Uỷ ban Basel về giám sát ngân hàng qua khảo sát về các thất bại lớn và những vụ sụp đổ của các ngân hàng trên thế giới đã kết luận một trong những nguyên nhân chủ yếu đó là sự thất bại của Ban lãnh đạo các ngân hàng trong việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, thường xuyên hoạt động hữu hiệu.
Việt Nam đang gia nhập WTO và đang trong quá trình tự do hoá tài chính nên Chính phủ đã dần nới lỏng các quy định kiểm soát đối với hoạt động ngân hàng, có sự gia tăng cạnh tranh và gia tăng ảnh hưởng của tình hình kinh tế thế giới và khu vực đối với hoạt động kinh doanh của các ngân hàng thương mại....Vì vậy, các ngân hàng thương mại cần phải tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ để đảm bảo điều hành hoạt động ngân hàng an toàn và hiệu quả.
1. Chu trình PDCA là gì ?
Chutrình PDCA (Plan – Do – Check – Act) do Walter Shewhart đưa ra vào những năm 1930 và sau đó được phát triển bởi W.Edward Deming. Năm 1950, Tiến sĩ Deming đã giới thiệu cho người Nhật chu trình PDCA.
Chu trình PDCA là một chu trình không có điểm kết thúc, lặp đi lặp lại các bước trong chu trình tạo thành một vòng tròn khép kín. Nội dung của chu trình PDCA này có thể tóm tắt như sau:
- P: (Plan) : lập kế hoạch, định lịch và phương pháp đạt mục tiêu
- D: (Do): Đưa kế hoạch vào thực hiện.
- C: (Check): Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
- A: (Act): Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.
2. Thực tế về kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam hiện nay
Ởbất cứ ngân hàng thương mạinào kiểm soát nội bộluôn có tầm quan trọng đặc biệt giúp các ngân hàngkiểm soáttốt cáchoạt độngcủa mình, bảo đảm sự phát triển bền vững. Song, thực tiễn kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại ở Việt Nam thời gian qua đã bộc lộ không ít những hạn chế mà nếu không khắc phục được thì các ngân hàng thương mại Việt Nam sẽ rất khó cạnh tranh trong điều kiện hội nhập ngày càng sâu rộng như hiện nay. Những hạn chế có thể kể đến là:
- Một là, môi trường kiểm soát còn nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ. Mức độ độc lập trong cơ cấu tổ chức giữa các chi nhánh và hội sở tương đối hạn chế. Sự phân cấp, phân quyền chưa rõ ràng và chưa gắn với trách nhiệm cụ thể. Sự chồng chéo trong điều hành và tác nghiệp giữa các bộ phận vẫn diễn ra thường xuyên, cơ chế tập thể quyết định vẫn tồn tại phổ biến. Chính vì thế, trong nhiều trường hợp quyền hạn đã phân cấp không được sử dụng hết hoặc bị lạm dụng.
Bộ phận kiểm tra kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị hoặc Ban giám đốc do đó vẫn chưa có được sự độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra, đặc biệt là Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Hơn nữa, sự yếu kém về nguồn lực con người và thiết bị đã hạn chế rất nhiều khả năng kiểm soát nội bộ của bộ phận kiểm tra, kiểm soát. Vì lẽ đó, chức năng của bộ phận kiểm tra, kiểm soát thuộc mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra, đánh giá và xử lý các vấn đề đã phát sinh.
- Hai là,hệ thống kế toán của các ngân hàng thương mại đã được vận dụng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tuy nhiên, chúng vẫn chưa được tính đến những yếu tố dặc thù của ngành ngân hàng, do đó còn có sự khác biệt so với chuẩn mực kế toán quốc tế.
Việc ứng dụng các phần mềm kế toán máy vào công tác kế toán ở ngân hàng đã góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng thông tin hoạt động ngân hàng và qua đó nâng cao chất lượng kiểm tra - kiểm soát, chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, tính hệ thống và tính tương thích của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chưa cao. Mỗi ngày số giờ máy ngưng hoạt động do lỗi về đường truyền, quá tải (khoảng từ 15h đến 17h) rất cao. Các hiện tượng này hiện nay vẫn chưa có biện pháp xử lý phù hợp.
Ngoài ra, cơ sở pháp lý cho đổi mới công nghệ nói chung còn rất thiếu, nhất là các văn bản pháp luật như chứng từ điện tử, chữ ký điện tử, giao dịch điện tử ....chưa được pháp luật điều chỉnh đầy đủ. Đây là những tồn tại ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác kế toán trong môi trường điện tử ở ngân hàng hiện nay.
