HƯỚNG DẪN NHANH VỀ CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ

Một trong những sai lầm lớn nhất khi dùng biểu đồ là dùng không đúng mục đích. Dưới đây là bản tóm tắt ngắn gọn mục đích của từng loại biểu đồ:

• Biểu đồ đường (line chart) để hiển thị và nhấn mạnh xu hướng thay đổi của dữ liệu theo thời gian
• Biểu đồ cột (bar chart) hoặc biểu đồ tròn (pie chart) để so sánh các mục, mặc dù loại biểu đồ tròn thường dùng để so sánh các phần của cùng một đối tượng
• Biểu đồ vùng (area chart) để làm nổi bật sự thay đổi các giá trị theo thời gian
• Biểu đồ phân tán (scatter chart) để thể hiện nhiều điểm dữ liệu

Đây là những biểu đồ mà bạn hay gặp cũng như hay dùng nhất. Có các loại biểu đồ khác - như biểu đồ bong bóng, sparkline, biểu đồ bullet, và nhiều hơn nữa - nhưng trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào việc hướng dẫn bạn trình bày và định dạng các loại biểu đồ này.

Biểu đồ dưới đây cho thấy Sự Thay đổi của Dân số nước Anh trong giai đoạn 1951 - 2011, nhìn qua thì dân số Anh tăng trong suốt 60 năm qua. Nhưng chúng ta có một vài thay đổi đáng kể, và sử dụng biểu đồ sẽ thể hiện những điều này dễ dàng hơn. Một trong những biểu đồ tốt nhất để hiển thị các xu hướng trong một khoảng thời gian là biểu đồ đường, cho phép chúng ta trình bày một loạt các điểm dữ liệu và các hạng mục cụ thể.

Bây giờ, bạn hãy mở tab Insert và chọn Insert line chart. Bạn sẽ lập được một biểu đồ mới. Với thao tác này bạn sẽ có hai lựa chọn: sử dụng các kiểu biểu đồ có sẵn trong Excel với chất lượng khác nhau, hoặc tự tùy chỉnh biểu đồ cho mình. 

Đọc thêm: 8 Phím Tắt Trong Excel Giúp Tiết Kiệm Thời Gian Mà Bạn Nên Ghi Nhớ

CÁC KIỂU BIỂU ĐỒ

Ở bên phải của khu vực biểu đồ, bạn có thể chọn các kiểu biểu đồ (chart styles) (như hình minh họa dưới đây). Bạn có thể tha hồ chọn lựa phong cách hay màu sắc khác nhau. Biểu đồ trong Excel hiện chỉ có một bộ dữ liệu, vì vậy việc lựa chọn màu sắc không gây ảnh hưởng lắm, nhưng khi có thêm nhiều màu hơn, chúng sẽ giúp người xem phân biệt giữa các nhóm thông tin khác nhau. 

ĐỊNH DẠNG TRỤC

Các bạn có thấy phần không gian trống bên dưới các đường trong biểu đồ không? Đó là khoảng trống mà chúng ta có thể tận dụng. Nhấp vào trục thì cửa sổ Định dạng trục tung (Format Axis) sẽ hiện ra. Ở đây chúng ta có thể thay đổi giới hạn, đơn vị, điểm đánh dấu, nhãn, và nhiều hơn nữa. Chúng ta có thể thấy giới hạn của dữ liệu chỉ từ khoảng từ 50.000 đến hơn 62.000, có nghĩa là chúng ta có thể tăng giới hạn tối thiểu từ 0,0 đến 50000.

Bạn nhìn thấy sự thay đổi ngay lập tức trên biểu đồ chứ? Dân số ngày càng tăng nhanh, trong khi trước đó nó có vẻ như chỉ tăng nhẹ. 

Chúng ta cũng nên gắn tiêu đề cho trục. Để thực hiện, nhấn dấu cộng (plus) ở bên phải biểu đồ, sau đó chọn Tiêu đề trục (Axis Titles), tiếp theo là trục tung và trục hoành (Primary Horizontal và Primary Vertical). Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa từng tiêu đề để phù hợp với biểu đồ của bạn. Chúng tác giả đang để tên trục tung là Population (Dân số)  và trục hoành là Period (Khoảng thời gian) và sẽ tăng thêm một cỡ chữ, đồng thời in đậm tiêu đề để người xem có thể dễ dàng đọc chúng.

