Cải thiện quy trình làm việc không nhất thiết phải là một công việc quá to tát, nếu chúng ta biết cách bắt đầu với những cải tiến nhỏ, và cứ thế tăng dần thêm từng chút một. Việc này không yêu cầu các thành viên trong nhóm phải đọc cả một cuốn sách giáo khoa về một phương pháp mới, hoặc thậm chí phải học các kỹ năng mới. Đây là những cải tiến nhanh chóng mà bạn có thể thực hiện ngay lập tức.

Mặc dù bài viết này được viết trong bối cảnh công việc phát triển phần mềm, các khái niệm được đề cập có thể áp dụng cho bất kỳ loại công việc tri thức nào yêu cầu việc giao tiếp diễn ra một cách hiệu quả như là một đội nhóm thực thụ, phối hợp cùng nhau để hoàn thành công việc.

1 - THIẾT LẬP MỘT QUY TRÌNH LÀM VIỆC (WORKFLOW)

Điều này nghe có vẻ đơn giản, thậm chí  là tầm thường, nhưng có rất nhiều đội nhóm chưa thực sự nghĩ ra quy trình công việc cơ bản cho mình. Nói một cách tổng quát nhất, quy trình công việc là quy trình mà một công ty sử dụng để hoàn thành công việc. Tiến độ và tình trạng của một nhiệm vụ nào đó thường phức tạp hơn, chứ không chỉ đơn giản là “đã hoàn thành” hay “chưa hoàn thành”.Thông thường, các nhiệm vụ trải qua nhiều giai đoạn trước khi được coi là đã hoàn thành và trong quá trình phát triển phần mềm, thường có các giai đoạn như lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và triển khai.

Bất kể bối cảnh của qui trình làm việc của bạn ra sao, nó phải rõ ràng và minh bạch. Hầu hết các công cụ cho phép bạn tùy chỉnh tiến trình công việc của mình để phù hợp với các phương pháp cụ thể của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn mỗi tính năng mới được đánh giá bằng mã, bạn có thể biến nó thành một bước bắt buộc trong tiến trình công việc của mình. Như bạn sẽ thấy dưới đây trong bài viết này, nó cũng là một ý tưởng rất hay để hình dung trực quan tiến độ công việc của bạn! Sau đó nó trở thành thói quen như là việc đánh răng hằng ngày vậy - bạn không cần phải ép buộc bản thân (hoặc người khác trong nhóm của mình) mỗi lần làm điều đó.

Nhưng làm thế nào để bạn biết rằng bạn đang có một quy trình làm việc tốt? Khi bạn đã thiết lập một quy trình làm việc rõ ràng, bạn có thể bắt đầu xem xét sự thiếu hiệu quả và tắc nghẽn trong quy trình của mình. Dưới đây là một vài điều bạn có thể muốn bắt đầu chú ý nếu bạn cảm thấy rằng công việc của bạn không trôi chảy một cách tối ưu trong quy trình của bạn:

• Một số giai đoạn trong quy trình công việc của bạn quá chậm, hoặc công việc đang chồng chất cho một người dùng/hoạt động nhất định không? Những điều này sẽ xuất hiện ngay khi bạn hình dung ra quy trình các công việc cho đội của bạn. 
• Có nhiệm vụ nào bị lặp lại nhiều lần ngay cả sau khi chúng đã được đánh dấu là đã hoàn thành không?
• Có nhiều “nhiệm vụ chết” hay không? (Các nhiệm vụ đã bị hủy trước khi hoàn thành)

Mẹo hay

Ban đầu, có thể bạn sẽ không thực hiện được đúng như quy trình công việc đã xây dựng, và điều đó là chấp nhận được. Đưa quá trình của bạn qua vòng lặp một vài lần có thể tìm ra mấu chốt giúp bạn cải thiện và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Ví dụ, bạn có thể phát hiện ra rằng bước đánh giá chiếm phần lớn thời gian trong qui trình. Có lẽ chủ sở hữu sản phẩm không dành đủ thời gian cho dự án và do đó, họ đã trở thành một nút thắt cổ chai mà không hề hay biết. Quá trình của bạn càng minh bạch, bạn càng dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường này và chủ động đối phó với chúng.

2 - GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC TỒN ĐỌNG CỦA BẠN

Chẳng có gì dễ hơn là dồn đống lại các công việc tồn đọng, bởi đưa ra những ý tưởng mới thì luôn dễ dàng hơn nhiều việc thực hiện chúng. Có trong tay một mớ ý tưởng cũng sẽ vô dụng trừ khi bạn hiện thực hóa chúng. Một sản phẩm tồn đọng được tinh chỉnh tốt có thể giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất hiện tại mà không bỏ qua những ý tưởng hay công việc ít quan trọng khác.

Rất có thể trong những nhiệm vụ tồn đọng của bạn, một số lượng lớn sẽ không bao giờ có thể tìm ra cách giải quyết. Một cách tốt để giải quyết là phân chia những nhiệm vụ tồn đọng của bạn vào hai danh sách: những công việc mà bạn cam kết sẽ thực hiện trong tương lai gần và những công việc mà bạn sẽ làm vào một ngày nào đó chưa xác định. Nếu bạn sử dụng một công  cụ như Trello để quản lý công việc tồn đọng, hãy tách biệt 2 danh sách này ra. 

