Có tồn tại một kiểu suy nghĩ đáng sợ, rằng: “Liệu ý tưởng kinh doanh có thực sự tốt? Liệu có đáp ứng được nhu cầu khách hàng? Bạn có đủ năng lực thực hiện không?”

Trên đây là những câu hỏi mà mọi nhà cung cấp dịch vụ nào cũng cần phải có câu trả lời chân thực nhất vì thông thường có một mối không tương quan giữa điều ta nói, ta muốn với cách ta hành động.

Nỗi sợ thành công có thể ngăn cản chúng ta tạo dấu ấn trong khi các kế hoạch chiến lược sẽ giúp các doanh nghiệp lớn mạnh. Không nhận ra điều đó, nghi ngờ bản thân chỉ khiến ta yếu đuối và chỉ dám bước đi những bước an toàn trong khả năng giới hạn – bởi ta không dám chắc liệu mình có đủ khả năng quản lý cả một danh sách khách hàng hay không.

Nghi hoặc bản thân sẽ xuất hiện trên chặng đường phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng nếu bạn chuẩn bị tâm thế sẵn sàng về sức bền, duy trì các mối quan hệ để có được khách hàng, bạn sẽ tiến gần hơn đến việc thu hút và giành được niềm tin khách hàng.

Cùng xem 10 công cụ kinh doanh cần thiết dưới đây để giúp biến giấc mơ kinh doanh thành công của bạn thành hiện thực.

1.    Nghiêm túc

Trước khi đề xuất dịch vụ, bạn hãy nghĩ mình như bao người bình thường không biết chút gì về kinh doanh. Bạn giống như đang giúp đỡ người khác – cho dù là đang xem xét lại sơ yếu lý lịch của 1 người bạn hay chia sẻ quan điểm trên mạng xã hội.

Một khi bạn bắt đầu đề xuất dịch vụ, một phần trong bạn trở thành tự kinh doanh bản thân.

Đó là nền tảng cho phần còn lại của quan điểm.

Trong khi cuộc sống con người luôn muốn làm thứ mà có nguyên do thì trong kinh doanh, bạn cần xem xét việc ưu đãi hay giảm giá một cách cẩn trọng.

Dịch vụ của bạn là sự kinh doanh, không phải sở thích.

2.    Danh sách mục tiêu

Để củng cố thêm tư tưởng tập trung kinh doanh, liệt kê ra những mục tiêu nghề nghiệp và đặt nó trong không gian làm việc của bạn.

Đặt một tệp tin tài liệu trong cửa sổ máy tính cũng rất tốt bởi bạn có thể bổ sung mọi lúc. Các danh mục đó sẽ giúp lý tưởng hóa mục tiêu cho cả bạn và khách hàng.

Chúng sẽ đặc biệt hữu ích khi bạn đương đầu với một quyết định khó khăn. Bạn sẽ luôn trong tâm thế sẵn sàng đưa ra những ý tưởng rõ ràng cho công ty, vậy nên lựa chọn bạn đưa ra sẽ đạt được một hay nhiều mục tiêu.

Và đôi khi bạn buộc phải nói “không”.

       3.  Quản lý quỹ thời gian

Các nhà cung cấp dịch vụ thường làm việc hàng giờ liền không kể ngày đêm, và thường đưa ra lời biện minh rằng “chỉ là cuộc sống thôi mà.” (đã làm nó, không kêu than chán ngán.)

Đừng ngó ngàng con đường đó và đừng lặp lại vòng quay luẩn quẩn kia vì bạn có quyền tự do để lập một kế hoạch của riêng mình.

Bạn có thể sống một nhịp sống năng động và đem trí thông tuệ biến mộng thành thực, tự chỉ định giờ khung làm việc của riêng mình.

