Trong thời đại mọi thứ thay đổi chóng mặt như hiện nay, những công ty có thể đưa ra quyết định tối ưu ngay tại thực địa sẽ trở thành những tổ chức lớn mạnh vượt bậc. Chính vì vậy, rất nhiều doanh nghiệp đều triển khai quản trị KPI đến toàn nhân viên và cán bộ. Nếu trong doanh nghiệp, nhân viên có hứng thú với KPI sẽ giúp tổ chức linh hoạt và chủ động hơn. Và từ sự linh hoạt và chủ động đó có thể đẩy nhanh tốc độ thực hiện công việc một cách vượt bậc. Và để hiểu rõ hơn về KPI, các bạn nên tìm đọc cuốn sách KPI – Công cụ quản lý nhân sự hiệu quả của tác giả Nhật Bản Ryuichiro Nakao.
Trong cuốn sách này, tôi muốn chia sẻ cùng các bạn về phương pháp quản trị KPI có thể áp dụng chủ nghĩa thực tế triệt để, khác hẳn với thứ “KPI vớ vẩn” vốn chỉ đơn giản là vừa theo dõi các con số vừa vận hành kinh doanh.
Cuốn sách KPI – Công cụ quản lý nhân sự hiệu quả là cuốn sách dành cho những nhà quản lý nhân sự, những người muốn tìm hiểu thêm về KPI hay những người cần biết một cách chuyên sâu, nâng cao thêm hiểu biết của mình và cách vận dụng vào thực tế. Chính vì vậy, những ai muốn biết thêm, nâng cao thêm hay chuyên sâu về KPI thì đều có thể tìm đến cuốn sách này. Sau khi đọc xong cuốn sách, bạn sẽ biết cách để áp dụng công cụ KPI vào thực tế.
Về nội dung cuốn sách
Cuốn sách gồm tổng cộng 5 chương chính, mỗi chương sẽ đem lại cho bạn những hiểu biết khác nhau về KPI. Cụ thể:
Chương 1: Kiến thức cơ sở về KPI
Chương 1 sẽ đem lại cho bạn những kiến thức căn bản nhất, những gì là cơ sở nhất về KPI. Nếu bạn chưa biết KPI là gì cũng đừng lo vì chương 1 của cuốn sách sẽ cung cấp cho bạn những gì cơ bản nhất về KPI.
Chương 2: Bí quyết thực hành quản trị KPI
Chương này sẽ giải đáp những câu hỏi và những thắc mắc về KPI. Hơn nữa, trong chương 2 tác giả sẽ chia sẻ những bí kíp để thực hành quản trị KPI một cách hiệu quả. Như vậy không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà tác giả còn đưa ra bí quyết để thực hành về chúng.
Chương 3: 3 điều cần biết trước khi thực hành quản trị KPI
Chương 3 sẽ tác giả sẽ tổng hợp 3 điều lớn, 3 điều cần lưu ý trước khi chúng ta thực hành quản trị KPI. Trong 3 điều lớn này sẽ có những điều lưu ý nhỏ trong đó. Khi biết đến 3 chú ý trên, chắc hẳn các bạn sẽ nắm vững được cách thức để thực hành quản trị KPI.
Chương 4: Tuyển tập những ví dụ KPI học từ những tình huống thực tế
Trong chương 4, tác giả tập hợp những ví dụ điển hình về KPI từ những tình huống ngoài thực tế. Chính từ những ví dụ này, người đọc có thể hiểu sâu hơn về KPI. Và việc học từ những gì ngoài đời thực nhiều khi sẽ dễ tiếp thu hơn là những kiến thức lý thuyết khó nhằn. Chính vì vậy, cuốn sách này các bạn không chỉ học lý thuyết mà còn thực hành và học từ thực tế.
Chương 5: Thiết lập KPI
Trong chương 5, các bạn sẽ được ôn tập lại các bước thiết lập KPI, quy trình và những vấn đề xoay quanh việc thiết lập KPI.