Danh sách các công việc sẽ thực hiện vào một ngày chưa xác định bao gồm các nhiệm vụ mà bạn có thể muốn thúc đẩy tiến độ tại một thời điểm nào đó trong tương lai, khi bạn có nhiều thông tin hơn hoặc tìm ra những tính năng khả thi hơn. Đó là ngôi nhà cho tất cả những ý tưởng thú vị và các tính năng có mức độ ưu tiên thấp mà bạn muốn giữ, nhưng không đòi hỏi bạn phải chú ý ngay lập tức.

Nhưng đừng để nó trở thành một “bãi rác” của những nhiệm vụ không bao giờ được thực hiện! Thay vào đó, hãy xóa bỏ định kỳ bằng cách xóa các tác vụ không còn phù hợp hoặc khả thi. Danh sách “ngày nào đó” của bạn nên không nên mở rộng mà hãy duy trì ở một kích cỡ nhất định . Khi được bảo trì đúng cách, nó có thể là một nguồn tài nguyên vô giá khi bạn lựa chọn làm gì tiếp theo cho sản phẩm của bạn.

Mẹo hay

Nếu một nhiệm vụ nào đó vẫn không được thực hiện sau một vài lượt quay vòng, hãy cân nhắc chuyển nó sang danh sách một ngày nào đó. Hoặc chỉ cần xóa nó nếu nó không có vẻ liên quan nữa. Đừng lo lắng quá nhiều về việc vô tình xóa một cái gì đó quan trọng - nếu nó quan trọng, nó sẽ được đề xuất lại. Nếu không, thì có lẽ bạn đã đúng khi xóa nó. Cụm từ “less is more” (ít mà lại nhiều) chắc chắn áp dụng cho quản lý tồn đọng.

3 - ĐỊNH NGHĨA RÕ RÀNG VỀ SỰ HOÀN THÀNH

Định nghĩa về sự hoàn thành (DoD - Definition of Done) là tiêu chí để đảm bảo rằng các nhiệm vụ đã thực sự được hoàn thành, không chỉ về chức năng mà cả về chất lượng. Định nghĩa “Hoàn thành” được nêu dưới dạng một bộ quy tắc như:

• Tính năng được triển khai
• Vượt qua unit test
• Tài liệu được cập nhật
• Tính năng được xem xét bởi QA (quality assurance - bộ phận kiểm định chất lượng)
• Code được đưa vào “nhánh chính” (master branch)
• Mã được triển khai để sản xuất

Định nghĩa “Hoàn thành” đảm bảo mọi người trong nhóm biết chính xác như thế nào thì một công việc được coi là đã 'hoàn thành' và nó loại bỏ sự mơ hồ trong câu hỏi “Tính năng này đã được hoàn thiện rồi chứ?”. Nếu không có DoD, bạn sẽ không biết liệu lập trình viên mới chỉ hoàn thành phần lập trình cốt lõi của công việc hay liệu tính năng này. Chúng ta muốn đảm bảo rằng không ai trong đội sẽ nói rằng “Nó hoạt động trên máy tính của tôi rồi mà” và coi đó là công việc đã hoàn thành.

Một tiêu chí hoàn thành rõ ràng cũng có thể làm giảm hiệu ứng bóng bàn, điều này xảy ra khi QA phải liên tục mở lại nhiệm vụ đã hoàn thành do một số tiêu chí chưa được đáp ứng (xem bước 1 ở trên - xác định và tinh chỉnh quy trình công việc của bạn). Dành thêm một chút thời gian và hoàn thành một nhiệm vụ chắc chắn sẽ nhanh hơn phải xem đi xem lại nhiều lần để sửa lỗi.

Khi bạn đã xây dựng được DoD của mình, hãy để nó hiển thị nổi bật ở đâu đó trong phòng nhóm nơi mọi người có thể nhìn thấy nó. Tốt nhất là một nơi nào đó ngay gần với quy trình làm việc của bạn.

Mẹo hay

Có một DoD không chỉ buộc bạn phải xây dựng các thói quen và quy trình làm việc của mình để giảm thiểu công việc dở dang (xem bên dưới) và làm lại các nhiệm vụ cũ, nó cũng buộc bạn phải suy nghĩ về những gì bạn đang cố gắng đạt được và nói rõ giá trị mà nhóm của bạn đang thêm vào giá trị kinh doanh về mặt kết quả. Đây là tất cả những điều có giá trị nên biết!

4 - KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC DỞ DANG CỦA BẠN

Đa nhiệm giết chết năng suất. Khi bất kỳ hệ thống nào quá tải, tổng sản lượng đầu ra sẽ giảm. Khi bạn quá tải mọi người với công việc, thông lượng chậm lại và số lượng sản phẩm lỗi tăng lên. Bạn càng đa nhiệm, bạn càng mất nhiều thời gian để hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ riêng lẻ nào - đó là một bài toán thực tế..