Hãy để bản thân dành thời gian:

-        Trách nhiệm công việc

-        Trách nhiệm cá nhân

-        Ăn uống và nghỉ ngơi

-        Giải trí thư giãn

-        Ngủ đủ giấc

Giống với danh sách mục tiêu, ở đây bạn cần ưu tiên rõ và nhất quán hành động khi chúng thực sự phù hợp với lịch trình làm việc hoặc lịch trình cá nhân của bạn.

4.    Thân thiện, không thân mật.

Một tư tưởng không-làm-việc sẽ liên tục xuất hiện nếu bạn không nghiêm túc với các mối quan hệ.

Bạn có thể có mối quan hệ thân thiện và chuyên nghiệp với khách hàng miễn không vượt quá “ranh giới bạn bè.”

Tôi không nói là tình bạn với một trong số các khách hàng của bạn là không thể và sẽ không phát triển theo thời gian.

Nhưng một người có thái độ “tôi làm bạn với tất cả các khách hàng” sẽ không tạo được ranh giới riêng để bạn có thể chăm sóc chu đáo cho công việc, khách hàng, cho những người bạn thực sự hoặc chính bản thân mình.

5.    Tạo ấn tượng ban đầu giản đơn

Có rất nhiều giải pháp tốt đã giập tắt những ý tưởng đầy triển vọng vì quá phức tạp.

Khi bạn giải thích đề xuất của bạn theo một cách đơn giản, nó chứng minh rằng bạn có khả năng định hướng kết quả tốt.

Về mặt hiệu quả, “đơn giản” là không có nghĩa phải luôn là đơn giản, nhưng phải thu hút những người đánh giá thấp cái “đơn giản” đó.

Nếu phong cách doanh nghiệp nơi bạn làm thiếu tổ chức hoặc quá phức tạp, hãy tự tạo dựng tính cách thiên hướng năng nổ hoặc táo bạo cho mình.

        6.    Cung cấp các điều khoản dịch vụ

Điều khoản dịch vụ giúp bạn an toàn hơn trong vùng “thân thiện, không thân mật”.

Bề ngoài là mớ tài liệu khô khan nhàm chán, nhưng bạn có thể vận dụng sự sáng tạo để tạo lập những nguyên tắc mà dựa trên mối quan hệ công việc gặt hái thành công.

Thay vì tạo ra thứ khô khan, hãy chứng minh rằng hợp tác với bạn là hợp lý và làm thế nào khách hàng có thể đóng góp cho mối quan hệ theo hướng hiệu quả nhất.

Bạn có thể trả lời các câu hỏi thường gặp và ghi chúng lại vào tài liệu dịch vụ khách hàng của bạn.

Ví dụ, bạn không phải mất vài phút tìm lại những thư email hoặc các cuộc gọi. Nếu thực sự bạn sắp xếp bản thân mình làm việc được như vậy, sẽ không còn cảm thấy căng thẳng hay ghét bỏ công việc đang làm nữa.

7.    Thiết lập chính sách và kế hoạch thanh toán

Chính sách và kế hoạch thanh toán là phần mở rộng của các điều khoản dịch vụ.

Không có nó, sẽ chẳng có quy luật nào khác cho việc thanh toán ngoại trừ “khi khách hàng đang có mặt ở đó”, điều này không đem lại lợi ích cho dòng tiền của bạn.

Có rất nhiều các tác giả của các dự án yêu cầu được trả trước 50%.

-        Nếu dự án đi đúng hướng, tác giả đó sẽ được thanh toán phần còn lại khi họ hoàn thành công việc.

-        Nếu dự án không như kế hoạch bởi khách hàng đặt ra nhiều hơn so với những gì đề ra ban đầu, tác giả đó sẽ thanh toán phần cò"n lại khi họ hoàn thành, cùng với phí cho phần công việc yêu cầu thêm.

Là một dịch giả tự do, bản thảo của các khách hàng gửi đến tôi đều đã được báo giá trước, vậy nên chính sách thanh toán của tôi có một hình phạt nếu khách hàng cần yêu cầu thêm hãy gửi cho tôi bản thảo mới để chỉnh sửa lại ngay sau khi đã thanh toán cho tôi.