Như vậy, qua 5 chương của cuốn sách chắc chắn rằng các bạn sẽ có những kiến thức bổ ích về quản trị về KPI. Những kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, từ lý thuyết đến thực hành, từ nghiên cứu vào thực tế.
Hiểu cơ sở về KPI
Nhiều người khi tuyển dụng, khi đi xin việc làm chắc chắn sẽ nghe đến rất nhiều về KPI. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ bản chất của KPI là gì và KPI có tác dụng như thế nào trong công việc. Hiểu cơ sở về KPI có thể giúp các bạn hiểu ra vai trò của KPI trong công việc và sẽ tìm ra phương pháp quản trị KPI.
1. KPI là gì?
Muốn hiểu sâu về KPI thì trước hết các bạn cần biết KPI là gì? KPI là viết tắt của “Key Performance Indicator”. Trong đó “Key Performance” nghĩa là chìa khóa của thành công trong hoạt động kinh doanh. Còn “Indicator” là chỉ số, mục tiêu bằng con số. Như vậy KPI chính là chỉ số thể hiện chìa khóa của thành công qua những mục tiêu bằng số. Như vậy điều quan trọng nhất chính là coi “chìa khóa” của “thành công” chính là “những mục tiêu bằng số”.
2. Bức tranh chung về KPI
Bức tranh chung về KPI có 3 nhân vật chính đó là KGI (Key Goal Indicator), CSF (Critical Success Factor), KPI (Key Performance Indicator). Dịch ra tiếng Việt thì 3 cụm từ này nghĩa lần lượt là: Giá trị mục tiêu cuối cùng, Quá trình quan trọng nhất và Giá trị mục tiêu của quá trình quan trọng nhất.
• KGI (Key Goal Indicator): Đây có nghĩa là mục tiêu bằng số quan trọng nhất mà mình muốn đạt được vào thời điểm cuối kỳ hoạt động kinh doanh. KGI là các con số mục tiêu về doanh thu với các tổ chức kinh doanh và là con số mục tiêu về số lượng người dùng với các hoạt động phát triển dự án.
• CSF (Critical Success Factor): Đây là những nhân tố thành công quan trọng, là những điểm mấu chốt dẫn tới thành công cho hoạt động kinh doanh. Để đạt được KGI thì CSF là quá trình then chốt nhất. Nếu CSF được thực hiện một cách chỉnh chu thì chính CSF sẽ là quá trình đưa hoạt động kinh doanh đến đích cuối cùng.
• KPI (Key Performance Indicator): KPI là thước đo thể hiện bằng con số của CSF. KPI là chỉ số dẫn dắt KGI, là mục tiêu bằng con số của CSF. Cụ thể hơn thì KPI chính là giá trị, con số cho ta thấy nếu thực hiện quá trình quan trọng bậc nhất CSF ở mức độ nào thì sẽ có thể đạt KGI vào cuối kỳ.
Những điểm mấu chốt khi chia sẻ KPI với cán bộ nhân viên
Trong một doanh nghiệp, công ty, dự án nếu KPI là của tất cả cán bộ nhân viên thì có 2 điểm mấu chốt mà người chịu trách nhiệm thiết lập KPI cần lưu ý:
1. CSF(Critical Success Factor) phải dễ hiểu
Vì sao CSF cần phải dễ hiểu? Câu trả lời là CSF là yếu tố quan trọng, then chốt, và là chìa khóa dẫn đến thành công và nền tảng của KPI. Chính vì vậy nó cần phải được giải thích một cách rõ ràng, dễ hiểu.
2. Phải là những con số dễ nhớ
Bản thân chỉ số KPI phải là những con số dễ nhớ. Điều này rất quan trọng. Chính vì vậy người chịu trách nhiệm thiết lập KPI cần đầu tư công sức suy nghĩ để đưa ra những con số dễ nhớ. Tuy nói thì dễ nhưng trong thực tế việc nghĩ ra một con số dễ nhớ là rất khó. Tuy nhiên hãy cố gắng hết sức để làm sao để đặt KPI là một giá trị dễ nhớ.