THÊM TRỤC PHỤ

Bây giờ, chúng tôi muốn thêm chuỗi dữ liệu bổ sung vào biểu đồ nhưng nếu việc chỉ đơn giản là mở rộng phạm vi lựa chọn dữ liệu thì sẽ không thực hiện được. Tại sao? Bởi các giá trị trong cột đầu tiên là hàng chục nghìn. Tuy nhiên, các giá trị trong các cột sau chỉ có hàng trăm, và có những điểm xuống đến các chữ số lẻ hàng đơn vị. Trục tung lại không thể chứa các giá trị thấp hơn - vì vậy chúng tôi sẽ thêm một trục phụ .

Trước hết, tôi sẽ mở rộng phạm vi lựa chọn dữ liệu, có cả tỉ lệ sinh (Live Births) và tỉ lệ tử (Deaths). Tiếp theo, nhấp chuột phải vào khu vực biểu đồ và chọn Thay đổi loại biểu đồ (change chart type). Chọn Combo ở cột bên tay trái. Tôi có thể chọn kiểu và trục biểu đồ cho mỗi chuỗi dữ liệu. Tôi sẽ sử dụng biểu đồ đường và thêm hai chuỗi dữ liệu cuối cùng vào trục phụ (secondary axis), như hình dưới đây: 

Và biểu đồ ta có là: 

Bây giờ, sau khi đã tạo chuỗi dữ liệu mới, chúng ta sẽ cần tên ghi chú (legend). Trong một số trường hợp, ghi chú này không thực sự là cần thiết, nhưng khi bạn có các đường giao nhau, đồng thời sử dụng hai trục trong biểu đồ thì người xem sẽ mất nhiều thời gian để hiểu được các dữ liệu bạn muốn trình bày. Để bật phần ghi chú, nhấn vào biểu tượng dấu cộng (plus) bên phải biểu đồ, sau đó chọn Tên ghi chú “Legend”. Nếu bạn nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh đó, bạn sẽ có thể chọn thêm vị trí để đặt phần ghi chú. Trong trường hợp này, ghi chú nên được đặt ở cuối (bottom) biểu đồ.

Để thay đổi tiêu đề ghi chú, nhấp chuột phải vào khu vực biểu đồ và nhấp vào Chọn dữ liệu (Select Data). Trong cột bên trái của cửa sổ mới, bạn sẽ thấy hàng loạt dữ liệu không tên. Chọn cái đầu tiên và nhấn Chỉnh sửa (Edit) để nhập tên dữ liệu mà bạn muốn.

Khi bạn đã sẵn sàng, nhấn OK, và ghi chú của bạn sẽ tự động được cập nhật. 

Bây giờ, hãy tiếp tục và thêm tiêu đề cho trục thứ hai bằng cách sử dụng phương pháp mà chúng ta đã khám phá ở trên. Tôi sẽ lại tăng cỡ chữ và in đậm tiêu đề. 

Chuỗi dữ liệu vừa được trình bày trông có vẻ hơi tẻ nhạt. Trong dữ liệu thô, chúng ta có thể thấy một vài sự khác biệt giữa cả tỉ lệ sinh và tỉ lệ tử, vì vậy hãy đảm bảo rằng biểu đồ biểu thị điều đó. Như chúng ta đã làm với loạt dữ liệu thứ nhất, chúng tôi sẽ điều chỉnh các tùy chọn trục phụ. Nhấp vào trục phụ. Tôi sẽ điều chỉnh giới hạn tối thiểu (minimum bounds) là 400, và đơn vị nhỏ (minor unit) là 100. 

