1. Tại Sao Bạn Nên Lập Kế Hoạch

Khi giữ thói quen lập những bản kế hoạch cho mỗi ngày hoặc mỗi tuần, bạn có xu hướng hoàn thành được nhiều công việc đã đặt ra hơn nhờ tâm lý chịu trách nhiệm cho những gì bạn đã cam kết. Bên cạnh đó, bằng cách đặt thứ tự ưu tiên cho mỗi công việc, bạn có thể xem xét việc nào nên cần sự tập trung của bạn ngay tức, việc nào có thể để dành, và việc nào có thể loại bỏ hoặc chuyển giao cho người khác. Ngoài ra, khi bạn hoàn thành một công việc, bạn có thể dễ dàng tìm ra cần phải làm gì tiếp theo bằng cách nhìn vào danh sách đã liệt kê. Điều này giúp bạn xóa bỏ được tình trạng quá tải công việc và tập trung vào đúng công việc quan trọng hơn cần phải hoàn thành.

Về khía cạnh tâm lý, những bản kế hoạch còn tạo ra cảm giác an toàn bởi vì chúng ta không còn phải lo lắng việc bỏ lỡ một nhiệm vụ quan trọng nào đó. Cảm giác hài lòng khi nhìn vào những công việc đã được hoàn thành trong ngày cũng giúp giảm bớt căng thẳng trong công việc và tạo ra những suy nghĩ tích cực hơn.

Làm Thế Nào Để Lập Một Bản Kế Hoạch Hiệu Quả

Để sở hữu một lịch trình công việc hợp lý và hiệu quả, các bạn có thể thực hiện những bước dưới đây:'

Bước 1: Viết ra tất cả những tasks (nhiệm vụ) mà bạn cần hoàn thành. Nếu chúng quá lớn và yêu cầu nhiều thời gian, hãy chia những task đó thành các bước nhỏ để tránh tình trạng không thể hoàn thành những thứ đã viết ra. Chú ý, mỗi task không nên tốn nhiều hơn 1 hoặc 2 giờ để hoàn thành.

Bước 2: Nhìn xuyên suốt danh sách vừa liệt kê, hãy đặt thứ tự ưu tiên từ A (rất quan trọng, hoặc rất khẩn cấp) đến F (không quan trọng, hoặc không khẩn cấp chút nào). Nếu bạn có quá nhiều task có mức độ ưu tiên cao, hãy nhìn vào danh sách một lần nữa và đánh giá cái nào quan trọng hơn, hoặc ít tốn thời gian để hoàn thành hơn.

Bước 3: Khi bạn hoàn thành những bước trên, hãy viết lại danh sách theo một thứ tự dựa trên mức độ ưu tiên cho mỗi task. Cuối cùng, hãy thêm những yếu tố quan trọng như là thời điểm bắt đầu mỗi task, ước tính thời gian hoàn thành, deadline, hoặc những yếu tố bạn cho là quan trọng.

Cuối cùng, để sử dụng bản kế hoạch, hãy đơn giản đối mặt với những task có mức độ ưu tiên cao nhất (A) và giảm dần. Khi hoàn thành mỗi task, hãy đánh dấu hoàn thành và gạch ngang nó. Với chỉ 5 phút mỗi ngày để thiết lập kế hoạch, bạn chắc chắn sẽ tiết kiệm hàng giờ đồng hồ nhờ sự hiệu quả trong công việc được tăng lên.