Các bước để thiết lập KPI
Trong cuốn sách này, tác giả sẽ giúp bạn các bước để thiết lập KPI. Các bước được đưa ra rất rõ ràng và dễ hiểu. Để thiết lập KPI chúng ta cần phải trải 10 bước tất cả:
Bước 1: Xác nhận KGI (Key Goal Indicator - Giá trị mục tiêu cuối cùng)
Ví dụ: Bạn có thể xác nhận lời nhuận bao nhiêu tỷ yên, bao nhiêu triệu đô, bao nhiêu tỷ đồng,... là KGI.
Bước 2: Xác nhận khoảng cách
Khoảng cách ở đây chính là khoảng trống giữa “hiện tại” và “KGI”.
Bước 3: Xác nhận quy trình
Bước xác nhận quy trình này thực tế là mô hình hóa.
Bước 4: Thu hẹp
Trong bước này, chúng ta cần thu hẹp, bó gọn lại để thiết lập CSF. Đây có thể coi là quy trình quan trọng nhất trong việc thiết lập KPI.
Bước 5: Thiết lập mục tiêu
Chúng ta cần thiết lập xem mục tiêu bằng số của KPI là bao nhiêu?
Bước 6: Xác nhận khả năng vận dụng
Xác nhận khả năng vận dụng là xác định tính thống nhất, tính ổn định và tính đơn giản của KPI.
Bước 7: Xem xét trước các đối sách
Xem xét trước các đối sách phòng trường hợp khi KPI trở nên xấu đi và tính hữu hiệu, hiệu quả của chúng giảm xuống.
Bước 8: Sự đồng thuận
Sự đồng thuận là sự đồng ý của những người tham gia, những người liên quan đến KPI đó.
Bước 9: Vận dụng
Bước 10: Liên tục cải thiện
Như vậy với 10 bước nhằm thiết lập KPI một cách hiệu quả. Trong chương 5 của cuốn sách tác giả sẽ phân tích từng bước một khiến bạn hiểu rõ hơn về quy trình thiết lập KPI.
Chu trình PDDS – vòng tròn giải thích tầm quan trọng của KPI
Trong cuốn sách này tác giả có nói đến từ khóa PDDS. Chắc hẳn các bạn trong chúng ta đã nghe đến chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Action) hay PDS (Plan-Do-See). Vậy PDDS là gì?
PDDS là một chu trình gồm 4 bước: Plan-Decide-Do-See. Chu trình này là một vòng tròn khép kín. Sau See thì sẽ quay trở lại Plan và lặp lại từ đầu. Vậy mỗi từ trên có ý nghĩa là gì? Thì câu trả lời là Plan (Suy nghĩ kỹ lưỡng), Decide (Quyết định nhanh chóng), Do (Thực hiện triệt để), See (Kiểm tra kỹ càng).
Như vậy, chu trình PDDS là chu trình khác với PDCA và PDS là có thêm Decide vào giữa Plan và Do. Và chu trình này là một chu trình không thể thiếu để giải thích về tầm quan trọng của KPI.
Thay lời kết
KPI – Công cụ quản lý nhân sự hiệu quả là cuốn sách đầy hữu ích của Tổng giám đốc công ty Recruit Technologies. Recruit Group – Ryuichiro Nakao. Cuốn sách sẽ cung cấp những kiến thức bổ ích về KPI. Nếu bạn chưa biết về KPI thì cuốn sách sẽ đưa cho bạn những kiến thức đầy bổ ích và cơ bản về nó. Còn các bạn cần những kiến thức chuyên sâu thì cuốn sách cũng sẽ giúp bạn điều đó. Cuốn sách không chỉ có những kiến thức lý thuyết khô khan mà còn có cả những bí kíp để thực hành về quản trị KPI, những ví dụ thực tế từ những tình huống thực tế. Cuốn sách viết rất chi tiết, phân tích tỉ mỉ, khoa học và lưu ý những điều cần thiết, cần chú ý đối với độc giả. Chắc chắn rằng, cuốn sách chính là chìa khóa để giúp bạn sử dụng công cụ KPI một cách hiệu quả nhất.
Tác giả: Huy Dũng – Bookademy
______________
Ybox.vn