LỀ TRANG VÀ TIÊU ĐỀ

Tiếp theo, chúng ta cần chỉnh sửa lại phần lề ở phần trên và dưới của biểu đồ. Nhấp đúp vào trục hoành - tên là  “Khoảng thời gian” (Period) - và thay đổi vị trí trục ( Axis position) từ Ở giữa (Between tick marks) thành Trên (On tick marks). Các đường biểu đồ lúc này sẽ chạy trên toàn bộ biểu đồ.

Cuối cùng, hãy chọn một tiêu đề mô tả trực quan, chính xác, và đừng ngại sử dụng một tiêu đề phụ để truyền tải đầy đủ những gì biểu đồ của bạn đang biểu thị. Tác giả đã đặt tiêu đề là UK Population Change 1951-2011; United Kingdom Population Change in Thousand (Sự thay đổi của dân số Anh trong giai đoạn 1951-2011). Đơn vị là hàng nghìn, vì vậy có thể không nhanh lắm, nhưng người xem sẽ biết chính xác những gì họ đang xem, và những giá trị mà các con số đang thể hiện. 

ĐỊNH DẠNG MỘT BIỂU ĐỒ CỘT

Bây giờ chúng ta sẽ nhìn vào biểu đồ cột. Lần này, sử dụng cùng một bảng, chúng ta sẽ xem xét tỉ lệ sinh (Live Births), tỉ lệ tử (Deaths), mức tăng tự nhiên (Net natural change), và những thay đổi tổng thể (Overall Change).

Bạn chọn từng cột nói trên, và chọn Insert> Clustered Bar.

ĐẢO NGƯỢC LẠI?

Bạn sẽ nhận thấy ngay lập tức biểu đồ của bạn bị đảo ngược. Có nghĩa là, Excel đã đảo ngược việc sắp xếp các danh mục biểu đồ của bạn. Biểu đồ của tôi bắt đầu với giai đoạn 2010-2011, và kết thúc với giai đoạn 1951-1961. Điều này gần như không có nhiều ảnh hưởng, vì hầu hết theo logic mọi người sẽ đọc biểu đồ từ trên xuống dưới. Nhấp đúp vào trục tung (hoặc nhấn Ctrl + 1 để chọn trục) để hiển thị Tùy chọn trục (Axis Options). Xác định vị trí và chọn Loại theo thứ tự ngược lại (Categories in reverse order).

Bây giờ bạn sẽ thấy trục hoành đã bị chuyển lên đầu biểu đồ của bạn. Trong cùng một bảng Tùy chọn trục (Axis Options), chọn Tại hạng mục tối đa (At maximum category).

ĐỊNH DẠNG TRỤC VÀ DIỆN TÍCH BIỂU ĐỒ

Nhấp đúp vào trục hoành để mở Tùy chọn trục (Axis Options). Dữ liệu của chúng tôi chỉ có giá trị dưới 1000, do đó phải giảm Phạm vi giá trị lớn nhất (Maximum bound) xuống 1000. Bây giờ bạn có hai lựa chọn: giữ Giá trị chính (Major Unit) ở 200, con số này khá phù hợp với biểu đồ của chúng tôi, hoặc cũng có thể giảm mức này xuống còn 100. Tôi sẽ chọn 100 vì chúng tôi có một loạt dữ liệu có giá trị tương đương hai đơn vị này. Như vậy sẽ dễ dàng hơn trong việc hiển thị.

Các cột đang khá mỏng. Bạn có thể tăng chiều rộng của chúng lên bằng cách nhấp vào một trong số các chuỗi dữ liệu và trong thanh Tuỳ chọn Hàng loạt (Series Options), giảm Độ Chênh lệch (Gap Width) giữa các cột xuống còn 125%, và có thể thêm một vài hiệu ứng cho chúng.

TIÊU ĐỀ VÀ CHÚ THÍCH

Vì bảng của chúng tôi có nhiều loại dữ liệu, nên Excel có cung cấp tính năng phần chú thích để mô tả từng loại..