Nhưng làm thế nào để bạn chống lại sự leo thang của đa nhiệm? Để bắt đầu, bạn có thể giảm thời gian chu kỳ của mình bằng cách thực hiện ít nhiệm vụ hơn cùng một lúc. Xem xét việc đặt giới hạn cho số tác vụ tối đa được thực hiện cùng một lúc cho quy trình làm việc của bạn. Nếu bạn sử dụng bảng Kanban, bạn có thể chỉ định số lượng tác vụ tối đa được phép trên mỗi cột. Ví dụ: bạn có thể đưa ra một quy tắc rằng không được phép tiến hành nhiều hơn hai nhiệm vụ cho mỗi lập trình viên.

Ban đầu, có thể cảm thấy phản trực giác nhưng ngay sau đó, bạn sẽ nhận ra rằng việc tập trung tốt hơn với việc ít chuyển đổi giữa các nhiệm vụ thực sự khiến bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn. Ngoài ra, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn khi có ít rắc rối và nhiệm vụ tùy hứng trong ngày làm việc của bạn, nhân viên của bạn cũng hạnh phúc hơn và làm việc chất lượng hơn.

Mẹo hay

Đặt giới hạn tác vụ tối đa (WIP - Work in progress) không có nghĩa là bạn không bao giờ có thể bắt đầu một nhiệm vụ mới trước khi bạn hoàn thành nhiệm vụ hiện tại. Chúng nên được coi là hướng dẫn và dấu hiệu cảnh báo chứ không phải là quy tắc tuyệt đối. Tuy nhiên, nếu cuối cùng bạn vượt quá giới hạn WIP, bạn nên cố gắng hiểu làm thế nào / tại sao bạn lại rơi vào tình huống như vậy và làm thế nào có thể tránh được điều đó trong tương lai. Tương tự, bạn có thể thấy rằng, nếu các tác vụ thường xuyên bị kẹt dưới dạng WIP, thì kích thước tác vụ của bạn là quá lớn. Cân nhắc chia nhỏ các tác vụ để có được một tiến trình công việc liên tục và ổn định trên bảng của bạn.

5 - TRỰC QUAN HÓA TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC 

Có phải tất cả các bên liên quan đến dự án đều nắm được tình trạng hiện tại của dự án mà bạn đang làm việc không? Các bên luên quan không chỉ là các thành viên trong nhóm của bạn mà còn là quản lý cấp trên, nhân viên bán hàng và thậm chí là chính khách hàng của bạn. Có phải tất cả đều nắm rõ về những tính năng nào đã được hoàn thành và những tính năng mà bạn hiện đang làm việc không? Sản phẩm sẽ được tung ra đúng thời gian dự kiến hay không ?

Một nguyên tắc chính của các quy trình như Kanban là trực quan hóa công việc của bạn. Với một bảng vật lý trên tường, bạn bước vào phòng và bạn có thể thấy ngay những gì đang diễn ra. Không cần phải làm phân tâm đội nhóm làm việc khi cứ phải yêu cầu mọi người cập nhật trạng thái công việc của họ.

Khái niệm quản lý trực quan bắt nguồn từ những năm 80, khi các công ty như Toyota sử dụng nó để thiết kế các mẫu xe mới. Có một phòng dành riêng cho đội ngũ thiết kế và các bức tường của nó được bao phủ bởi các kế hoạch, thiết kế mô phỏng, lịch trình, biểu đồ tiến độ dự án - bất cứ điều gì mà mọi người phải chú ý đến.

Các công cụ điện tử như Jira hoặc Trello, trong khi rất tuyệt vời để theo dõi công việc của bạn, lại bị ẩn đi và bạn thường phải đi tìm chúng. Nhưng chúng đi kèm với các giao diện lập trình ứng dụng tốt mà cho phép bạn lấy dữ liệu ra để hiển thị trên các màn hình công cộng lớn. Một số trong những công cụ này thậm chí còn đi kèm với chế độ TV tích hợp. Một bộ phân tách thông tin như vậy cung cấp thông tin từ nhiều quan điểm. Ví dụ: bạn có thể hiển thị biểu đồ phát sinh của lần chạy nước rút hiện tại của bạn và danh sách các tác vụ bị chặn. Lưu đồ tích lũy là một hình ảnh trực quan tốt để phát hiện các thút thắt cổ chai. Về cơ bản, bạn nên chọn dữ liệu và hình ảnh có vẻ phù hợp nhất với tình huống của bạn và các mục tiêu của nhóm mình.

Mẹo hay

Bộ não con người được thiết kế để xử lý thông tin hình ảnh nhanh chóng. Các đội/nhóm tận dụng lợi thế này và sử dụng bộ phân tách thông tin để biết tình trạng công việc của họ mọi lúc chỉ bằng cái liếc nhìn. Một bộ phân tácht thông tin tốt có thể dễ dàng được nhìn thấy trong không gian làm việc, thu hút sự chú ý và chỉ hiển thị thông tin quan trọng cần thiết để tránh lộn xộn. Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của nó là khả năng khởi động các cuộc hội thoại - khi các vấn đề được giải quyết sớm, sẽ có ít những bất ngờ khó chịu hơn nữa xảy ra.