Ba là, cơ chế kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm toán đột xuất, mà chưa quan tâm đến cơ chế kiểm soát thường xuyên.
Bốn là, chất lượng kiểm toán nội bộ chưa cao. Hiện nay, việc kiểm toán nội bộ đối với công nghệ thông tin trong ngân hàng thương mại còn yếu. Còn việc kiểm toán nội bộ hoạt động khác thì chủ yếu vẫn là kiểm tra tính tuân thủ của nhân viên đối với các quy định của nhà nước và ngân hàng, điều tra gian lận, sai sót đã phát sinh trong hoạt động của ngân hàng. Vai trò quan trọng của kiểm toán nội bộ là đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra đề xuất cải tiến chưa thực hiện tốt.
Bên cạnh đó, kiểm toán nội bộ mới chỉ dừng lại ở công tác hậu kiểm dưới hình thức tổ chức từng đợt kiểm tra, chủ yếu là kiểm tra xem việc thực hiện nghiệp vụ có đúng quy trình không, kiểm tra chứng từ sổ sách có đầy đủ hay không, …nên mất thời gian, chi phí và những vấn đề phát hiện thường là những sai phạm phát sinh trong quá khứ, không cho kết luận tổng thể về những điểm yếu trong hoạt động ngân hàng và không định hướng được rủi ro trong tương lai. Do đó phương pháp kiểm toán chi tiết này đã hạn chế tác dụng trong việc phát hiện, ngăn ngừa và quản lý rủi ro cũng như hạn chế trong việc đưa ra khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Năm là, ngân hàng đang thiếu nhân lực nhất là cán bộ quản trị cấp cao. Hiện nay, Việt Nam có 182 tổ chức tín dụng với hàng trăm chi nhánh phủ khắp cả nước, các ngân hàng thương mại đều đang mở rộng nhanh mạng lưới giao dịch, phát triển thêm các dịch vụ mới, nên nhu cầu về nhân lực trong lĩnh vực tài chính tín dụng nói chung ngày càng gia tăng. Nhu cầu về cán bộ nhân viên của ngân hàng là rất lớn nhưng nguồn nhân lực của xã hội lại không đáp ứng đủ. Do đó, ngân hàng đang đối mặt với việc thiếu cán bộ nhân viên, đặc biệt là thiếu đội ngũ cán bộ lãnh đạo, các cán bộ có năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính tín dụng, có khả năng quản trị và điều hành công việc để đáp ứng nhu cầu về nhân sự quản lý khi ngân hàng mở rộng mạng lưới.
3. Vận dụng chu trình PDCA trong thực hiện hệ thống KSNB tại ngân hàng thương mại
Các ngân hàng thương mại áp dụng chu trình PDCA trong việc xây dựng hệ thống KSNB thực hiện các bước như sau:
P- Plan: Ban lãnh đạo ngân hàng thiết lập mục tiêu và những quá trình cần thiết với những chỉ dẫn cụ thể về công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu bao gồm cả việc phân công nhân sự và dự kiến thời gian thực hiện cho mỗi công việc.
D- Do: Ban lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch, giao trách nhiệm cho nhân viên thực hiện các công việc đề ra.
C- Check: Ban lãnh đạo kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, rút ra những việc làm được và chưa làm được.
A- Act: Dựa trên kết quả của việc kiểm tra, ban lãnh đạo thực hiện những hành động cải tiến bằng cách xem xét lại các bước và sửa đổi các công việc cần thực hiện cho phù hợp.
Như vậy, qua việc thực hiện các bước của chu trình PDCA, các ngân hàng thương mại sẽ cải tiến liên tục các chính sách, các hoạt động kiểm soát. Vì ngân hàng là ngành kinh doanh rất năng động luôn biến chuyển nhanh chóng nên việc cải tiến liên tục là rất cần thiết nhằm có thể nhanh chóng phát hiện ra và sớm có biện pháp sửa chữa những thiếu sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ và cải tiến nó cho phù hợp với điều kiện trong nội bộ và bên ngoài có sự thay đổi, nhờ đó mới ngày càng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng.
Tài liệu tham khảo:
1. Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN ngày 01/08/2006 của Thống đốc NHNN về quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng.
2. Quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN ngày 01/08/2006 của Thống đốc NHNN về quy chế kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng
3. TS.Phan Văn Tính (2007), "Bàn về việc xây dựng hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại theo yêu cầu mới", Tạp chí ngân hàng (8).
4. Basel committee on banking supervision (1998), Framwork for internal control systems in baking organisation.