Bạn cần một tiêu đề mô tả trực quan và chuẩn xác. Nếu biểu đồ của bạn là một phần trong một chuỗi dữ liệu, hãy đảm bảo tiêu đề phản ánh được phần còn lại. Trong trường hợp này, tác giả sẽ sử dụng tiêu đề giống như biểu đồ đường ở trên -  UK Population Change 1951-2011 (Sự thay đổi Dân số Anh trong giai đoạn 1951-2011) - nhưng tiêu đề phụ sẽ được viết là: Annual Averages: Live Births, Deaths, and Overall Change. (Trung bình Hàng năm, Tỉ lệ sinh, Tỉ lệ tử và Thay đổi chung)

KIỂU BIỂU ĐỒ

Biểu đồ sẽ giúp người xem hiểu dữ liệu rõ hơn. Bạn có thể nhìn qua những kiểu có sẵn trong Excel. Trong số chúng, có những kiểu có thể rất hữu dụng, một số khác thì không.

Chúng ta cũng có thể lựa chọn từ một loạt các chế độ khác nhau 

Phía bên phải của biểu đồ là biểu tượng cọ vẽ (paintbrush), nằm bên dưới biểu tượng dấu cộng (plus). Tùy thuộc vào đối tượng của bạn, hãy xem xét những phong cách và màu sắc có sẵn xem có phù hợp với chúng hay không. Tôi đã dùng màu xanh, vàng, cam, xám thành một bộ màu để thể hiện sự khác biệt giữa Tỉ lệ sình, Tỉ lệ tử và sự thay đổi dân số tự nhiên.

Nếu biểu đồ quá dài, mọi người sẽ ngại đọc

Nếu bạn thực sự muốn biểu đồ thể hiện đúng những gì bạn muốn truyền tải đến người xem và làm họ chú ý, thì đây là một số điểm quan trọng bạn cần lưu ý:

• Chọn đúng dạng biểu đồ. Sử dụng các công cụ thích hợp cho từng công việc khác nhau.
• Sắp xếp dữ liệu của bạn; và đừng ỷ lại nghĩ rằng Excel sẽ làm điều này thay bạn
• Điều chỉnh trục. Định dạng số và từng tiêu đề gọn gàng, cẩn thận.
• Kiểm tra lề của bạn vì nó sẽ có ảnh hưởng lớn đến kết cấu biểu đồ đường.
• Loại bỏ những thứ không cần thiết và tập trung vào trình bày dữ liệu dễ hiểu, trực quan nhất có thể.
• Chọn màu sắc khác nhau cho các cột để làm nổi bật các cột
• Định dạng chú thích của bạn. Nếu không cần đến chú thích, thì hãy bỏ chúng đi.
• Đặt tiêu đề của bạn chuẩn chỉ và thu hút. Người xem cần biết chính xác những gì họ đang xem.

Mặc dù các hướng dẫn trên đây không phải là tất cả những gì bạn có thể làm với biểu đồ trong excel, nhưng chúng có thể giúp bạn làm mới các dữ liệu của mình và làm cho biểu đồ của bạn dễ đọc hơn.

TRẢI NGHIỆM BIỂU ĐỒ

Saga đã giới thiệu cho bạn một số dạng biểu đồ và mẹo sử dụng chúng. Nếu bạn vẫn không chắc chắn về lợi ích mà biểu đồ mang lại, hãy nghĩ về cách mọi người trình bày thông tin rõ ràng thế nào,  có thể thông tin thực tế khác với cách nhìn của họ về thế giới xung quanh, nhưng thật tốt khi dữ liệu được biểu thị dưới dạng hấp dẫn hơn. Các nhà nghiên cứu đã thử nghiệm ba cách làm:

• Trình bày dữ liệu dưới dạng một đoạn văn tóm tắt
• Trình bày chúng bằng biểu đồ
• Trình bày dữ liệu một cách cực kỳ chi tiết.

Theo bạn thì phương pháp nào truyền đạt dữ liệu hiệu quả nhất? Chính xác, là sử dụng biểu đồ đơn giản, trình bày thông tin bằng một ngôn ngữ dễ hiểu.

Vì vậy, lần tới, nếu bạn muốn truyền tải thông điệp của mình tới người xem tốt hơn, hãy cân nhắc sử dụng các biểu đồ nhé.