuất.
-
Thực hiện việc tập huấn và đào tạo chương trình an toàn lao động, nâng cao chuyên môn cho nhân viên cấp dưới.
-
Lên lịch làm việc, phân công người đảm nhiệm cũng như chịu trách nhiệm giải quyết cho nhân viên nghỉ phép.
-
Đảm nhận các nhiệm vụ theo dõi thời gian làm việc của công nhân và cập nhật các thông tin liên quan đến tình hình sản xuất và nhân sự trong bộ phận mình phụ trách.
-
Xây dựng dự toán và chịu trách nhiệm về mức độ dự trữ nguyên vật liệu trong khu vực sản xuất được phụ trách.
-
Đánh giá kết quả công việc hàng kỳ của công nhân viên mà mình phụ trách.
-
Góp ý cho nhân viên về các vấn đề chuyên môn và các công việc liên quan đến công việc.
-
Yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc:
-
Học vấn: Trình độ trung cấp hoặc công nhân kỹ thuật.
-
Kinh nghiệm làm việc trong phân xưởng: ít nhất có 1 năm giữ vị trí tổ trưởng.
-
Các kinh nghiệm khác: Hiểu biết về nghề may, thêu và có ít nhất 2 năm làm việc trong doanh nghiệp.
-
Các kỹ năng và kiến thức cần có :
-
Hiểu biết về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
-
Hiểu biết về các vấn đề kỹ thuật để vận hành máy và kiểm soát quá trình vận hành thiết bị trong xưởng sản xuất.
-
Có khả năng tính toán sơ đẳng.
-
Có kỹ năng giao tiếp và biết làm tốt các chỉ thị của cấp trên.
-
Có kỹ năng giám sát nhân viên dưới quyền về thời gian, chất lượng sản phẩm…
Thông tin trong phân tích công việc là khởi đầu cho tuyển dụng nhân viên, tạo cho việc bố trí đúng người đúng việc. Những thông tin này còn giúp để đánh giá giá trị công việc là cơ sở trong quy trình xây dựng hệ thống tiền lương.
Các phân tích về điều kiện làm việc trong bản mô tả công việc giúp các nhà quản trị cải thiện các điều kiện lao động cho nhân viên nhằm nâng cao năng suất lao động đồng thời bảo đảm sự an toàn và sức khỏe cho nhân viên.
Nguồn: voer.edu.vn
|
|