Không chỉ là phòng ngừa khỏi mắc lỗi khi khách hàng gửi tới tôi tài liệu, nó còn đưa ra quy định rõ ràng nếu khách hàng có thay đổi yêu cầu ngay khi tôi vừa bắt tay vào dự án.

8.    Có kế hoạch chi tiết cho đến vấn đề chung

Khi bạn có những biện pháp phòng ngừa, một số khách hàng vẫn vô tình gây ra một số vấn đề.

Tôi nói “vô tình” vì họ không nhận thức rằng mình đang hỏi quá mức cần thiết (bất kể tình huống nghiêm trọng hay không) mà thực tế họ không có ý định làm phiền bạn.

Nếu vị khách không từ bỏ ý định, cứ giả rằng bạn là một người tâm lý theo họ trước khi bạn quá mệt mỏi.

Dự đoán trước vấn đề sẽ làm mất tính cân bằng, nên thậm chí nếu ban đầu bạn có bối rối, bước tiếp theo bạn sẽ biết làm gì.

Kế hoạch chi tiết phải thật đơn giản như đã nhắc tới phần trên, nhận định rõ được giao thức cho những gì mà khách hàng muốn.

Hãy coi những điều khoản và chính sách thanh toán như “nguồn tài liệu sống” mà bạn cập nhật cho những vị khách tương lai, nếu bạn ý định bổ sung thêm các tiêu chuẩn kinh doanh khác.

9.    Gắn nhãn và lưu trữ email

Tất cả các công ty đều có những hệ thống riêng biệt để duy trì quản lý tổ chức, nhưng email là thành tố chung cho tất cả mà không thể không có.

Hộp thư của tôi được quản lý mà không cần có hệ thống bảo vệ đặc biệt nghiêm ngặt. Tôi gần như luôn sử dụng 2 tính năng trong tài khoản Gmail: Gắn nhãn và Lưu trữ.

Nếu bạn không sử dụng Gmail, còn có rất nhiều các giao thức khác có phương cách sử dụng tương đương.

Ý tưởng rất hay rằng sẽ có những nhãn hiệu khác nhau dành riêng cho từng khách hàng, vậy nên tôi có thể dễ dàng tìm thấy tất cả thư từ của mình nhờ vào nó.

Chức năng lưu trữ sẽ loại bỏ một email ra khỏi hộp thư khi bạn quyết định sẽ không còn cần đến nữa. Và vì mỗi bức thư đã được bạn gắn nhãn, chúng sẽ được đặt dưới nhãn trong phần thanh bên.

10. Không ngừng học hỏi

Suy nghĩ cởi mở về việc học hỏi để luôn đạt kết quả đôi bên cùng có lợi.

Nếu bạn không học được gì từ một cuộc hội thảo hay trong cuộc hội nghị, bạn phải tự xem xét rằng bạn sẽ tự lĩnh hội lại kiến thức trong lĩnh vực của bạn với một vài đồng nghiệp.

Và có thể bạn sẽ học được nhiều điều mới mẻ, thậm chí đó sẽ là một mách nhỏ để tối ưu hóa cách bạn vận hành doanh nghiệp của mình hay các dịch vụ mà bạn cung cấp.

Tận tâm phục vụ thay vì phán đoán

Nếu bạn cảm thấy bản thân thích phán đoán, hãy để dành năng lượng đó để phục vụ khách hàng là điều tốt nhất. Guồng quay công việc sẽ khiến bạn xao nhãng khỏi việc nghi ngờ và khiến bản thân luôn trong tâm thế công việc cần được hoàn thành tốt.

----------
Tác giả: Stefanie Flaxman

Link bài gốc: 10 Service Business Essentials that Help You Win Clients with Confidence

Dịch giả: Phạm Quốc Hiệp - ToMo - Learn Something New