Trong ứng dụng mail của bạn, đặc biệt nếu công việc của ban liên quan đến duyệt, mở và rồi phúc đáp các email gởi đến, chắc chắn sẽ có những email thực sự quan trọng hơn những email khác. 

Bên cạnh đó, việc sử dụng hộp thư của bạn theo thời gian sẽ không tránh khỏi bị lộn xộn với tất cả các loại email có được từ bạn bè của bạn hoặc từ “xếp” hoặc đối tác hay cả những người không quen biết. Vấn đề đó chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn khá nhiều vì như vậy, hộp thư đến cứ liên tục đầy lên sẽ khiến bạn khó khăn để theo dõi các email quan trọng thậm chí là bỏ qua. 

Ngoài việc xắp xếp lại hộp thư đến hoặc dựa vào các tính năng có sẵn của ứng dụng, nếu có, có một phương pháp sẽ hỗ trợ bạn rất tốt để nhận định và không bỏ sót các email quan trọng quen thuộc. Đó chính là chỉ định một âm thanh cho các email như thế.
Dưới đây là cách để tiến hành với outlook 2013.
 

Tìm email quan trọng mà bạn muốn thiết lập một tùy chỉnh cho thông báo từ danh sách liên lạc của bạn. Nhấp chuột phải vào tin nhắn của số liên lạc. Một menu sẽ xuất hiện với các tùy chọn khác nhau được liệt kê. Bạn chọn “Rule”. Một tùy chọn 'Create Rule' xuất hiện. Nhấp vào tùy chọn này.

Tiếp theo, quyết định những quy tắc mới sẽ thực hiện (phát ra một âm thanh ngắn hoặc một cái gì đó) khi có tin nhắn được gửi đến từ liên lạc quan trọng. 

Như hình minh hoạ ở dưới, bạn đánh dấu chọn Play a seleted sound và thực hiện chọn âm thanh khác nếu bạn không thích âm thanh mặc định của chương trình. Bấm nút “Browse” để duyệt đến file âm thanh bạn muốn sử dụng. Chú ý file âm thanh này không nhất thiết phải dài vì điều đó không cần thiết.
 

Âm thanh mà bạn muốn sử dụng phải có định dạng WAV.
 

Sau khi thực hiện, nhấn OK. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy một hộp thông báo nhỏ bật lên với thông điệp là “Run this rule now on messages already in the current folder”. Sau khi nhấn nút “Ok”, thông báo sẽ biến mất và các quy tắc vừa thiết lập trước đó sẽ được áp dụng cho tất cả các tin nhắn bạn nhận được từ số liên lạc đã chọn.
 

Hy vọng các bạn sẽ tìm thấy sự hữu ích cho mình với thủ thuật nho nhỏ này .

Bài viết